淺議會計電算化的內部控制制度

淺議會計電算化的內部控制制度

淺議會計電算化的內部控制制度
　　
　　企事業單位會計電算化的實施，就是建立會計電算化的整個過程，是一項復雜的系統工程。在整個系統的實施過程中，包括會計電算化工作的規劃，會計信息的建立與管理，人員的分工與培訓，各種制度的建立與實施等諸多內容，都必須采用系統工程的方法與原理進行安排組織，這樣才能使會計電算化工作順利正確的進行。下面僅就會計電算化工作涉及的內部控制進行探討。
　　
　　控制是指按照一定的條件和預定的目標，對一個過程或一系列事件施加影響，使其達到預定目標的一種有組織的行為。內部控制是指企業內部的管理控制系統，即為保證經濟活動正常進行所采取的一系列必要的管理措施，不僅包括企業高層用來授權與指揮經濟活動的各種方式方法，還包括對企業經濟活動進行綜合計劃、控制和評價而制定的各項規章制度�？刂频哪繕耸潜ＷC企業財產、檢查有關數據的正確性和可靠性、提高經營效率、貫徹既定的管理方針。新《會計法》第27條明確規定，各單位必須建立本單位的內部監督制度。內部控制關系到企業財產物資的安全完整、關系到會計核算系統對企業經濟活動反映的正確性和可靠性。所以，企業為實現其既定的經營管理目標，提高其經濟效益，必需加強管理，建立一整套內部控制制度， (范文網　www.baimashangsha.com) 以保證企業穩定、健康有序地發展。企業在建立了電算化會計系統后，企業會計核算和會計管理的環境發生了很大的變化。
　　
　　一、會計電算化帶來的一些變化
　　
　　1．會計業務處理的內容和方式的變化企業使用會計電算化軟件處理財會數據后，企業的會計核算工作的環境和傳統的工作方式相比有許多不同，財會部門人員的構成從原來的財會專業人員，轉變為由財會專業人員和會計電算化系統管理員、維護員等構成。財會部門能夠高效地完成傳統會計核算工作要求的核算內容，還可以應用計算機完成各種企業經營管理方面的其他工作，如財務預測、成本控制、銷售預測、企業資源規劃等。隨著電子信息通訊技術的發展，傳統會計工作中需要花費很長時間的會計信息的處理，可以在終端機上瞬間完成，由會計人員處理的有關財會業務，可由其他有關人員在終端機上完成；由幾個部門按原規定的步驟才能完成的業務事項，現在可以由一個部門甚至一個人完成。因此，需要建立一套新的控制范圍與控制程序符合新形勢的內部控制制度，以保證企業財產物資的安全完整、保證會計系統對企業經濟活動反映的正確和可靠、達到企業管理的目標。
　　
　　2．會計信息載體的變化企業應用會計電算化系統進行會計核算后，財會業務處理的方法和程序發生了很大的變化，各類會計憑證及報表的生成方式、財會信息的儲存方式及載體也與傳統的方式不同。手工處理時期的反映財會業務處理過程的各種原始憑證、記帳憑證、匯總表、分配表、工作底稿等作為基本會計資料的書面形式的資料有所減少。由于電子信息技術的廣泛應用，某些經濟業務交易發生時，有關信息由經辦人員通過計算機直接操作、計算機自動記錄，手工操作財會業務時期使用的每項經濟業務必須具備的各種憑證、單據有些被部分取消，在核算過程中進行的各種必要的核對、審核等一些工作變為由計算機自動完成。原來書面形式的各類會計憑證改為以磁、光介質為媒體進行存儲，因此，電算化會計系統的內部控制與手工會計系統的內部控制制度相比，控制的重點應有所不同，控制的重點由對人的控制為主轉變為對人、機的控制為主，控制的程序也應當與計算機處理程序相一致。
　　
　　3．控制舞弊、犯罪的難度加大隨著計算機使用范圍的擴大，利用計算機進行的經濟領域的犯罪活動也有所增加，由于儲存在計算機磁性媒介上的數據容易被篡改，有時甚至能不留痕跡，數據庫技術的提高使數據高度集中，未經授權的人員有可能通過計算機及網絡瀏覽全部數據文件，復制、偽造、銷毀企業重要的數據。計算機犯罪具有很大的隱蔽性和危害性，且發現的難度與傳統的手工操作相比更大，所以，造成的危害和損失可能更大，因此，電算化會計系統的內部控制不僅難度大、而且復雜，必須要有各種控制的計算機技術手段。
　　
　　由于上述原因，會計電算化系統的內部控制制度與傳統的手工會計系統的內部控制制度相比較，會計電算化系統的內部控制是范圍更大、控制程序更復雜的綜合性控制，控制的重點為職能部門尤其是財會部門和計算機數據處理部門并重的全面控制，它要求由人工控制和計算機自動控制相結合的多方面的控制。
　　
　　二、需加強和改進的幾個方面
　　
　　會計電算化系統的內部控制制度，包括組織機構設置、會計電算化崗位責任制度、會計電算化系統操作管理制度、會計電算化系統計算機硬件和軟件管理制度及會計電算化系統會計資料管理制度等。
　　
　　1．組織機構設置企業實現了會計電算化后，應對原有的組織機構進行適當的調整，相關的工作人員必須通過會計電算化培訓，以適應計算機會計系統的要求。組織機構的設置必須適合企業的實際規模，符合企業總體經營目標，并且，應按精簡、合理的原則對組織機構的設置進行成本效益分析。
　　
　　2．會計電算化崗位責任制度要明確會計電算化系統人員的崗位劃分和各崗位的工作任務，會計電算化的工作崗位一般分為：會計電算化主管、會計電算化操作員、審核記賬員、會計檔案管理員、電算審查員。同時要明確各崗位的責任制。
　　
　　工作人員的崗位安排除考慮每個人的工作能力外，還應該保證按照不相容業務相分離的原則，如審核記賬員崗位不得由出納人員兼任，也不得審核自己輸入的憑證。崗位責任制的制定主要明確每個電算化崗位的職責，督促工作人員及時保證工作的完成并做好相應的紀錄，保證工作質量、杜絕舞弊現象的發生。
　　
　　3．會計電算化系統操作管理制度會計電算化系統操作管理制度的內容主要是系統使用管理、上機操作規程、帳務處理程序，這些規定是為了保證會計電算化系統安全可靠的運行，保證所有進入會計電算化系統的數據真實、有效，保證企業的經營效果通過會計電算化系統能夠正確反映出來。
　　
　　4．會計電算化系統會計資料管理制度實現會計電算化后，會計資料包括貯存在軟盤、硬盤及光盤等介質上的會計數據和書面形式的會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計核算資料。該制度應包括以下內容：會計資料的管理與保密、數據備份管理、會計檔案管理。以保證會計資料的安全保管。
　　
　　5．會計電算化系統計算機硬件及軟件的管理制度會計電算化系統正常、安全的運行，除以上制度的建立保證外，還應該建立計算機硬件管理制度、計算機軟硬件維護制度。
　　
　　為使會計電算化工作健康發展，在會計電算化軟件的使用上，必需遵循國家有關機關和部門制訂的標準和規范。其中包括符合標準和規范的開發和審批過程、合格的開發人員或軟件制造商、系統的文件資料和流程圖、系統各功能模塊的設計等等。目前我國已經頒布的有關國家標準和規范主要由財政部1994年頒布執行的《會計電算化管理辦法》、《會計核算軟件基本功能規范》、《會計電算化工作規范》、《商品化會計核算軟件評審規則》等，按標準和規范開發和發展計算機會計系統可以使企業計算機會計系統更加可靠、更加完善，有利于對系統的維護和進一步的發展、更新。同時要加強人員的培訓，提高會計電算化工作人員對系統的認識和理解，以減少使用系統運行的差錯。在系統轉換及程序修改控制等方面也應該建立和完善相關規范和標準，使之制度化。
　　
　　

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