會計電算化“梯階”特征初探

會計電算化“梯階”特征初探

自1954年美國國際商用機器公司首次正式在會計領域使用計算機進行工資核算以來，歷經半個多世紀的發展，計算機在會計領域的應用(國內自198l年后習慣上稱為“會計電算化”)取得了長足的進步，盡管世界各國不同的企業單位在會計電算化過程中所經歷的歷程各不相同，我們還是可以根據世界范圍內計算機在會計領域應用的軌跡，從中發現計算機在會計領域中應用的一般性的“梯階”特征(如圖示)，在我國會計電算化發展的初期，受人們主觀認識的限制，難以概括這種“梯階”狀特征，其中每一“梯階”的形成和發展，都以人們的計算機文化素質的不斷提高，財會軟件開發技術有突破性的進展為基礎的，并受特定環境條件的制約，但其最終目的都是要“向管理要效益”，對此，經過十幾年來的發展和研究，已經有了較為系統的認識，在這種情況下，研究這種“梯階”狀特征并正確選擇相應的發展“梯階”，不但可以總結歸納會計電算化發展規律，推動現代企業會計電算化上臺階、上水平，而且對現代企業正確選擇會計電算化發展戰略，乃至推動整個企業管理現代化都有童要的現實指導意義。
　　
　　1.單項或多項會計業務的計算機處理
　　
　　單項會計業務的計算機處理是計算機在會計領域應用的最初形式，是針對某一單項會計業務，設計一個比較完整的、獨立的應用程序，通過執行這個程序從而完成該單項會計業務處理工作，如工資核算、材料核算、固定資產核算等。多項會計業務的計算機處理，是指幾項會計業務有機地組織起來，由計算機處理。
2．帳務處理電算化
　　
　　在這一“梯階”，主要是設計一個專門的帳務處理程序，利用電子計算機來處理會計帳務，其基本特征是開始采用相應的數據庫管理系統，開發出所謂的“帳務處理系統”，其實質是將電子計算機作為一個高級的計算工具用于會計領域，記帳憑證成了這一“梯階”手工會計與計算機內的“帳務處理系統”的唯一數據接口，系統開發的目標是使財會人員擺脫手工帳務處理過程中繁重的謄、抄、算等體力勞動，系統在應用的過程中不能實現最大限度的數據共享，容易造成電算化會計數據資源的浪費。
　　
　　3.全面會計核算電算化
　　
　　從1989年開始，財政部開始加強對會計電算化工作的管理，頒布《商品化會計核算軟件管理的幾項規定(試行)》，第一次以法規的形式促進了我國會計核算軟件的商品化發展，一些專業會計軟件公司所開發的會計核算軟件先后通過財政部組織的評審，這些商品會計軟件幾乎涵蓋了一般單位的所有會計核算業務，為跨入全面會計核算電算化這一梯階奠定了軟件基礎，此后，一些單位就通過購買商品會計軟件實現全面會計核算電算化。這一“梯階”的會計電算化目標建立在這樣一個假設的基礎之上：將會計人員從繁重的會計核算中解脫出來，使他們有時間和精力從事會計分析、預測、參與決策。沒有考慮到長期以來習慣于繁重會計核算的廣大會計人員，在“被解放”了以后，會不會主動從事會計分析、預測、參與決策等工作，有沒有能力來完成這些除會計核算以外的會計工作，所以處于這一“梯階”的會計電算化工作，雖然調動了廣大財會人員的積極性，一度出現過會計人員蜂擁而進電腦培訓班的盛況，但終因沒能為企業管理提供比手工會計更為豐富、真實、具體的會計服務，效益不甚明顯。
　　
　　4．財務信息系統
　　
　　從1992年底開始，在全國范圍內拉開了財務、會計改革的序幕，圍繞財會模式的“轉軌變型”，進行了一攬子的改革，我國會計電算化開始跨入財務信息系統“梯階”(從l993年3月5日，中國會計學會中青年會計電算化分會成立時的首屆理論研討會上，首次正式提出了“財務信息系統”的概念)，在這一“梯階”，財會軟件被真正當作一個獨立的信息系統來開發、利用，將所有的會計業務有機地組織起來，由計算機進行系統處理，并在原有的會計核算軟件的基礎上逐步增加一些管理性的功能，開始注重系統的應變能力、各基本模塊的規范化、整體和靜結構的多樣化等，但最終因為沒有考慮到財務信息系統與外部環境的關系：既要從外部環境中獲取信息，又要向外部環境提供經加工處理后的信息。其發展的結果是人為地斷絕了財務信息系統與其它子系統的“血緣”關系，最終在企業內部形成一個個“信息孤島”。
　　
　　5．以財務信息系統為中心的企業管理信息系統
　　
　　現代企業制度的建立，財務管理成了現代企業管理的中心，企業經營管理模式由生產經營型向資本經營型的轉變，出現了新型的管理需求：公司高層管理者需要更多的與現代企業經營管理和營銷活動密切相關的實時財務信息，以便針對瞬息萬變的市場需求作出最準確的預測和最靈活的應變，一些企業開始注重財務信息系統與外部環境的“信息交流”，現代企業管理的實踐要求在企業內部建立一個以財務信息系統為中心的企業管理信息系統。這一發展“梯階”主要是以計算機及其網絡為工具，按照系統的觀點綜合組織現代企業內、外部數據，其實質是形成一個以財務數據為核心的包括生產、設備、勞資、物資、營銷等子系統的全方位企業管理信息系統，企業的所有職工都在某種程度上參與了經濟業務數據的生成，系統主要通過計算機網絡負責為高層決策者提供即時的經營信息而非過時的財務報告，滿足他們的新型管理需求，幫助企業進行管理決策，走出會計人員能提供的信息決策者不需要，而決策者需要的信息會計人員無法提供兩難困境。
6．以財務決策支持系統為中心的企業管理決策支持系統
　　
　　鑒于以財務信息系統為中心的企業管理信息系統所關注的重點在于過去和現時的財務和其它經濟信息，而在激烈的市場競爭中，環境干變萬化，生產條件錯綜復雜，現代企業更重要的是要把握未來，進行科學決策，必將把現代企業的會計電算化引向其更高層次的發展“梯階”：以財務決策支持系統為中心的企業管理決策支持系統。這是一個以現代管理科學、信息技術、計算機及其網絡為基礎，采用人機交互的方式，通過廣泛利用財務信息和各種數學模型來解決半結構化或非結構化的管理決策問題的會計電算化(實際上已是企業管理現代化)的高級“梯階”。
　　
　　需要說明的是，會計電算化發展進程中體現出來的這六個“梯階”決不是截然分開的，上一“梯階”必須以下一“梯階”為基礎，雖然各“梯階”解決同題的屬性、方法有所不同，但并不影響其目標的趨同性，然而正是受這種“基礎”性的影響，使得高“梯階”都是通過對低“梯階”進行善意修改而得到的，其弊端是不能“運籌帷幄”，全盤考慮，必然會造成相關資源的浪費。
　　
　　建立現代企業制度，必須符合現代科學技術、現代工業和現代管理的要求，要完善企業內部的管理機制，強化企業內部財務管理，進一步加強內部經濟核算，降低成本，提高經濟效益，必然要選擇合適的會計電算化發展“梯階”。本文就是要通過對會計電算化“梯階”狀特征的總結，幫助相關決策者理解會計電算化是一項事業，是一個由低級向高級發展的過程，是一個動態的、發展的泛指概念，需要更多的人來關心和支持，揭示會計電算化發展“梯階”與現代企業管理各層汰之間的對應關系，強化會計電算化必須為現代企業管理服務的思想，為現代企業正確選擇會計電算化發展“梯階”提供參考。
　　
　　有鑒于此，筆者認為，現代企業應將會計電算化發展“梯階”與企業管理活動的各層次聯系起來，圍繞會計電算化如何更好地為現代企業經營管理服務這個中心來選擇會計電算化發展“梯階”，在戰略上，把以財務決策支持系統為中心的企業管理決策支持系統作為其發展“梯階”，從總體上來進行規劃和設計；在戰術上，把以財務信息系統為中心的企業管理信息系統作為其實施“梯階”。之所以要這樣選擇，一方面是現代企業會計電算化進程中還存在一些“攔路虎”，如企業高層決策者的觀念問題、系統建設的資金問題和現代企業的人員素質問題等，使得我們必須在戰略上和戰術上有所區別；另一方面這樣選擇的結果，與現代企業經營管理的“戰略計劃”、“管理控制”層次相適應（見圖示），服務的目標更為明確、具體，使得會計電算化能夠“立桿見影”，電算化效益能夠最大限度“有形化”。

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