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淺談海南地方文獻數字化建設 — 兼談我館地方文獻工作
摘 要：本文探討了海南地方文獻數字化的背景并著重論述了海南地方文獻全文數字化的可行性。
關鍵詞：地方文獻；數據庫建設；全文數字化
中圖分類號：G250．74 文獻標識碼：A 文章編號：1002-1248(2005)05-0028-03
海南地方文獻作為海南省珍貴的文化和知識遺產，在海南省整個文獻資源中占有特殊的地位。由于其鮮明的地方特色從而對海南省的政治、經濟、文化教育的發展有著極為重要的價值。隨著全球各領域知識的網絡化、數字化，以書本為載體的文獻資料已遠遠不能發揮其應有的作用，所以海南地方文獻面臨著新的挑戰，它必須走向數字化，才能更好地服務于讀者，發揮更大的社會效益。
1 海南地方文獻全文數據化的背景
1．1 海南建省前地方文獻資源的收集
海南一直以來都很注重地方文獻資源的收集，建省以前，海南只是廣東省的一個地方行政區。廣東省政府就對海南行政區的地方文獻工作給予了高度重視。當時，廣東省各級圖書館大量地征集海南行政區各市、縣的地方志及其它的有關海南歷史、地理的文獻資料。至今廣東省中山圖書館和華南師大圖書館等依然保存著一套完整的海南各市、縣地方志；1982年文化部頒布的《關于省(自治區、市)圖書館工作條例》中對地方文獻的收集、整理和利用作了明確的規定，海南行政區各市、縣圖書館開始積極主動地征集、整理地方文獻；但由于當時各市縣的圖書館的經費和工作人員的文化水平跟不上，文獻沒得到深加工。
1．2 海南建省后地方文獻資源的保護
海南建省后，地方文獻工作得到了省政府的大力支持，各市、縣圖書館都有專款作為征集地方文獻的費用。海南省政府于2001年拔150萬元專項經費，用于再版國內及海外所存的海南省各市、縣的地方縣志，現在海南出版社陸續出版《海南地方志叢書》(共67冊、1 500萬字)和《海南先賢詩文叢刊》(共了25冊、560萬字)，將在2004年10月出齊，這是到目前為止，海南最完整的一部史料志。此舉對于保護、開發、利用地方文獻數據庫的建設有著深遠的意義。
1．3 海南省各高校圖書館對地方文獻的建設工作
地方文獻對研究地方的歷史有著重要的意義，為了教學和科研，海南省高校圖書館也積極參與了海南省地方文獻資源建設工作。
從1985年開始，我館就對收集海南地方文獻的重視，當時就從一些報紙和期刊上搜集了一些有關海南的經濟、政治、地理等方面的地方資料，并編制了一套卡片，分類編目后進行收藏。到1995年圖書館自動化建設的時候，全部錄入在ILAS中自建的《海南報刊資料索引數據庫》。1992年開始設海南地方文獻專藏庫，專門收藏海南解放以來各種地方報紙和雜志的合訂本、歷代的方志、地方叢書、會議資料匯編、年譜和族譜等古籍和現代出版的反映海南文化教育、政治經濟和地理資源的圖書。
為了收集到更多的地方文獻，我館多次派專人到廣東各大圖書館考察，在華南師大圖書館復印了《正德瓊臺志》、《瓊州府志》等珍貴的地方志，2002年10月又派專人到廣州考察，在廣東民族學院復印了《廣東民族研究論叢》、《黎族風情》等本館沒有的少數民族資料，并與中山圖書館合作參加上海圖書館主持編撰的《中國家譜總目》的海南家譜部分的編目工作，此書即將出版。
在沒有經費的情況下，我館多次與省政協、省地方志、海瑞墓等單位聯系，爭取到了很多歷史類的捐贈的書。2004年1月14日，我們圖書館主辦了“海南地方文獻資源建設座談會”，邀請了研究海南地方文獻的在�？诘膶＜摇W者參加，各位專家提了許多寶貴的意見，不少專家把自己珍貴的私藏書捐給圖書館。韓冰老先生自己捐出珍貴文獻的同時，還聯系了香港東西方文化出版社的寒山碧先生，把他的一些珍貴資料捐給了圖書館。還有李放先生等專家也捐了珍貴的華僑資料。經過多方的努力，我館地方文獻的收藏在海南各圖書館中是最齊全的。
1995年開始，海南各高校采用深圳圖書館研制開發的ILAS軟件進行自動化建設。我館在建立書目數據庫的同時在這個系統中建立了“海南地方文獻數據庫”。它包括了《海南報刊索引數據庫》、《海南圖書書目數據庫》、《海南圖書內篇名數據庫》和《古籍書目數據庫》四個專題數據庫�！逗Ｄ蠄罂饕龜祿䦷臁返慕⑹俏茵^地方文獻工作的重點，就是把原有的在報紙和期刊上搜集到的地方資料做成的卡片目錄錄入建庫，在此基礎上又回溯了歷年的刊物，增加了大量的數據，增設了內容提要字段，這個數據現有了4萬多條數據，由于這個數據庫的信息量大，實用性強，讀者的利用率很高。為了把分散在一些圖書中如論文集、資料匯編、地方文史�？阮惖臅挠袃r值的海南地方文獻集中體現出來，我們建立了《海南圖書內篇名數據庫》，這個數據庫目前也有1萬多條數據。
2 地方文獻全文檢索數據庫的建設的可行性
書目和題錄數據庫只是二次文獻，二次文獻僅提供一次文獻的線索及其部分特征，只是為查找一次文獻服務，用戶檢索的最終目的是要索取原始文獻的全文信息，即一次文獻的獲取是讀者需要的根本。為了讓大量的海南地方文獻發揮其應有的作用，讓讀者一步到位的找到自己需要的海南資料，跟上現代信息迅速傳播的速度，海南地方文獻全文數字化成為了必然性。
2．1 地方文獻的數字化體現館藏特色
地方文獻反映了本館館藏的特點，各個圖書館只有建立據有本館特色的地方文獻專題數字庫，才能體現自己館藏的特色和個性。海南省屬于典型地區，它的文獻區域范圍包括海南島、南海及南海諸島。海南省的各個圖書館都有自己的有關地方文獻的藏書，但海南至今沒有一個地方文獻的全文數據庫，而我館是海南地方文獻收藏最豐富的圖書館，特別是歷史文獻，是別的館所不能比的，在我館建立海南歷史文獻全文專題數據庫，是最能體現我館藏書特色的建設。
我館地方文獻部2001年曾自建了《海南網絡資源全文檢索數據庫》，這個數據庫從軟件的設計到數據的錄入都是工作人員自己完成，共有3000多條數據。但由于數據庫的容量不大，不能繼續發展。這是我館海南地方文獻資源數字化的雛形建設階段。在海南地方文獻還沒有全文數據庫的情況下，在2001年5月份的海南省教育廳的評估驗收會上得到與會專家的一致好評。
2．2 地方文獻全文數字化是對珍藏本的保護
針對廣大用戶對一次文獻的迫切需求以及索取一次文獻難的問題，提供原始文獻的全文信息服務是圖書館的首要任務。但地方文獻中有許多珍貴的圖書和合訂本，由于時間長久，許多線裝地方文獻已經經不起反復的查閱、掃描或復印。
我館是海南省地方文獻收藏最完整的，所以我們除了接待本校的讀者以外，經常有學校以外的讀者來找資料，他們需要資料量大，雖然有了題錄數據庫，但又不能看到原文。結果有了很大的麻煩。如，三亞市政協來人要找有關于解放后國家領導來海南到三亞考察的資料，從題錄數據庫中我們找出了大量的有關文獻，但又不能看到原文，只好翻閱了大量的報紙雜志，然后從七樓搬到一樓復印，再搬回來，這樣不僅費時費力，又使許多藏書受到磨損。由此可見，地方文獻資料全文數字化是最好的保護地方文獻方法。
2．3 具備了建設地方文獻全文數據庫的經費
目前許多研究海南地方歷史文獻的學者都注意到利用地方文獻受到的局限，迫切希望海南地方文獻早日實現數字化，因為經費的問題，一直沒有實現。隨著全球知識信息的數字化快速傳播，人們越來越感受到知識數字化的實惠，海南省政府開始對地方文獻全文數字化的重視。2002年5月海南省教育廳召開全省高校圖書館工作委員會會議，決定建立的一個較完整的海南地方文獻數據庫，分幾個專題來完成，各個專題由海南各高校承擔。海南大學圖書館承擔《海南旅游資源全文數據庫》的建設，該數據庫將收集古今中外有關海南旅游方面的文獻，并將其整理、加工、建庫；海南師范學院承擔著《海南歷史文獻數字資源庫》的建設，該數據庫將收集從唐宋開始至50年代為止的海南島史料，方便人們查找海南的歷史文獻；瓊州大學承擔《海南少數民族風土人情數據庫》的建設，該數據庫使人們進一步了解海南少數民族的文化。由于政府的出面，經費得到落實，一切的工作又是在有計劃、有步驟的進行，這就標志海南地方文獻的開發開始走向數字化。
2．4 技術的可行性
建立海南地方文獻還要解決的是技術問題。2002年我館投入使用北大方正Apabi德賽軟件進行全文檢索建庫工作，現在我們已在這個庫中建立了《海南歷史文獻數字資源數據庫(全文)》，在我們的網頁上可以找到，這個庫中又包括了《海南歷史文獻數字資源庫》、《海南歷史文獻電子圖書庫》、《海南歷史文獻音像庫》、《海南歷史文獻圖片庫》四個子數據庫。為了能更好的完成數據庫建設，我們還購買了Ar—tixScan DI 2010、惠普的掃描儀和漢王文本王掃描儀，目前這個庫已有5 000多條數據。我們有待于解決的是怎樣把原有的ILAS系統上的題錄數據倒入Apabi軟件中來。
3 結語
地方文獻的全文數字化是一種發展的必然趨勢。全文數據庫建設是圖書館開發利用已有館藏地方文獻信息資源的最終目標。有計劃、有步驟地把館藏地方文獻資源中利用率高、有學術價值和參考價值的地方文獻轉化可隨機檢索的一次文獻，鏈接到Intemet網上，為政府部門制定各種的法令迅速提供信息，為發展有海南特色的經濟提供歷史線索，對海南地方文化的迅速傳播與交流，有重要的意義。
參考文獻：
（l）鄧曉輝．海南地方文獻數據庫的建立與應用．海南師院學報，1999，(2)：108-1 10．
（2）王霞．寧夏區情文獻資源全文數據庫建設探析．圖書館理論與實踐，2002，(4)：64-65．
（3）王卓杰．談數據庫建設的發展方向——全文數據庫．圖書館學刊，1999，(4) ：17—19．
（傅白云 女，海南師范學院圖書館的地方文獻部工作，館員）
〔出處〕 農業圖書情報學刊 2005年第5期
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