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地方文獻的搜集整理與利用
摘 要：論述了地方文獻的搜集整理方法及其利用．
關鍵詞：地方文獻；搜集；整理
中圖分類號：G253
地方文獻，顧名思義是有關地方各方面情況的有價值資料，也就是記錄有關地方情況的各種載體．有關地方的情況既包括各級地方政府部門及專業出版社發行的公開或內部的資料內容，也包括地方人士所編撰的圖書內容．另外，有關本地方的一切文獻，無論是由本地區發行，或其他地區出版社發行的研究本地方情況的，都應歸屬于地方文獻．地方文獻的搜集與整理，對研究地方社會、政治、經濟、文化的演變與發展具有重要的現實意義和歷史意義．
1 地方文獻的搜集
地方文獻涵蓋的范圍很廣。其中相當一部分屬于內部發行，基本上是在本地區或本行業散發，不向社會公開，無法通過正常發行渠道搜集。而且印刷量較少，且多是一次刊印，不再版．這就要求有關工作人員積極擴展渠道，上門訪求，廣尋博收，搜集有關信息．多和本地區各部門、地方人士以及本地區籍貫的知名人士接觸，建立良好的協作關系，發揮圖書館自身的優勢，搜集有關地方文獻后，為有關部門和知名人士設立專藏，舉辦專題展覽，為他們提供宣傳展示本部門及本人良好業績和形象的機會，使他們感覺到圖書館是一個有效場所，吸引他們今后能積極主動將出版的每種書贈送給圖書館保存，以便擴大其影響，為他人研究提供有力保障．
圖書館本身由于受到各種條件制約，社會上許多人士對圖書館的重要性和職能認識不夠，這對開展地方文獻搜集工作極為不利．因此，應積極爭取上級領導及有關單位的支持，通過行政措施和法律手段來搜集地方文獻．周口市委、市政府領導非常重視地方文獻整理工作，由宣傳部牽頭下發“關于征集地方文獻的通知”．工作人員憑此文件開展工作，使各、市、區政府及其宣傳、文化等部門都開始重視這項工作，形成一種：愛我周口歷史、載我周口輝煌”的文化氛圍，擴大輿論宣傳。爭取社會各界人士的支持，制定有關措施，讓地方出版社和各有關圖書資料出版發行的部門，向圖書館繳送樣本，供圖書館保存，并逐步完善樣本呈繳制度．
2 地方文獻的整理
2．1 確定藏書方針。建立特色藏書體系
在對地方文獻的整理之前，首先要確定好藏書建設的方針，做到有的放矢，結合館藏基礎，針對當地政治、經濟、文化、自然條件及民族特點、歷史沿革，建立起地方文獻的藏書體系．地方文獻的主要收藏范圍有：(1)地方志(地方志是對一定行政區域范圍內歷史、地理、政治、經濟、特產資源、文化、教育等各方面的綜合記載)；(2)有關本地區的研究資料、調查報告、游記、筆記及其他專門著述；(3)本地區所出版的期刊、報紙，特別是報紙，每天都有大量的本地區新聞資
料，具有較高的保存價值；(4)屬本地區范圍的家譜、族譜以及名人傳記及年表等；(5)本地區內出土的金石文物和碑帖拓片，以及考釋文字記載；(6)有關本地區的地圖、圖片、照片等．
2．2 注重目錄組織及主題標引
地方文獻的種類繁多，應區別對待，以最充分地利用地方文獻為目標進行整理工作．由地方出版社及各部門發行的有關地方內部資料，如地方志及部門的發展情況等，以及本地本籍知名人士編撰的圖書都要單獨存放在特藏部門，作為特藏部門的一個組成部分．其他地區出版社面向全國發行的有關本地區情況的文獻資料，如有兩本以上的應分配給特藏部門和普通流通部門各一本以上；如只有一本，應留在普通流通部門，但必須在特藏部門設立反映它們的目錄；以保證地方文獻目錄的系統性和完整性．
如條件允許，最好能在目錄中反映其主要內容，進行主題索引。分別編制書名、人名和主題字順目錄，查找時不必問某一部書歸入某一類，只要按書名、人名或主題字順檢索即可．這樣的處理方式方便那些查找地方文獻，了解地方文化、經濟狀況的讀者．并避免了所有有關地方情況的文獻都集中在專藏部門所造成的局限性．因為地方文獻都放在特藏部門，就表明利用的重點服務對象是專門研究本地區的人員，忽視了普通流通部門的讀者群，不利于擴大地方知名度，阻礙了地方信息的傳播和繁衍．
3 地方文獻的利用
研究地方文獻的搜集、整理，目的在于利用．如何利用地方文獻為地方經濟建設及精神文明建設服務是地方文獻研究最重要的課題．
3．1 擴大宣傳面
要想發展地方經濟就需要先創造一個良好的社會環境，已有的良好環境也需要廣泛宣傳，讓人們了解本地方的情況，希望來此工作、投資．良好社會環境的創造和宣傳就需要地方文獻作支撐．地方文獻尤其是地方志，都是身邊的人記錄身邊的事，所述事件的真實性很容易就得到驗證，而且地方文獻基本能反映本地區社會全貌．一個部門或社會組織的基本情況都真實地反映在地方文獻中，作為一種資料被保存下來，清楚地向世人說明功過是非，永遠地成為歷史，供后人學習研究．任何一個部門或個人都不愿在歷史的長河中留下不良的記載，即便僅局限于某一地區的污點也是一樣．因此，他們會在這種監督之下更好地工作，在地方志中留下自己精彩的一筆．
外部人員研究本地區的文化、經濟、政治狀況，這證明本地區已引起他人的重視和關注．只要自身的社會狀況良好，相信會得到研究人員的認可，局外人士稱贊一個地區，這個地區的狀況在其他人看來應該是相當不錯的，自然而然地在潛移默化中提高了地方知名度．本地區知名人士文獻的出版發行也說明了這個地區的文化繁榮、經濟發達、社會氛圍比較合諧．因此，搜集整理外部人員及本地知名人士對本地方的研究成果，更有史料價值，其利用價值更大，可信度更高．
3．2 資源共享及區域網的建立
由于各類圖書館隸屬于不同的行政主管部門，多頭領導，條塊分割，相互之間沒有形成網絡，沒有統一的規劃協調，不利于對地方文獻的統一開發和利用．一方面各個圖書館經費緊張，而另一方面又形成各自盲目采購，重復搜集等資源浪費現象．為了更好地利用地方文獻，應當下大力氣搞好本地區圖書館的集中管理，強化各系統、各區、縣、市圖書館特藏部門之間的橫向聯系，使之有機地結合起來，編制地方文獻聯合目錄，形成資源共享，有效地促進地方文獻信息資源的開發和利用．
地方文獻服務的對象不僅僅集中在本地區，作為其他地區研究本地區的人員也是服務的重點對象，因為只有通過他們才能將地方宣傳出去．如何方便他們利用本地區的地方文獻尤其是那些不公開或內部發行的資料，是圖書情報工作人員的一個難題．首先是資料的宣傳問題，地理意義上的遠離，導致信息不暢，研究人員不一定知道有哪些與他們研究有關的地方文獻．針對這種現象，可以利用網絡的優勢，在自己的網絡服務器中建立一個專門的地方文獻數據庫．將地方文獻數字化后通過網絡可以最大范圍地被使用，同時提高了時效性．如一些部門資料，有很多統計數字能夠說明近一個時期的發展狀況，而隨著時間的推移，這些數字保留下來也只能作為研究歷史的材料，不可能為近期制定發展戰略提供依據．
地方文獻上網對工作人員提出了更高的要求，不僅要熟悉有關圖書館業務知識及計算機信息技術知識，還要能深刻挖掘地方文獻的主題，將最有用的內容輸入數據庫中．并根據用戶需要及形勢的發展不斷更新數據庫中的數據，利用有限資源發揮出最大作用．
4 結論
地方文獻對研究資源利用、經濟開發有重要參考價值，地方文獻的搜集整理與利用需要上級主管部門的支持和相關部門的大力配合，是一個系統工程，不是圖書館這一個部門所能單獨完成的．只有協同作戰，才能保證地方文獻搜集盡量完整，也使其利用得更加充分，不僅為精神文明建設服務，更要為地方經濟發展添磚加瓦．作為圖書館來講，不能讓地方文獻“死”在圖書館，要有效發揮其價值．這就要求圖書館擴大服務內容，提高服務質量．尤其是要解放思想，以全新角度理解地方文獻，尋找新的途徑搜集整理地方文獻，開拓地方文獻利用的新思路．
(張紅 河南周口市人，川匯區圖書館助理館員)
〔出處〕 周口師范學院學報 2005年第2期
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