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論東北地方文獻聯合書目數據庫共建工作
[摘要] 本文通過對東北地方文獻聯合書目數據庫的建庫條件和現狀的分析，提出了東北地方文獻書目數據庫聯合共建的幾點建議。從宏觀上勾畫出東北地方文獻聯合書目數據庫方案的輪廓，促使東北地區各館在總體設計思路下，共建東北地方文獻書目數據系統。
東北三省的圖書館事業歷史悠久、館藏豐富。早在十九世紀末二十世紀初，沙俄東清鐵路局和日本南滿鐵道株式會社調查部就分別在東北創辦了圖書館。至日偽時期，東北三省鐵路沿線已建立了數十個圖書館。東北解放后，東北三省各系統的圖書館事業有了很大的發展。據統計：東北三省有縣區級以上公共圖書館268個；有高等院校圖書館180個。東北三省圖書館收藏有豐富的文獻，館藏總數為10100萬冊。三省圖書館館藏不僅數量浩大，而且地方特色鮮明，特別是關于東北地方志和有關東北地方政治、經濟、貿易、文化教育、物產、礦產等中、日、朝、俄等文種的調查資料尤為珍貴。豐富的館藏文獻為東北地區經濟和社會的發展提供了保障。但目前對于諸多的東北地方文獻，尚未建立一個統一的經常性的書目控制系統，因此，建立和維護一個收錄齊全、時間跨度長、信息量大并集中和全面反映東北地區公共系統、高校系統以及科研系統館藏的東北地方文獻書目數據庫，從宏觀上勾畫出東北地方文獻聯合書目數據庫方案的輪廓，以促使東北地區各館在總體設計思路下，共建東北地方文獻書目數據庫系統，應該提上議事日程。
1 東北地方文獻書目數據庫聯合建庫的現實條件
當前，聯合建設東北地方文獻書目數據庫，在計算機設備、自動化應用、網絡環境以及標準化和數據資源等方面都具備了一定的條件。
1．1相應的計算機通訊設備軟件。近年來我國東北地區圖書館自動化建設有了長足的發展，絕大多數圖書館都裝備了相應規模的計算機設備，研制和引進了各種圖書館集成系統軟件，各業務環節實現了計算機管理，并培養了一批業務骨干和軟件開發人員。這些為圖書館網絡化和資源共享奠定了可靠的基礎。
1．2通暢的計算機網絡環境。我國圖書館計算機網絡發展隨著當代信息高速公路的蓬勃興起，出現了可喜的局面。各類型圖書館在“九五”發展計劃及2010年長遠發展規劃中都提出了各自的圖書館計算機網絡發展目標。教育系統圖書館提出建立“211”文獻信息資源網；科研系統圖書館制定了“中國科技網骨干網建設方案”，公共系統圖書館提出了“金圖工程”。隨著我國公用分組交換網（Shinpan）、數字數據交換網（chinned）和中國教育科研網（carnet）的開通以及與INTERNET的聯網。東北地區不少圖書館都在建立了各自的局域網的基礎上，實現了與廣域網的連接，為實現書目數據庫資源共享提供了關鍵的通訊條件。
1．3文獻編目標準化工作已初具規模。文獻數據庫的標準化與規范化是實現文獻工作現代化的必要前提，是實現網絡化進而實現文獻資源共享的基礎。我國在這方面作出了許多努力。1996年頒布實施的《中國機讀目錄格式》，為我國機讀目錄制定了標準；同年又對我國各類型的文獻著錄標準做了進一步修訂，并編寫了《中國文獻編目規則》等等。這一切規則和標準的制定和頒布，為我國文獻工作的規范化和標準化鋪平了道路。自1993年頒布《文獻著錄總則》至今，已正式發布有關文獻標準多種。如《國際標準書目著錄》、 《UNIMARK格式和手冊》、《規范數據款目著錄規則》、《普通圖書著錄規則》、《文獻主題標引規則》、《中國機讀規范格式（試用本）》等，為規范控制的標準化奠定了一定的基礎。同時也為書目數據庫資源共享創造了最基本的條件。
1．4有較好的書目數據源。國家圖書館已向全國發行機讀國家書目數據。北京圖書館從1988年開始制作CNMARC，至今已積累了20多萬條中文機讀書目記錄；吉林大學圖書館還引進了日本國立國會圖書館的日文書國記錄（JPMARC）。這些均為東北地區中文和日文文獻機讀書目數據資源共享提供了主要書目數據源。各館可根據上述書目數據進行套錄，可節約人力、物力、財力，大大減輕數據前期處理的工作量和工作難度，有利于聯網后的數據交換。 總之，隨著東北地區圖書館自動化的應用、網絡的逐步開通和文獻標準化的采用，東北地方文獻聯合書目數據庫的建設工作在設備手段和技術力量方面都已具備了相當的條件，完全可以通過一定的組織形式和科學的工作方法來實現。
2 東北地方文獻書目數據庫聯合建庫現狀分析
東北地方文獻資源共享一直是東北地區圖書館工作者追求的目標。多年來，東北地區圖書館曾多次開展協作，協作的主要方式是編制聯合目錄。各省市和各系統的圖書館都程度不同地開展過聯合目錄的編制，并取得了一定的成效。但這種聯合目錄多局限于一定范圍或行業系統內部，而且因編制周期長，目錄多有缺漏，不能及時更新，且檢索和查閱有諸多不便，已越來越不適應現實需要。
近幾年來，東北地區圖書館界在文獻資源數據庫建設方面進行了積極而有意義的探索。一些省市和各系統圖書館正在組建或將要組建東北地方文獻聯合書目數據庫。如吉林大學正聯合組建的《東北地區12所院校文科專款引進圖書書目數據庫》、《東北亞經濟文獻開發書目數據庫》；遼寧省圖書館正在開展遼寧地方特色文獻數據庫建設項目．計劃并已著手建設《東北地區三十年代作家數據庫》、《東北現代史數據庫》、《東北作家群數據庫》、《東北名勝古跡數據庫》、《東北少數民族風俗習慣數據庫》等具有區域特色的數據庫。黑龍江、吉林地區的各系統的圖書館也正在著手聯合建庫工作。今年3月，由中國近代史研究會滿鐵資料研究分會聯合東北地區各館組建的“滿鐵文獻數據庫”項目已開始啟動，這些為逐漸形成具有東北區域特色的大型文獻資源數據庫開創了先河，為東北地區跨系統、跨省市聯合建庫奠定了基礎。雖然聯合建庫已見端倪，但就整體而言，還存在著以下一些問題：
2．1缺乏宏觀設計和長遠規則。東北地區的公共館系統、高校系統、科學院系統均編制聯合目錄及數據庫，但相互之間缺乏必要的分工和協作，造成不必要的多頭重復和浪費，同時又存在一些缺漏。
2．2 缺乏權威性的以專家為主的決策、執行機構。聯合建庫中會遇到許多重大的業務與管理問題，這些問題的有效解決無疑需依賴于各成員館的合作和支持，但更主要的是依賴于由專家組織起來的有權威性的集體決策和執行機構。
2．3缺乏統一、公認、穩定的聯合建庫中心。東北地區地域廣闊，各類圖書館數百個，其分布較散，尤其是各館分屬于不同的管理部門。這種各行其是、條塊分割、各自為政的管理體制，不利于業務上的統一領導，在財力、人力、物力上的調配更顯得蒼白無力。目前，東北地區三大系統圖書館均有自身的管理中心，也都試圖吸收外系統館參加聯合建庫。然而在整個東北地區卻形不成核心，握不成拳頭。就是發展到跨系統的聯合建庫，也多局限于某一省市范圍內。很難在整個地區中發揮圖書館的整體效益。
2. 4著錄的準確性和傳遞的及時性不夠。由于參加聯合建庫的館與中心館關系松散，沒有嚴格的制約和質量檢驗措施，因此，在收錄范圍、著錄質量，包括館藏情況上都存在著準確性的問題。大大降低了聯合建庫的功效。
2．5缺乏統一的規范和標準。由于各組建單位各行其是，致使數據庫標準化程度很低，缺乏實用性和通用性，難以實現共用共享。
2．6各系統、各省市發展不平衡，技術水平、通信環境均存在不同程度的問題。而且由于受條塊分割體制的影響，圖書館自動化長期處于單個圖書館的集成系統階段，給聯合建庫帶來很大的困難。從整體看，公共圖書館計算機自動化和網絡化滯后于高校、科研系統圖書館；黑龍江和吉林地區滯后于遼寧地區；小館滯后于大館。
如何克服上述困難，達到預期目的，尚需我們付出不懈的努力。總起來看，目前急需解決的問題是采用何種組織形式將分屬于不同主管部門的眾多圖書館組成一個即有分工又有協作的聯合統一體。
3 對聯合建庫的幾點建議
我國圖書館正處于轉型時期。在設想重大計劃時，除了借鑒國內其他地區和系統的圖書館經驗外，更重要的是考慮東北地區情況。目前應立即著手以下幾項工作：
3．1召開有關重點館專家代表專題研討會。聯合所有東北地區圖書館，組建跨系統、跨省市的東北地方文獻書目數據庫尚屬首次，涉及到許多較大的業務和管理問題。因此，預先對其進行論證、研討以達成共識異常重要。如：各文種文獻的著錄標準、機讀格式、分類標引和主題標引的一致性問題；著錄的主要信息源是否需要重新考慮；怎樣檢索和獲取被著錄的信息；維護和更新遠程檢索文檔中記錄的最佳工具是什么；更主要的問題是如何正確理解和使用國家和國際標準，等等。
3．2建立管理協調機構。建設東北地區跨系統的聯合書目數據庫，無疑是一項頗具規模的合作工程，需要強有力的組織協調。首先建議成立執行委員會，由東北地區省市館、重點院校館、社科院館的專家代表以及各省圖書館學會、高校圖情工委的代表及一般成員館的代表組成。執行委員會分兩部分：常任委員與非常任委員。執行委員會的性質是在自愿、平等互利基礎上建立的橫向聯合組織。其主要職能是：制定聯合建庫方案和協議、數據庫記錄編制細則、數據庫質量控制的若干規定等條例；負責書目數據聯合建庫的總體規劃和各項計劃的實施；主持日常事務等。委員會可根據需要設置專門小組，著重研究諸如著錄標準、機讀格式的選擇與制定；應用軟件的利用與開發；現有電子數據的轉換與兼容；計算機平臺的確定和工作手冊的編寫等問題，為整個工作的順利推進做好組織保障和技術保證。
3．3確立聯合建庫中心基地和骨干館。建立聯機書目網絡，通過網絡功能將分散的數據組成整體系統。基地可分兩級，即建立地區聯合中心基地并在每個省的中心城市建立中心基地。中心基地可與管理協調機構掛靠單位一并考慮。各省凡參加聯合建庫的圖書館在本館設立微機工作站，然后通過工作站與中心聯網。該中心基地的選擇要遵守以下原則：
A、原有文獻信息資源豐富，基礎雄厚。B、具有符合國內、國際標準的現代化信息加工和提供手段。C、圖書館原有業務基礎好。有一支基本符合要求的懂圖書館業務及計算機知識，協作較好的專業隊伍。該基地主要負責具體的建庫事宜、建庫工作動態等。同時，根據東北地區合理布局的要求，在東北三省分別設骨干館。骨干館也應從目前基礎較好的單位中選擇，如館藏基礎、業務與技術能力等。另外，上述各層次的成員館在數據建設與維護等方面的責任和要求不同，層次高的成員館要求也高。
3．4制定聯合建庫計劃草案。該草案至少包括以下內容：
3．4．1近期與遠期目標。近期目標是對已聯網的館進行網上數據傳遞，其余館及時以磁盤為載體進行數據傳遞，實現部分網絡和不同地點分散微機上硬盤聯合書目數據庫統一管理，提供服務；遠期目標是以網絡聯機為基礎，建立完全意義上的網上聯合書目數據庫。最終對整個東北地區地方文獻實行有效地書目控制。
3．4．2建庫原則。東北地方文獻聯合書目數據庫建設必須遵循以下原則：
統一性原則。統一建庫標準，根據已制定的有關國內和國際標準，對東北地方文獻進行規范建庫。數據中心應及時對各館提供的數據進行質量把關，確保數據的標準化、規范化、避免不必要的人力、物力浪費。
系統性原則。東北地方文獻聯合書目數據庫，是一項整體性、系統性和持續性的工作，必須反映東北地區各館入藏的全部信息，同時不斷維護和記錄，及時報導和傳遞最新書目信息。因此，建庫時要克服片面性、局部性和階段性。全面、系統、持續地反映各館館藏，更好地為東北地區社會發展服務。
專題性原則。即進行深度分類開發，根據東北地方文獻的特色和東北地區經濟、社會發展的需要建立各種專題數據庫。
該草案還應對聯合建庫實施的具體步驟、時間、評估與檢查標準等做出安排。在專家對草案進行討論、修訂后便可啟動。
3．5籌集經費。要積極爭取東北地方政府的財政支持，爭取相關部門專項經費的資助。另外，各牽頭單位和參與單位也應積極爭取各自系統主管部門和社會各界的支持，以保證建庫工作順利完成。
總之，建設東北地方文獻聯合書目數據庫。是東北地區圖書館事業發展的必然趨勢，是社會、讀者的需要。我們要抓住機遇，面向實際、面向應用，高度重視這項工作。東北地方文獻聯合書目數據庫共建計劃能否實現，完全依賴于東北地區廣大圖書館同行的努力和有關領導的支持。可以相信，在大家的共同努力下，東北地區地方文獻聯合書目數據庫共建工作一定能開展起來并取得成功。
參考文獻
1 丁有光.論地區性聯合國錄數據庫共建工作.中國信息導報, 1997,（1）：24
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〔出處〕 圖書館學刊 1999（2）
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