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談地方文獻書目數據庫的整頓工作
1 地方文獻建立書目數據庫的必要性
地方文獻是關于一個地方的全部資料，不僅內容涉及一個地區的歷史、現狀、自然科學、人文科學和社會歷史遺存等各個方面，著述形式有方志、專著、期刊、族譜、地圖、科技報告、專利文獻、學位論文、會議記錄等新老樣式，文獻載體更有印刷型的書籍、縮微品等眾多品種。地方文獻書目數據庫的研制就是要將不同來源、不同內容、不同著述方式、不同存儲介質的地方文獻的原始數據存入同一庫中綜合使用。建立地方文獻書目數據庫是實現地方文獻數字化的基礎工作，更是地方文獻開發及其業務工作自動化的前提。
沈陽市圖書館地方文獻書目數據庫建設工作始于 1995年，現有書目數據記錄達 3 萬余條，目前，此數據庫仍在建設中，它能為各級領導決策提供依據和參考，還能直接服務于沈陽的經濟建設，為沈陽地區的生產、科研提供切實可靠的信息；促進沈陽地區與其它省市的文化交流，提高學術研究水平；為編纂沈陽地方史志提供翔實的原始資料；為開展各項愛國主義教育提供寶貴的鄉土材料；為外地人了解、認識沈陽的政治、經濟、文化、習俗提供全方位的資料�？傊胤轿墨I書目數據庫為省內外讀者的各項檢索服務發揮了很大的作用。
2 建庫中存在的問題及整頓的措施
沈陽市圖書館組建地方文獻書目數據庫以來，積累的問題逐年增多。這些問題不僅影響讀者對地方文獻資料檢索的速度、準確度和全面性，更阻礙了該館地方文獻工作邁向數字化發展的進程，因此，對地方文獻書目數據庫的整頓工作顯得尤為緊迫和必要。該館的地方文獻書目數據庫的整頓工作在圖書館自動化集成系統(ILAS)V 5.00 版中編目子系統（2）—系統維護（7）—總書目庫維護（1）狀態下作業。 .
2.1對工作疏忽引發問題的處理
由于分編人員的誤操作，將一種圖書誤認為另一種圖書，該記錄除 ISBN 個別字段與原書相符外，題名責任者等主要字段風馬牛不相及。造成這種情況的原因可能由于 ISBN號標準自身的不完善，存在著叢書與多卷書只有一個號，或者盜版書盜用正版書號等。處理辦法：保留正確字段，并對該條記錄進行修改。
一書有兩條以上的記錄。完全相同的圖書由于分次購入，不同復本之間往往會出現多條書目數據共存的現象。造成此種情況的原因是編目錄入人員在建庫操作中未按要求進行查重。同一種圖書多條記錄，不僅造成書目數據庫的混亂，嚴重情況下還會降低檢索速度，影響圖書館集成管理系統的運行。處理辦法是進行數據合并，具體操作程序如下：先在編目子系統（2）—系統維護（7）—總書目庫維護（1.）狀態下將分散在幾條記錄上的條碼加在一條記錄上，然后記下要留下的記錄號和欲刪除的條碼號，入流通子系統（3）—系統維護（7）—條碼庫維護（2）—條碼記錄庫維護（1）中，將要刪除的條碼號掛到要留下的書目記錄號上，然后存盤退出。再入編目子系統（2）—系統維護（7）—總書目庫維護（1） . 狀態下，將其它幾條無用記錄刪除。事實上，合并記錄在流通子系統 （3）—接收數據 （6）—書目記錄生成條碼庫 （3）中也能運行。但是較為繁瑣，且容易出錯。我們在運行一段時間后改為入（3） —（7） —（2） —（1）中執行。
著錄內容不準確。這與編目人員的業務水平有關。問題主要集中在題名責任者項的正題名、并列題名及副題名說明文字著錄、合訂題名的準確性上，也是我們進行書目數據整頓的重點所在。
文獻著錄方式不一致，尤其是對于叢書、多卷書的著錄沒有視具體情況處理。
分類標引問題，主要是對“同書異號”、“異書同號”等差錯進行修正。強調多卷書的分類號、索書號的一致性，尤其是對于二、三版改號部分的圖書，在整頓過程中，注意將兩個號均反映在690字段。此外，還存在外來數據源的分類號與本館分類號不一致的情況，也需要根據具體情況進行修改，保留正確的分類號。
規范化問題。在形式上相同的字符，在計算機中的內碼可能是完全不一樣的。因此，文字、拼音、英文字母的大小寫、全角、半角的誤錄入，標點符號的誤錄入等都是在整頓過程中應當注意的問題，如原先對統一書號均采用中圓點，現在一律改為下圓點，以利于檢索，保證規范、標準。
2.2 根據新規范所作完善
隨著國家圖書館對文獻分類標準和文獻著錄格式的不斷完善，地方文獻書目數據庫中的記錄也必須相應地調整。
著錄詳簡級次問題�；厮輹繑祿䦷熘械牡胤轿墨I，其書目數據著錄比較齊全，而需要原始編目的地方文獻，尤其是1985年以前的書籍，著錄得較為簡略，通常僅有 010、200、701、905幾個字段。
類改號的問題：由于《中國圖書館分類法》第三版、第四版的問世，地方文獻書目數據庫中的很多記錄的分類號需要改動。
2．3 機讀格式與ILAS系統的矛盾問題
例如合訂題，按《中文普通圖書編目手冊》的著錄方法應該是在 200 字段重復使用 但是在 ILAS系統中對此不識別，具體處理辦法是在200字段錄入第一個合訂題名，其余在300、517字段中分別著錄。
2．4補加新字段
在地方文獻書目數據庫中，每條記錄均加上693字段以區別館藏中的其它藏書，如果在 693字段后使用 @a 標上DW表明此條記錄的文獻資料為地方文獻；如果在 693 字段后使用 @a標上DC表明此條記錄的文獻資料為地方出版物；如果在 693字段后使用 @a 標上DZ，表明此條記錄的文獻資料為地方作者的著述。利用這三種檢索點，可以檢索到屬于館藏范圍的沈陽地方文獻、沈陽地方出版物以及沈陽地區作者的所有作品。
3 數據庫整頓人員須掌握的知識和技能。
要學習和掌握《中文圖書編目規則》的有關內容。《中文圖書編目規則》在修訂、完善各類文獻著錄標準的基礎上，將各類文獻著錄規則融為一體，并通過標目規范控制，形成既具有我國漢語言文字特點和目錄學傳統、又與世界書目控制原則相吻合的一套文獻編目規則，對許多具體問題做出了規定。了解和掌握它，會使我們對地方文獻的編目做到有據可依。
要準確理解 《中文圖書機讀目錄格式使用手冊》（ 2000 年8月）的有關內容，尤其對其中修訂的內容要耳熟能詳，以確保編目工作的準確無誤，實現地方文獻的款目數據的標準化、規范化。
要掌握快捷無誤地操作計算機的技能，憑借這種高超本領，建立一套高標準、高質量的地方文獻書目數據庫。
〔出處〕 江西圖書館學刊2003(2)
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