如何建立西北地方文獻回溯書目數據庫

如何建立西北地方文獻回溯書目數據庫

隨著信息技術的高速發展,我國許多大中型圖書館都己實現了業務管理自動化,為圖書情報信息的充分揭示和快速交流提供了方便。甘肅省圖書館自1994年起,依靠豐富的館藏資源和專業人員優勢,己相繼建立起中文普通圖書書目數據庫、中文期刊書目數據庫、工具書、標準書目數據庫。伴著新世紀的腳步,西北地方文獻回溯書目數據庫建設己始,它是省圖書館數據庫的重要組成部分之一,又是本地區地方文獻數據庫的一份子。

1 甘肅省圖書館西北地方文獻藏書狀況

甘肅省圖書館是由1916年成立的甘肅省立蘭州圖書館和1944年建立的國立蘭州圖書館合并而成,目前藏書總量己達250多萬冊,其中西北地方文獻的全面收藏是其館藏特色。

甘肅省立蘭州圖書館自本世紀初建館之日起,就以征集各縣志乘、鄉賢遺著做為藏書建設的中心。到了1944年6月,我國著名圖書館學家劉國鈞先生在蘭州創立了國立西北圖書館,提出藏書建設中的三項特別任務:“募集西北文獻,搜羅西北文物,編纂西北問題參考書。”(劉國均《國立蘭州圖書館與西北文化》)并成立了“西北文物研究室”,專事西北地方文獻的搜集、收藏、研究工作。從劉國鈞到現在,歷屆館長都十分重視西北文獻藏書的搜集開發利用,力圖將甘肅省圖書館辦成“西北文獻的收藏中心,西北文化的研究中心,西北建設的參考中心。”80多年來,逐步形成了一個學科結構合理、文獻類型齊全、載體形式多樣,在全國公共圖書館界占有優勢的“西北地方文獻”藏書體系。目前共收藏西北地方文獻15000多種,其中以西北史地類圖書居多,敦煌學、絲綢之路、西域研究類圖書也占有很大比例。

建立西北文獻數據庫,首先要明確西北地方文獻的收藏范圍。根據1982年文化部頒發《省(自治區、市)圖書館工作條例》的規定,“搜集整理與保存文化典籍和地方文獻”是省市公共圖書館的主要任務之一。因此,各省市圖書館應有計劃、有目的地補充館藏,逐步形成具有地方特色、適合本地讀者需要的藏書體系。基于此規定,甘肅省圖書館確定:凡甘肅、陜西、青海、寧夏、新疆各省(區)以及在自然區劃、行政區劃演變中與西北五省區邊連地界有關的涉及歷史地理、政治經濟、民族宗教、語言文字、文化教育、科學研究、體育衛生事業、工農業生產布局、自然資源、自然生態變化等內容的各種載體的文獻資料,均屬西北地方文獻的收藏范圍。其中敦煌學及其研究資料;漢簡及其考釋研究;中西交通史(包括絲綢之路研究)資料;西北民族宗教研究資料;西北地方歷史地理研究資料;西北冰川凍土、沙漠治理資料;西北地區文物的研究考釋資料等專題是我館西北地方文獻多年來收藏的重點。近年來,隨著新歐亞大陸橋——“現代絲綢之路”的貫通,特別是黨中央作出了西部大開發的戰略決策后,對西北地方經濟建設資料的收集成為我們工作的重點之一。

2 館藏西北地方文獻回溯書目數據庫之建設

鑒于西北地方文獻學科覆蓋面廣、內容繁雜、載體形式多樣等特點,它不同一般普通圖書那樣簡單,因此,我館決定先建立中圖法分類號下的西北地方文獻回溯書目數據庫,接著是西北地方文獻古籍書目數據庫,最后是西北地區期刊(解放前、解放后)回溯書目數據庫,其中解放前期刊還包括一部分西北五省區以外的文獻。

2.1 西北地方文獻回溯書目數據庫建設前期準備工作

省圖書館在先前的普通圖書回溯書目數據庫建設中,為了加快建庫速度,在沒有順架的情況下,以目錄卡片為依據進行錄入,這樣勢必造成著錄內容不完整,相同的書有兩個記錄等,給后來的審校工作帶來諸多麻煩。因此,在建立西北地方文獻回溯書目數據庫時,我們制定了一整套方案,先是整架,接著根據《普通圖書著錄規則》、《古籍著錄規則》和《中國機讀目錄格式》的要求,制定打印出錄入工作單,然后根據每冊書填寫工作單。為了保證數據庫的質量,我們在填寫工作單時,從文獻的題名、前言、目次深入,切覽后記,甚至正文,以形成正確的主題概念,進行深刻標引,擴大檢索入口,提高文獻的利用率。現就填寫時與普通圖書不同之處作以總結。

(1)《普通圖書著錄規則》規定正題名的信息源是版權頁和書名頁,尤其以書名頁為主。《古籍著錄規則》中卻規定,正題名一般依正文卷首卷端所題著,因此,我們在填寫200字段(題名與責任者項)時@a正題名取自古籍卷首卷端,而其它的如封面題名填寫在512字段;不在卷首的卷端題名與正題名不同時,則填寫在514字段(卷端題名);另外的函套題名、別名、從屬題名、第三個以上合訂題名要填寫在517字段(其它題名)。

(2)古籍的出版地、出版者是鑒定古籍版本的依據,因此我們對于210字段(出版發行項)的各個子字段填寫的很詳細,刻書者還要填寫在702個人名稱或對2團體名稱字段內。

(3)由于許多古籍在一個題名下含有許多子目,很多讀者只知道某張照片而要檢索文獻,因此,我們設了327字段(內容附注),用于著錄于目項以及揭示文獻所含的重要照片。

(4)我們還設立了330字段(提要項),用于揭示文獻的內容。

(5)為了便于讀者從各個角度檢索所需文獻,在制定工作單時,還附加了606字段(個人名稱主題)、601字段(團體名稱主題)、602字段(家族名稱主題)、606字段(普通主題)、607字段(地名主題)和610字段(自由詞)。

（（1））傳記、自傳、評傳、生平事跡、年譜、紀念文集等文獻中論及的人物名稱標引在600字段。

（（2 ））60字段是所編文獻中所論及的團體名稱(會議名稱)主題。

（（3 ））602字段用于記錄家族名稱主題,主要是指家譜一類的書,還有以家族為主題論述的著作。如:《青海三馬》、《金城朱氏家譜》。

（（4）） 606字段記錄著作的內容主題。

（（5）） 607字段包含用作主題標目的地理名稱,涉及地區的文獻以地區及其自然、地理、社會狀況為研究對象的文獻中論及的地名標引在此字段。

2.2 在填寫完工作單后,以工作單為依據進行錄入

錄入時,首先以引進的北京圖書館數據源進行套錄,用ISBN、書名、責任者等進行檢索,檢索到的數據進行復制,然后依據工作單進行必要的補充和修改,增加館藏信息字段。對于未命中的部分進行自錄,自錄時必須嚴格按照著錄規則、主題標引規則、CNMARC格式和所采用的編目軟件的要求,使自錄數據和套錄數據達到一致,確保數據庫的質量。

3　堅持長期建設數據庫,不斷充實數據庫容量,把地方文獻數據庫建成資源充足,服務能力強的數據庫

甘肅省圖書館的地方文獻專藏經過長期的日積月累,才形成今天的規模效應。地方文獻數據庫只有在數據資源豐富的情況下,才能產生影響,發揮作用,最大限度滿足讀者的各種需求。因而,要堅持有目的、長期積累有效信息數據。在地方文獻中,具有地方特點的時效性強的信息在經過一定時間后會轉化為地方歷史信息,因此,地方文獻信息數據積累的持久性顯得十分重要。

由于采購、分編等諸多原因,本館的西北地方文獻數據庫沒有獨立出來。因而要堅持長期建設數據庫,把地方文獻數據庫作的系統完整,一冊書在由采編部門錄入后,再由地方文獻部添加各個附加字段,這樣勢必造成重復工作,浪費人力物力,這一問題有待今后進一步解決。

〔出處〕 甘肅科技　2003( 4 )

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