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少兒地方文獻數據庫工作之淺見
我國著名的地方文獻專家杜定友先生曾提出“地方文獻就是指有關本地區的一切資料”，是反映某一地區的政治、經濟、文化、歷史、地理、自然資源、科學技術等方面情況的文獻資料的總稱。它因“一地之百科”的深刻烙印和“原汁原味”的顯著特色而受到社會尤其是學術界的廣泛重視。而少兒地方文獻因其使用對象和服務宗旨的差異，在其內容和形式方面又獨具特性。
一般來說，少兒地方文獻主要內容有： “全面報道和反映地區少兒工作與活動的綜合性著作；地方黨政機關、群眾團體編印的各種有關少兒工作的材料；考察和研究地區少兒活動與組織的資料；反映本地區少兒活動與組織的歷史沿革、發展概況、機構設置與變化的資料；歷年來本地區具有一定影響的少年兒童和兒童工作者的事跡材料及本地區現已成名人士及外地區現已成為名人但兒童時代曾在本地區生活的人士的兒童時代資料……本地區兒童用品設計、生產企業的有關資料。”
筆者認為，這種范圍的界定有一定的科學性，也具備了一定的實踐性。然而，考慮到中小型圖書館人力、物力和財力的差異，以及少兒地方文獻的廣泛性，收藏少兒地方文獻，應如杜定友先生所說的：寧缺勿濫”，應針對本地區兒童特點、教育水準、藝術欣賞水平、健康狀況等，在廣泛調研的前提下，本著有效利用的原則，建立一個內容豐富的數據庫。
目前，許多省、市級圖書館把少兒地方文獻資源建設與開發利用列為全館工作的重點之一，但有一定規模、標準化、開放型的少兒地方文獻數據庫還很少。少兒地方文獻數據庫建設滯后于其他文獻數據庫的建設，應引起業內同仁的足夠重視與思考。
1 收集文獻是建立數據庫的基礎
少兒地方文獻的收集具有戰線長、范圍廣、情況復雜、工作量大的特點。如何使少兒地方文獻的收集卓有成效，使本館的藏書結構具有自己鮮明的地方特色，更好地為本地區服務，這是一項長期而艱巨的任務。
首先，要組織一支精干的專門隊伍負責此項工作。由于少兒地方文獻的收集不同于正常的采訪購書，它是一個由分散到集中的過程。需要與社會廣泛接觸，做大量艱苦細致的工作。因而，在人員的配備上要選擇專業知識較豐富、業務水平較高，對少兒地方文獻認識明確、責任感強、能吃苦耐勞、有敬業奉獻精神且具有一定的社會交往能力的館員，在組織上保證少兒地方文獻收集工作的順利進行。
其次，要搞好調查研究工作。收集少兒地方文獻是一項復雜細致的工作。情況不明，心中無數，工作難免有盲目性，耗時費力，少有成效。俗語說：磨刀不誤砍柴工”。運用各種手段，通過各種渠道，對本地區少兒地方文獻資源進行調查摸底，了解掌握文獻資源的歷史與現狀，包括各單位各部門編撰刊行的各種文獻資料等情況，并在此基礎上認真研究地方少兒文獻的需求重點，從而有目的地建立面向用戶的數據庫。
此外，應選擇行之有效的收集方法。一般說來搜集方法主要有以下幾種：
(1)采購預訂。要事先了解掌握出版動態與發行信息，對已發行問世的可將本館所需書目提供給書店，請其協助提供存書信息，而后上門選購。也可以采取郵購或委托兄弟館代購的方式。預訂工作要超前了解出版計劃，掌握出版信息，與當地出版部門或自行編發的單位直接取得聯系，辦理預訂手續要及時，切勿延誤疏漏，并登記備查，逐一落實。
(2)廣泛征集。征集信函要在社會調查基礎上印發，機關、團體、科研部門、企事業單位為主要對象。征集信函不僅要提出所征少兒地方文獻的內容范圍，更須附列擬征集的文獻資料目錄。如有條件，征集函要力求取得領導重視，請政府機關或宣傳部門批轉頒發，同時要逐一登門采訪聯系，并做好有關征集各項工作。
(3)館際交換。利用圖書館網絡的有利條件，開展館際協作，也是圖書館獲得所需地方文獻的重要渠道。
(4)復印復制。對一些因刊行年代久遠的文獻和無法得到原件的文獻可復印復制來保存。
2 科學組織數據，完善服務功能
在圖書館傳統的少兒地方文獻工作中，應編制“少兒地方文獻資源基本情況一覽表”，以便于研究和實際使用。其欄目內容一般包括書名（刊名、文件圖冊資料名稱）、著者 （單位）、出版時間（編印期）、版本類型等，并附注現有收藏單位及藏書冊數。
但在網絡環境下則對此提出了更高的要求。首先，必須要求擁有完善的、結構合理的檢索功能。數據庫系統軟件的開發要注重實用性和通用性，要求用戶界面友好，操作簡便快捷、易維護、易推廣普及。檢索功能體系應具備查詢檢索、修改刪除、新增補充三大功能，同時考慮增設信息檢索服務的輔助功能，如文獻檢索命中率統計功能、關鍵詞或主題詞檢索頻率統計功能等。查詢檢索功能要做到能對用戶導引檢索，提供多種不同的檢索途徑和檢索點，不僅包括題名（書名）、責任者、分類號、主題詞、關鍵詞等常規檢索項，而且還要有年份、地名等檢索點。既要實現各項相互間的“與”、“或” 、“非 ” 的邏輯組配檢索，
又要實現在一次檢索結果的基礎上實現多次循環檢索，提高檢索命中率。其次，要有適度的規模。國內市場對文獻檢索數據庫中信息記錄的最低要求是 5 萬條以上。因而，少兒地方文獻數據庫建設也要適應時代的發展，要有一定的規模。數據資料不完備的小規模少兒地方文獻數據庫，市場需求小，很難打開局面，容易變成死庫。為此，應構建中等規模乃至大型的少兒地方文獻數據庫，才能產生很好的社會效益和經濟效益。再者，要有嚴格的質量保證。
(1)數據源要準確可靠。少兒地方文獻數據庫的數據源不僅要有保障，而且要準確可靠。（2）標引著錄要規范標準。對少兒地方文獻信息的標引必須統一標準和規范化。（3）軟件系統要通用實用。軟件系統對數據的存取、修改、檢索、聯網等起著決定性的作用，要求少兒地方文獻數據庫管理系統具有通用性和實用性，以利于多種少兒地方文獻數據庫的數據交換。（4）檢索系統要實現網絡化。少兒地方文獻數據庫檢索系統不僅能以光盤和軟盤形式在單機上運行，而且要具備網絡功能，能在網上傳輸。
目前，大部分圖書館采用了ILAS 系統并在此平臺上建立中文圖書數據庫。少兒地方文獻書目可在此基礎上進行數據深度加工，揭示文獻的內容特征，著重用主題詞標引，以凸顯少兒地方文獻的多重主題特點，準確全面揭示文獻的內容，挖掘館藏少兒地方文獻的潛力。通過數據庫建設，對館藏少兒地方文獻資源有了全面、系統、準確的掌握，進而有的放矢地合理布局少兒地方文獻資源，實現跨層次、跨系統的少兒地方文獻資源共享，在高起點、高層次上開展少兒地方文獻資源的聯合開發、利用。
3 強化宣傳工作，推動開發利用
少兒地方文獻對搞好地區少兒文化工作，促進經濟發展有著重要的影響。古人有云“酒香不怕巷子深”。但現代社會信息量的巨增，使得供需雙方往往脫節。故對于公共圖書館或是少兒圖書館而言，要搞好信息資源的開發利用工作，必須加大宣傳工作力度，要不拘一格，多渠道、多形式，讓用戶真正認識到館藏少兒地方文獻數據庫的作用，了解圖書館收集保存利用少兒地方文獻的功能和目的，從而取得各單位、各部門和社會各界的理解和支持。
(1)廣泛印發宣傳材料。通過大力宣傳，讓所有的兒童文獻信息用戶都知道這里有豐富有序的資料儲備。(2)設置專項宣傳欄，召開讀者座談會。在少兒圖書館醒目位置設置長期的專項宣傳欄，定期更換內容，并加強與重要少兒地方文獻提供者與利用者的聯系，定期或不定期以座談會的方式互相溝通信息，發揮少兒圖書館的中介作用，營造良好的供需氛圍。(3)利用廣播、電視和報紙等新聞媒介做宣傳。利用各種媒介，通過廣播、電視、海報等進行宣傳，讓讀者充分了解館藏；還可以舉辦專題性的少兒地方文獻展覽。通過展覽，大力宣傳利用少兒地方文獻的效果，從而吸引更多的讀者，提高少兒地方文獻的利用率。(4)向有關單位發函。編制少兒地方文獻目錄索引，為地方少兒經濟與文化活動等提供信息，并將索引無償提供給市委、市政府各級領導、各部辦委局和少兒地方文獻著作者。這既可方便其隨時查找資料，又加強了與他們的聯系。同時也在潛移默化中深化他們對少兒地方文獻的利用意識。(5)結合圖書館宣傳周和配合其他中心活動開展宣傳。為擴大館藏少兒地方文獻的傳播范圍，以吸引更多的讀者，可編制少兒地方文獻刊物，介紹館藏及新入藏的少兒地方文獻等，還可登載一些讀者對少兒地方文獻的研究心得、意見等，在專門活動中宣傳。(6)編制少兒地方文獻網頁。指派專人指導利用者使用本館的少兒地方文獻數據庫，將已建立的少兒地方文獻數據庫提供網上服務，并將少兒地方文獻刊物鏈入本館主頁。
總而言之，少兒地方文獻數據庫的建設與開發是一項系統工程，是圖書館數據庫的重要組成部分。它需要社會各界的支持與關愛。
〔出處〕 圖書館學刊2003(4)
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