國際圖聯家譜地方文獻專業組及其在第68屆大會中的活動

國際圖聯家譜地方文獻專業組及其在第68屆大會中的活動

2002年8月,筆者作為國際圖聯2002年初批準成立的“家譜地方文獻臨時常務委員會”的委員之一,赴英國出席了在英國格拉斯哥市召開的第68屆國際圖聯大會,大會期間,參加了家譜地方文獻臨時常務委員會的工作會議,及由常務委員會組織的“家譜地方文獻專業組”的學術交流會、專業參觀以及各種業務交流活動,有機會直接與各國圖書館界同行交流,了解當前國際圖書館界共同關心和探討的熱點問題,掌握圖書館理論與實踐發展的最新動向和信息。本文結合家譜地方文獻專業組組建背景,對家譜地方文獻臨時常務委員會在第68屆國際圖聯大會中的活動以及會議關注的熱點問題,做一簡單介紹和評述。

一、 國際圖聯專業組最新情況

眾所周知,目前國際圖聯主要組織管理機構是由管理委員會（Governing Board）、專業委員會（Professional Committee）、分委員會（Division）、專業組（Ection）分級組成。專業組實際上是按圖書館類型或圖書館工作內容劃分組成的國際圖聯最基層的專業組織,隸屬于不同的分委員會。新專業組的組建和專業組的數量的增加,是隨著國際圖書館事業發展需要而不斷變化的。僅2002年一年中,就新組建了9個專業組。到目前為止,國際圖聯共設有45個專業組。

2002年3月,國際圖聯批準組建了第37個專業組,即家譜地方文獻專業組（Genealogyan dlocal History Section，此舉表明,國際圖書館界廣泛關注和重視家譜地方文獻這類特殊文獻的收集、研究及利用。此外,據介紹2002年9月國際圖聯又批準了其第38至45新的專業組,它們是:汽車圖書館（Mobilelibraries）、報紙（Newspapers）、圖書館學會管理（Management of library Association）、婦女問題（Women’ sissues）、信息教育（Information literacy）、繼續職業教育和在職學習（Continuing Professional Development and Work place learning）、圖書館歷史（Library History）以及圖書館和信息學刊物（Library and Information Science Journals）等八個專業組。已成立的45個專業組,說明了國際圖聯具有廣泛的代表性和活動的專業性,為其在圖書館信息領域活動中發揮作用,奠定了廣泛的基礎,在世界各圖書館之間、圖書館員之間的聯系、交流,起到紐帶和橋梁的作用。

二、 家譜地方文獻專業組建立

1 家譜地方文獻專業組成立背景

1997之前,有關家譜地方文獻研究活動在國際圖聯中尚無專門的組織和研討的講壇。1997年美國猶他家譜學會派人參加在哥本哈根召開的第63屆國際圖聯大會,希望通過考察,能夠促進有關家譜地方文獻研究活動在國際圖書館組織中開展并占有一席之地。會后,參會者向國際圖聯的專業圖書館分委員會（Special Library Division），提出成立家譜地方文獻專業討論小組（Discussion Group）的意向,并于1998年第64屆國際圖聯大會期間嘗試召開家譜地方文獻討論會,當時共有15個國家的代表響應并參加。后經IFLA總部同意,在1999年泰國國際圖聯大會上成立了專業討論小組,并開始組織專業學術研討活動。由于討論組在國際圖聯中不是一級正式組織,按規定只能存在三年,而實際上每次討論組活動參加者踴躍,均有30多個國家的代表參加,在國際圖書館界已產生積極的影響。于是2002年3月,國際圖聯總部批準正式成立了“家譜地方文獻專業組”。該組作為國際圖聯第37個專業組,從屬于“專業圖書館分委員會”。專業組將通過開展各類學術交流活動與各國圖書館學會建立更緊密的聯系,在各國圖書館學會內推動成立相應的家譜地方文獻專業組,促進家譜地方文獻收集、利用及研究活動在國際圖書館界廣泛的開展。

國際圖聯各專業組的日常工作和學術活動的開展,通常是由各專業組的常務委員會組織實施。2002年3月,美國猶他家譜學會的海爾文·撒切爾（Melvin Thatcher）先生負責組建家譜地方文獻專業組臨時常務委員會（the Interim Genealogyand Local History Standing Committee of IFLA ）的工作,并任臨時主席。在考慮各國圖書館家譜地方文獻收藏分布等因素的基礎上,家譜地方文獻專業組臨時常務委員會由來自中國(國家圖書館1人、上海圖書館1人)、美國、英國、丹麥、以色列、澳大利亞等國家的代表10人組成。其中5人為主要成員:主席(美國)、秘書(丹麥)、財務(英國)、通訊編輯(美國)和信息協調人(以色列)。該專業組將在2003年國際圖聯大會期間通過選舉,正式成立常務委員會。

2.家譜地方志常務委員會及其主要職責

國際圖聯在《官員手冊》（Officer Handbook）中,有專門章節具體規定了各常務委員會的職責。家譜地方文獻常務委員會依據規定,承擔“家譜地方文獻專業組”的發展、專業活動的日常組織、管理和實施。主要工作包括制定近期戰略發展計劃,發展會員,組織完成工作項目和本專業組在每屆ＩＦＬＡ大會期間開展的各項活動,編輯出版本專業組工作通訊,協調聯絡與國際圖聯其他專業組的活動,以及與國際圖聯總部聯系等。工作方式主要是在每年國際圖聯大會期間召開若干次工作會議和非會議期間通過Email等聯系方式,討論和開展工作。

家譜地方文獻專業組的工作目標包括:在國際信息社會中為各國圖書館從事家譜地方文獻收集、保管、研究和服務的圖書館館員們提供一個專業研討的講壇;大力促進世界范圍內的各國圖書館、檔案館和博物館之間密切合作和在從事相關工作的專家學者之間建立起全球性網絡;鼓勵和支持各國圖書館家譜地方文獻館藏的發展、利用和讀者服務工作的開展;改善國際范圍內的傳統和電子參考咨詢服務,促進公眾檢索使用家譜地方文獻信息資源;與各國和各地區的圖書館學會密切聯系,鼓勵和支持當地的圖書館員開展活動。

3 本屆國際圖聯大會期間家譜地方文獻專業組主要活動

在今年的國際圖聯大會期間,家譜地方文獻專業組臨時常務委員會共召開兩次工作會議。作為新成立的專業組,在首次工作會議上宣布了常務委員會的正式成立,來自不同國家的委員對個人及所在機構的基本情況做了自我介紹,交流了信息;討論了財務報告和本專業組工作戰略發展計劃;初步確定了2003年國際圖聯大會期間本專業組的活動;安排了宣傳工作,每年定期兩次出版本專業組通訊,廣泛介紹和宣傳家譜地方文獻工作中的熱點問題。

國際圖聯大會期間,臨時常務委員會非常成功地舉辦了第一次家譜地方文獻專業組的開放式研討會,主題是“構建過去,投資未來”（Building on the Past，Investing in the Future）,有90多人到會參加。會上共有5人發言,他們是:英國愛丁堡代表做了主旨發言,題目是“在家譜地方文獻服務中構建過去、投資未來”;此外,還有瑞典代表的“為家譜地方歷史文獻研究者服務——相似的過去與數字化的未來”;英國威爾士國家圖書館代表的“威爾士面對世界,世界面對威爾士”;英國蘇格蘭登記總局代表的“蘇格蘭檔案網絡”;和中國上海圖書館代表的“中國家譜總目編纂”。發言之后,與會者就個人關心的問題向發言者提問,并展開熱烈的討論。

臨時常務委員會還組織了主題為“蘇格蘭家譜地方歷史文獻服務”的專業參觀,共參觀了三個圖書館或相關機構。位于格拉斯哥市的米切爾圖書館（Glasgow Michell Library）,家譜地方文獻收藏有悠久的歷史,服務方面很有特色。該館家譜、地方文獻的收藏特點、保存手段以及正在進行的“格拉斯哥歷史”（Glasgow Story）數字化項目等給人留下了深刻印象。位于愛丁堡市的蘇格蘭登記總局（General Register Officefor Scotland—Information about Scotland’s People），是負責收集、整理、保存全蘇格蘭地區各類有關出生、婚姻、死亡、離婚以及收養等家庭檔案資料記錄的國家級專門機構,面向社會提供咨詢和登記資料的閱覽查詢服務。同時,該機構還負責定期進行蘇格蘭人口普查工作。在登記總局,我們不僅看到了資料豐富、裝訂完好、管理有序的圓形書庫,還在閱覽室里看到人數眾多的查閱者,這與我國一些圖書館地方志家譜查閱者寥寥的狀況形成鮮明對照。

三、目前家譜地方文獻組關注的熱點問題

1 跨行業合作

圖書館、檔案館和博物館在一些國家分屬于不同的部門或行業,然而有關家譜地方文獻資料的收集卻分散在這些不同的部門里。如何更好地開展家譜地方文獻館藏建設、已有的資源充分利用并為用戶提供便利的服務,打破行業的條條框框,發展圖書館、檔案館和博物館之間密切的協作關系,已不可回避地擺在家譜地方文獻工作者的面前。跨行業合作,共同發揮作用,也是一個今后實踐中值得重視和探討的問題。據介紹,挪威的幾家機構,包括挪威博物館管理局、全國研究文獻辦公室、挪威學術和專業圖書館組織和挪威公共圖書館理事會將有可能在明年聯合開展工作。“檔案館、圖書館和博物館之間的合作”已經被確定為會議主題,征集發言稿,將在2003年國際圖聯大會家譜地方文獻專業組開放式研討會上予以專題討論。在即將提交的論文中既可介紹圖書館、檔案館和博物館之間已經開展合作的成功范例,也可探討這種合作的可能性或發展前景。

2 家譜地方文獻數字化

各國代表的發言中都提到家譜地方文獻數字化問題。瑞典檔案信息中心代表發言中強調,現在是著手對那些最頻繁使用的資料進行數字化的時候了。該中心于1996-1997年進行了檔案數字化項目的預備性前期研究,1998-2000年進行了主體研究,其目標是為保證檔案數字化的質量和效能,建立相關的標準和規范,以及找到一種適合的索引方式,以便保證數字化工作從一開始就以正確的方式展開。該中心2001年已掃描500萬拍家譜地方文獻。威爾士國家圖書館代表介紹了該圖書館正在進行的數字化項目,其中包括家族歷史研究資料,例如與威爾士有關的經認證的遺囑記錄等,其他相關資料也將逐步進行數字化。蘇格蘭登記總局正在進行DIGROS數字化項目,即“蘇格蘭家譜記錄數字化影像”,預計到2003年底將把收藏在NewRegister House中架長有6.5公里的的紙質資料全部進行數字化影像處理,供使用者更方便快捷地檢索到所需要的資料。

3.專業資源的世界范圍的共建共享

在會議期間,美國家族歷史圖書館（Family History Library）提出一個龐大的家譜地方歷史文獻專業資源共建共享項目的構想,即“世界記錄管理者”（Would Records Manager）。該項目的構想,就是希望通過建立一個數據資源庫,能夠把世界各國收藏家譜地方歷史文獻的圖書館已有的機讀書目記錄相互鏈接起來。只要進入到這個數據資源庫中,不論檢索者身在何處,都可檢索到所需要的有關國家、有關圖書館的家譜地方歷史文獻館藏書目記錄,“世界記錄管理者”項目旨在為今后世界范圍內這類專業資源的共享奠定基礎。

通過參加國際圖聯活動,筆者深深感到,由于全球經濟一體化、東西方文化日益交流融合、以及新信息技術在圖書館的廣泛應用,正在促使國際圖書館界之間日益走向密切聯系、溝通和合作。國際圖聯的各級組織,是世界各圖書館及相關機構、各國圖書館員之間聯系、交流的紐帶和橋梁,是參與國際圖書館界活動的重要舞臺。我國圖書館界,可以根據需要和可能,盡可能多地參加到國際圖聯的相關專業委員會和專業組的活動中去,并擔任相關專業委員會和專業組的的委員,在國際圖書館界樹立形象,發揮作用。

〔出處〕 國家圖書館學刊 2003(1)

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