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地方歷史文獻存取、檢索的趨勢以及遇到的問題

時間：2023-02-22 15:51:15 計算機信息技術我要投稿

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摘　要　闡述縮微技術和數字影像技術所提供的資料保存方法、策略和其中產生的問題。主要介紹丹麥圖書館等文獻機構在提供書目記錄的同步電子存取方面所進行的卓有成效的合作。對獲取數字化的源文獻中信息的有效方法———索引和領域特定檢索點進行了探討。

地方歷史文獻存取、檢索的趨勢以及遇到的問題

關鍵詞　地方文獻　文獻保存　提供途徑　趨勢　問題

一、導論

地方歷史文獻的首要用戶應該是系譜專家以及研究地方文獻的歷史學家。在歷史上,正是由于對這些材料的需要,在很多國家、州或者是省份、縣以及鄉鎮都形成了相當數量的家譜和地方志學會。這些學會的職責就是收集書面資料、圖片、大事記以及其他的古代器具,然后通過圖書館、博物館以及發行出版物的方式,把這些資料提供給研究人員使用。也存在著這么一種情況,那就是這些學會以及館藏后來就發展成了政府檔案館②。近年來,一些圖書館和檔案館開始創建家譜和地方志閱覽室③,以此來滿足系譜專家以及研究地方文獻的歷史學家進行研究的需要。

直到2001年,國際圖聯(ＩＦＬＡ)專業圖書館部下設了地方志和家譜小組,地方志和家譜的重要性才開始得到認同。這個小組的使命是:“……提供給從事地方文獻和家譜的圖書館員一個在國際信息界發言的機會,為專家和圖書館、檔案館、博物館以及其他相關的學會、機構之間的交流提供便利,鼓勵擴大地方志和家譜文獻的收藏,改善服務。”④我今天想與大家分享的信息均來自國際圖聯大會年會期間地方志和家譜小組組織的討論會。

二、存取方式、策略以及出現的問題

上個世紀,引入新技術作為歷史文獻收集、存取和提供檢索方式的趨勢在不斷進步。20世紀上半葉,作為存取和檢索文獻中所含信息的方式,圖書館、博物館和檔案館(以下簡稱為“信息提供機構”)開始采用縮微技術。隨之而來的是20世紀80年代之后,人類進入數字時代。數字時代以所謂“新媒體”的出現為典型特征,具體表現為如下形式:計算機技術、電子數據庫、光學介質以及因特網和萬維網。由此,在決定自身距離數字時代的差距以及何時步入數字時代的時候,對于如何管理館藏傳統資源,信息提供機構會面臨一些重大的決擇,經受嚴峻的考驗。這里,只強調幾個與信息提供機構所采用的存儲方式和策略相關的問題,并著重闡述縮微技術以及數字化技術。

如上所述,縮微技術是一種成熟的存取技術。如果采用國際通用標準的話,縮微技術能夠保證檔案的品質。如果在理想狀態下使用、存儲,保存在銀鹽縮微膠片(Ｉｍａｇｅｓｏｎｓｉｌｖｅｒｆｉｌｍ)之上的圖片可以滿足100年的使用需求。然而,對于缺少經費的圖書館和檔案館來說,提供空間和理想的存儲條件所需要的開支問題就會顯得更加重要。

數字成像是一項新的快速發展的技術。由于軟硬件的升級,現在抓取的圖片在五年后可能就變得不可讀。目前數字存取仍然不穩定,如果存儲在質量較差的光盤上,其壽命不過幾個月而已。

為確保數字圖片的存取,信息提供機構可能采取的策略如下:(1)存儲在同一個服務器上的不同驅動器中;(2)存儲在不同的服務器或者鏡像中;(3)通過計算機輸出膠片進行復制。由于需要定期把原有內容移入新的軟硬件上,再加上不斷更新的管理技術,前兩種策略都會涉及到重復投入費用的問題。就當前來說,第三種策略使原始圖像抓取的費用翻倍。從長遠的角度來考慮,有人認為存取圖片的費用會比把數字圖片轉化成縮微膠片的費用低,這是因為減少了存取費用。然而這一觀點的支持者們一般都忽視了如下兩部分費用:一般管理費用以及從事存取工作的ＩＴ工作人員的工資費用。

存取“數字原生資源”以及紙質文檔的數字圖片所面臨的挑戰,已經成為政府機構以及其他信息提供機構所關注的重大問題。因此,各國中央政府均在加大投入以解決這些問題。比如說,美國國會撥款9980萬美元用于資助美國國會圖書館的國家數字信息基礎設施和存取項目②。美國國家檔案和文件管理局(ＮＡＲＡ)剛剛宣布獎勵2000萬美元給兩個主要的機構,以支持他們在接下來的五年里找到可行的解決辦法③。因此,我們應該對于數字圖片存檔的未來充滿希望。

三、提供檢索并加以管理

圖書館和檔案館有責任為讀者或者用戶提供館藏信息的訪問途徑。在此,我只是突出強調以下兩種信息:書目數據和源文檔。

1 訪問書目數據

過去,人們對于書目數據的訪問僅僅限于查閱書目卡片或者瀏覽圖書館和檔案館的書目單。然而,在數字時代,在線檢索書目數據以及通過信息提供機構的網站進行檢索已經變成現實。萬維網為不同機構之間共享書目數據以及為讀者提供對于大多數圖書館/檔案館的館藏的同步檢索提供了便利。

隨著計算機的廣泛應用,人們使用計算機能力的增強,加之資源豐富的網站的不斷出現,使信息搜集者更多地把因特網和萬維網作為信息的首要來源。在數字時代的虛擬世界里,圖書館/檔案館之間的物理障礙正在消失。信息搜集者不在乎他們是從什么機構去獲取信息,關鍵在于他們要得到信息。

對于這一現象的認知引導各個機構在提供對于館藏書目數據的檢索途徑上進行合作。一個最近的事例就是丹麥的“北日德蘭半島文化歷史數據庫(ＮＯＫＳ)”。這個數據庫通過一個單一的網絡門戶為讀者提供訪問以下機構館藏的途徑,包括北日德蘭縣的3個歷史檔案館,3個文化歷史博物館,2個藝術博物館以及縣中央圖書館。整個工程耗時1年,利用經費14.3萬歐元。2003年書目數據的訪問量達到11.5萬條。

這種合作必須建立在不同種類的機構平等參與的基礎之上。各種機構分別有一些根據檔案館、圖書館或者博物館編目原則編寫的書目數據。因為目標是提供跨機構的同步檢索,所以這些書目數據必須采用統一的格式,或者必須找到一個能夠連接不同編目系統的辦法。

北日德蘭半島文化歷史數據庫采用的辦法較為實用,他們利用現存的書目數據,通過連接所有參與機構的相同的主題詞,實現預期的對于不同系統的同步檢索的目標。因此,比如在圖書館系統搜索相關主題詞“關注老年人”(ｃａｒｅｏｆｓｅｎｉｏｒｃｉｔｉｚｅｎｓ)同樣也會獲得檔案館的關于“老年人”(ｅｌｄｅｒｌｙｐｅｏｐｌｅ)的書目數據以及博物館的關于“老年人”(ｓｅｎｉｏｒｃｉｔｉｚｅｎｓ)的書目數據。

2 訪問源文檔

索引。簡化檢索的要求緊隨著新電子傳播工具的出現而出現。然而,要對數字圖片里面的信息進行檢索,我們必須首先建立圖片的索引。索引方式可以是全文的、域的或者是兩者合二為一④。全文檢索需要返回到包含所查詢的內容的每一張圖片,這樣的話,讀者在真正找到自己需要的信息之前,就需要瀏覽很多不相關的圖片。域檢索只是查詢那些被域數據特別標注的圖片。這種方法,如果使用得當的話,可以使搜索更快,更準確;然而,如果使用全文檢索,可以發現一些隨機的有用的相關信息,而域檢索卻會漏掉這些信息。

全文檢索只有滿足如下兩種條件的一種才成為可能:數字化的原文可以轉化成被光學字符識別(ＯＣＲ)軟件識別的文本;或者原文是打字鍵入的。直到現在,光學字符識別軟件只適用于識別已排字的或者印刷的文檔。全文索引之所以更快、更經濟是因為電腦可以完成,同時也需要手工編輯。光學字符識別軟件對于進行那些系譜專家和歷史學家非常感興趣的手寫文檔的搜索就不是那么可靠了。這也就意味著,要制作全文索引,原文必須是打字鍵入的。雖然這項工程的規模以及成本看上去可能非常巨大,但是韓國正在采用這種方式,通過重新鍵入來制作傳統家譜的數字化版本。

制作域索引是一項手工操作過程,需要靈活選擇,使用一致的關鍵詞。這種檢索的制作費用要比在ＯＣＲ幫助下制作全文索引昂貴,卻比手工輸入數據創建可搜索文本便宜。因此,選擇使用何種索引,需要綜合考慮如下因素:潛在讀者的檢索需求,文檔的類型(印刷的還是手寫的)以及制作索引的費用。

著錄。傳統的檢索點,如:作者、標題、主題對于源文檔提供了很高水平的檢索點,但是查找到包含真正所需信息的文檔的概率較低。數字化歷史文獻的用戶需要這些書目數據包含更多的“粒度”(指“著錄”)。

對于制作數字圖片的索引來說,一種可能的辦法就是制作對于特殊用戶群體所需要的源文檔的元數據,也就是學科———專業主題(ｄｏｍａｉｎ-ｓｐｅｃｉｆｉｃａｃｃｅｓｓｐｏｉｎｔｓ)。比如說,一個西方人要做家譜研究,現在正在查找目標個體一生中的重要事件(出生、婚姻以及死亡)的信息,這些事件發生在不同的時間、地點。如果源文檔中的數據元素,如姓名、地點、日期等己經是源文檔著錄的檢索點,搜索成功的概率就能得到極大的提高。

現存編目標準以及元數據標準不支持這種書目數據描述。地方歷史文獻提供機構需要進行游說,以便把學科———專業主題檢索點或者“著錄款目”寫入這些標準中。

3 管理對于數字源文檔的訪問

數字時代的到來為用戶創造了前所未有的快捷、全面檢索信息的機會。但是隨之也帶來了新的問題。比如說,在美國,系譜專家以及當地歷史學家很感興趣的檔案均收藏在縣法院里。法院里的檔案是公用的,也就是說公眾有權力使用。然而,對于那些曾經使用法院檔案的研究人員來說,他們知道,在法院里查找自己所需要的特定檔案是非常困難的。因為這些檔案通常是隨便擺放的,而且缺乏足夠的搜索幫助手段。也就是說,檔案和信息實際上是不可檢索的。即使是這些資料被縮微化處理之后,檢索信息的難度依然很大。然而,如果這些書目數據經過數字化處理,編制索引并提供到萬維網上,訪問就會變得容易、快速、普遍。但是這樣一來,信息的隱匿性就會減低,就可能更多地限制或者禁止公眾訪問法院檔案的呼聲。

由于恐怖主義以及利用假身份進行盜竊行為的增加,人們對于個人身份數據隱私的關注顯著增強。然而,一般來說,盜賊并不是為了竊取受害人的身份而進行研究。研究表明,大多數利用假身份進行盜竊案例的涉案人是家庭成員或者是陌生人。家庭成員可以在家中查看受害者駕照或者是信用卡上面的個人信息;陌生人通常是通過竊取郵件,或者在因特網上騙取個人信息。盡管只有少量的利用假身份進行盜竊案例與使用從家譜資料中獲取的信息有關,如出生日期、死亡記錄等用戶可以免費獲得的公眾領域的文件,萬維網上包含這些信息的電子數據庫、索引以及圖片的可訪問性還是引起了人們的恐慌。

另一個人們關注的問題是:對于散發和復制這些記錄的控制減弱,以及在這些記錄以電子文本提供訪問后存在被更改的可能。

4 數據隱私權法律以及規定

信息提供機構有責任遵守所處地區的數據隱私權法律。如果沒有這種法律,各個機構有責任制定自己的數據隱私權政策,以此來保護人們的身份信息。

信息提供機構在立法和制定政策的過程中采取建設性的干涉,這種“干涉”有時對于保護用戶訪問歷史檔案的合法權利是適當的,也是必要的。他們需要關注那些旨在保護隱私權的立法提案或者規定。如果法律描述不準確,這些措施就可能會矯枉過正,從而禁止訪問那些本身不需要被保護的檔案和信息。下面的事例發生在美國喬治亞州。最近喬治亞州討論的一項議案旨在限制對于二戰老兵的退役檔案的訪問。然而,根據其表述,對于1776年美國獨立戰爭以來的相似記錄的訪問都將被屏蔽。幸運的是,一位檔案館員注意到這個問題,并與議案的發起者一起修改了提案,從而既實現了其真正的目的,又保留了人們對與歷史文獻的訪問權利。

5 數據安全

數據提供機構有責任保證其提供訪問的源文檔內容的安全性或者是完整性。這可以通過數字圖片上的水印或者其他方式實現。比如說,在韓國,當數字家譜出版機構簽署協議,來對一些世系機構提供的家譜進行數字化的時候,他們必須同意保護原文的措詞不被修改。方式有二:只向用戶提供原文的圖片;屏蔽對于原文的下載。

6 數字權管理

上面提到的很多問題都可以通過數字權的主動管理來解決。必須制定政策來鑒別用戶,定義他們的使用權限。通過使用軟件可以管理用戶對于文件和信息的訪問、下載以及復制。后者也適用于模擬控制印刷品,或者如果必要的話,能夠提供更多的控制。

電子商務部門開發的數字權管理軟件(ＤＲＭ)可能并不適用于圖書館和其他信息提供機構。商務數字權管理軟件設計用于保護創作者和數字內容出版者的權利,而不是保護用戶權利。他們通常涉足于當前流通量較大的資料,可能不會考慮公共領域的文件或者圖書館向讀者提供的“流通量較小”的資料。

信息提供機構和讀者統一體應該開發自己的數字權管理標準和管理軟件,使得圖書館既能兌現與電子出版者之間的合同,又能在版權法下保護圖書館用戶的權利,管理圖書館制作的數字內容的傳播和使用,繼續履行圖書館的傳統職能,如館藏數字資源以及類似資料的外借、歸檔和存儲。研究開發一個有效的數字權管理系統并進行執行和維護,所需的費用非常高。因此,以合作方式解決圖書館的這一問題可能是最切實可行的辦法。

四、總述

隨著新技術應用于歷史資料的收集、保存以及檢索,圖書館以及其他信息提供機構在館藏的管理方面都面臨著重大的抉擇,經受著嚴峻的考驗。就保存技術和策略而言,縮微無疑是一種可行的選擇(如果能適當地進行存儲的話);但是對于很多圖書館來說,費用也許太高。數字成像是一項新的正在不斷進步的技術。保存技術對于政府機構和信息提供機構來說,是薄弱環節,當然也是他們重要的科研課題。

就提供對于圖片的有效檢索來說,索引是一種必要的工具。要決定選擇何種索引方式,必須綜合考慮讀者的需求,文檔的格式以及費用問題。在編目中使用學科———專業主題檢索點和制作數字圖片的元數據,這兩種方式可能會提供一種比較經濟的選擇。

在數字時代,信息提供機構必須要與立法者以及政策制定者合作,從而在保護個人身份數據隱私的同時,能夠保證讀者訪問歷史文獻的合法權利。他們必須采取相應的措施來保證已經數字化了的源文檔的完整性(ｉｎｔｅｇｒｉｔｙ)數字權管理政策以及技術可以用來解決源文檔數字化中產生的大多數問題。

(沙其敏　博士　美國猶他家譜學會)

〔出處〕國家圖書館學刊2005年第1期

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