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淺談信息技術在學校檔案管理中的應用
淺談信息技術在學校檔案管理中的應用文/馬 淼
摘 要：檔案作為記錄學校成長發展的文獻資料，不僅具有參考價值，更重要的是，檔案對學校的發展和學術交流具有重要意義。檔案記錄的不光是資料，更重要的是記錄學校師生之間的交流和成長過程。隨著科學技術的發展，不斷有新的管理方式和管理理念涌現。對于學校檔案管理來說，信息技術的應用提高了檔案管理的范圍、管理的科學性、管理的準確性以及大大提高了管理的效率。
關鍵詞：信息技術；學校；檔案管理
信息技術（Information Technology）簡稱IT.信息技術主要通過計算機應用和通信技術的發展，共同完成對海量信息的加工處理。信息技術的傳播載體，主要依靠網絡傳輸。網絡作為目前受眾最多的傳播媒介之一，具有巨大的影響力。所以，把信息技術應用到學校檔案管理恰到好處，不僅可以梳理錯綜復雜的文字，還可以有效地歸類數字化的視頻、音頻資料。有效地簡化了管理的程序和步驟，節省了勞動力，集中了管理的內容，提高了管理的效率。
一、學校檔案管理的發展現狀
1.保密性能差
檔案的管理的內容一要保存，二要保質，三要保密。學校檔案記載著學生的個人信息和學校的論文文獻資料，具有重要的保密價值。但是傳統的學校檔案管理都是人工手動操作管理，借閱的人多就會出現檔案丟失。如果保密等級較高的資料外泄，會對學校造成嚴重的損失。所以一直以來，保密性差是學校檔案管理存在的一大漏洞。
2,錯誤率高，查閱效率低
這恰恰限制了學校檔案管理的穩定發展。檔案作為文獻資料具有較高的參考價值，可供查詢閱讀。但是由于目前大多數檔案管理多為紙質材料，保存難度高且體積大種類多，在查找的過程中容易打破擺放的順序，由于檔案是人工查找，所以，缺乏智能化處理，如果不能及時調整順序和編碼，就會造成查找效率低下。
3.檔案管理單一化
由于傳統的管理模式限制，導致檔案的管理內容主要以紙質文字為主，外加少量的圖片，此外不再有其他類型，嚴重制約了檔案管理的多元化發展。隨著時代的發展，電子科技普及應用，數字化產品逐漸取代了紙質產品。大量視頻、音頻也逐漸作為檔案資料保管，由于學校檔案管理缺乏技術支持，不能很好地對數字化資料進行管理成為一大遺憾，往往會遺漏大量珍貴文獻。
二、信息技術在學校檔案管理應用中的特點
1.保密性能高
信息化管理屬于智能化操作管理，利用網絡的傳輸和海量存儲的特點加強了檔案管理的保密性能。檔案管理人員只需要對計算機進行操作，就可以輕松管理全校的所有檔案。只要建立完整的管理體系，和加密工作，就可以很好地預防信息被竊取的可能性，不僅減少了管理人員的工作量，還提高了檔案的安全性。
2.保存完整性強
信息技術管理的應用，可以有效地控制檔案的進進出出，詳細地記錄檔案的借閱情況。每本檔案上都有編碼，一旦丟失可以快速地追蹤尋找，保證檔案不被丟失。并且，加入信息技術的應用之后，可以存儲大量的數字文件，一般情況下數字文件儲存于計算機或硬盤中，不容易丟失，不容易損壞，對儲存環境沒有要求，并且計算機還可以對數字文件進行有效的備份，提供雙重保險。
3.管理內容海量、極速查閱等特點，不斷滿足各類學校對信息化檔案管理的青睞
由于信息技術管理主要是依靠計算機，以及各類應用軟件和辦公軟件（Word、Excel、Powerpoint、Access）的應用，對各類信息進行分文別類，然后按編碼、專業、年份、類型等進行集中管理。信息技術管理可以自由設定查詢途徑，建立完整的查詢目錄，以滿足極速查閱的條件。
三、加強信息技術在學校檔案管理中應用的途徑
1.加強學校領導對信息技術檔案管理的重視，才能得到進一步的推廣
檔案管理一直以較為保守的方式管理，漏洞百出的錯誤率嚴重影響檔案的管理效率，損壞大量重要資料。如果應用信息技術管理就可以把珍貴的文字用計算機逐一錄入，保證紙質資料的完整性，不僅更加人性化還很科學化。
2.加強學校信息技術檔案管理設備
因為檔案管理等于在玩一個規模宏大的文字游戲，必須要有完善的裝備才能保證管理的安全性。建立可靠的網絡管理系統，全面覆蓋整個校園，進行一對一傳輸，這樣老師就可以直接把資料傳入檔案室，節省時間，提高檔案查閱的速度和準確性。
3.提高檔案管理人員的素質修養
檔案管理工作相對乏味枯燥，但是要求管理人員心思縝密才能勝任。所以，要不斷加強對檔案管理人員的素質修養，由于是信息技術管理，管理人員還要能夠熟悉的掌握計算機和網絡的應用，具有較強的隨機應變能力，才能處理好繁瑣的管理任務。所以，培養專業的管理人才，不僅要有強烈的責任感，還要有良好的職業道德。
綜上所述，我國大多數學校對檔案的管理意識薄弱，沒有真正認識到檔案管理的重要性，所以，檔案管理一直處于相對落后的發展局面。隨著科學技術的發展，學校檔案管理也逐漸趨于專業化、科學化、海量化的方向發展。信息技術在學校檔案管理中的應用，有效地提高了管理的準確性，減少對紙質檔案的損壞，提高了重要文件的保密性能。信息技術在檔案管理中的應用，作為一項新技術的開發，受到了各類學校的一致好評，足以證明學校對檔案管理意識逐漸加強。這也意味著我國的學校檔案管理制度，正在朝又快又好的方向發展。所以，信息技術在檔案管理中的應用，一定要在學校師生之間普及開來，這樣才能實現信息化檔案管理的實用價值。總的來說，信息技術在檔案管理中的應用，逐漸把傳統的檔案管理推向數字化、網絡化、多媒體化、和智能化模式，革新了傳統檔案管理的弊端，打破了死板的管理模式。
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（作者單位 甘肅省臨夏州教師培訓中心）
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