高校和諧校園建設中檔案工作芻議

高校和諧校園建設中檔案工作芻議

　　高校和諧校園建設中檔案工作芻議
　　
　　文/蔡文慶
　　
　　摘 要：闡述了高校檔案與構建和諧校園的關系，并從加強檔案隊伍建設、深化檔案業務建設、拓展檔案服務功能等三個方面，提出了高校檔案服務于和諧校園構建的具體舉措。
　　
　　關鍵詞：高校檔案；隊伍建設；業務建設；拓展功能；和諧校園
　　
　　構建和諧校園是維護高校穩定的必要舉措，是推進高校和諧發展的重要保障，更是順應時代潮流的必然要求。做好高校檔案工作，對于貫徹落實十八大精神，牢固樹立科學發展觀，推動和諧校園的構建有著極為重要的意義。
　　
　　一、高校檔案是構建和諧校園的寶貴資源
　　
　　檔案是文化的源泉、文明的產物，大學校園是人類文化傳播、發展與創新的重要基地。高校檔案是學校發展歷史的縮影，是廣大師生實踐經驗和智慧的結晶，是傳承大學文化和大學精神的載體，是學校各項活動的真實記錄，沒有這個記錄，高校就會忘掉自己的歷史，就會失去歷史這面鏡子和繼續前進的根基。無論是教學檔案、科研檔案還是管理類檔案，無不滲透著辦學理念和良好的校風、學風，無不記載著校園變遷、創業的艱辛和師生的風采，這些寶貴的教育資源對大學生正確理想、道德、人格等的形成和發展起到巨大的激勵和鼓舞作用，對廣大師生員工陶冶情操、提升修養、完善個性都起著潛移默化的作用，對構建和諧校園起著知識庫和信息源的作用。
　　
　　二、高校檔案服務于和諧校園構建的舉措
　　
　　1.加強檔案隊伍建設，為檔案工作服務于和諧校園構建提供組織保障
　　
　　人才資源是第一資源。檔案管理工作水平的高低、質量的優劣以及服務于和諧校園構建程度的深淺，取決于檔案工作人員的素質。因此，檔案隊伍建設十分必要。一方面要在校內建立檔案工作網絡，著力選拔年紀輕、懂電腦且熱愛檔案事業、默默奉獻的人擔任學院專兼職檔案管理員；另一方面要注重檔案人員的繼續教育，積極組織檔案人員參加各類檔案業務培訓和高校檔案協會，學習檔案專業新知識、新理論以及兄弟院校先進的檔案管理經驗，運用現代化管理知識和先進技術設備，及時準確地提供各種檔案信息，為高校育人服務，用愛心體現在每一項服務上，用滿腔熱情、優質服務，使檔案工作這個小窗口展現出和諧校園的大風韻。
　　
　　2.深化檔案業務建設，為構建和諧校園提供物質保證
　　
　　（1）依法治檔，完善制度，為構建和諧校園打牢基礎
　　
　　檔案工作規范化、標準化是實現檔案管理現代化的重要環節，是檔案工作服務于和諧校園構建的基本條件。如，安徽水利水電職業技術學院檔案室在《檔案法》《檔案法實施辦法》及地方有關檔案管理法規的基礎上，結合該院的實際情況，制訂了《檔案收集制度》《檔案統計制度》《檔案管理制度》《檔案保密制度》《檔案鑒定銷毀制度》《檔案安全應急處置預案》等工作制度。《高等學校檔案管理辦法》（教育部第27號令）頒布以后，檔案室及時對現有的管理制度進行相應的完善和補充，修訂了《安徽水利水電職業技術學院文件材料歸檔范圍和保管期限》《安徽水利水電職業技術學院檔案管理暫行辦法》等規章制度，按照規范化、標準化的程序和步驟收集、整理檔案材料。同時，建立各類檔案管理分工崗位責任制和檔案工作網絡，明確各自的職責和權利，以適應現代化高校檔案管理工作，使該院檔案工作有法可依、有章可循，逐步走上法制化、正規化管理的軌道，為該院的和諧校園建設夯實了基礎。
　　
　　（2）實施“以我為主”的立卷歸檔原則，豐富館（室）藏，積淀豐厚的和諧校園建設資源
　　
　　“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，這是推進檔案工作規范化、標準化，乃至現代化的一個重要原則。高校檔案材料是領導正確決策、研究工作、處理重大問題的依據，做好文件材料收集是確保檔案材料齊全完整的前提和基礎。在實際工作中，要嚴格執行各類文件材料的歸檔范圍和保管期限，建立和完善檔案征集工作機制，加大向全校征集檔案的工作力度，在做好上級單位發給本校的文件材料的傳閱和歸檔工作的同時強化本校活動所形成的文件材料的收集，注意所收集資料的內容、時間、范圍的連續性、準確性、廣泛性，對教師、職工、學生各個不同層面、不同內容的活動，利用不同的形式進行收集整理，特別對于學校的重大活動、重大事件、重要會議、重點建設項目、重要工作和重要人物以及社會媒體對學校工作的報道宣傳等資料，都認真記載歸檔，盡可能把原始資料收集全面，整理歸檔，為學校的歷史把關，為學校的明天積累精神財富。
　　
　　（3）加強檔案信息化建設，規范電子文件歸檔，為構建和諧校園提供強大陣地
　　
　　檔案信息化建設是檔案管理工作發展的必然趨勢，隨著辦公自動化的推廣，電子文件將越來越廣泛應用于高校的各項工作中，根據電子文件的特殊性，充分發揮高校的各方面優勢資源，研究電子檔案接收、保管、利用的技術方法，制訂學校檔案信息管理標準，建立規范的電子文件歸檔程序和制度，對各種類型檔案進行數字化管理等方法，積極建設相關的全文數據庫和多媒體數據庫，盡快實現檔案全文信息查詢，借助校園網將一些開放的檔案資料及編研成果延伸到學校的每個角落，快速、靈活、準確的查閱渠道必將吸引師生走近檔案，在學校發展的歷史長河中找尋一代代教育先輩奮斗的足跡，激發師生愛崗愛校的情操和為之奮斗的決心，從而拓展檔案信息的教育空間。
　　
　　（4）做好檔案信息編研，充分發揮檔案利用效益，服務和諧校園建設
　　
　　檔案的價值在于利用，深層次地挖掘檔案資源是檔案參與和諧校園建設的關鍵。健全檔案的檢索工具，匯編各種能反映高校特色的有較高利用價值的編研材料，使檔案由過去的以藏為主轉化為以開發利用為主，改變過去那種看攤守業現狀。如，安徽水利水電職業技術學院檔案室管理人員在實際工作中發現，該院新增專業、精品課程批復、學生學歷證明、職工工齡認定、審計財務問題等類檔案材料利用率較高，于是在充分了解室藏和用戶需求的基礎上，充分挖掘檔案中體現時代文化和該院創業精神的史料，有針對性地開展檔案編研工作，編制了《學校沿革》《大事記匯編》《學院榮譽匯編》《教學科研成果匯編》《專業技術職稱匯編》《歷屆畢業生畢業證號匯編》等編研材料，塑造了該院品牌形象服務，拓寬了服務渠道，改善了服務功能，積極主動地提供方便、快捷、優質的信息服務，最大限度、最大范圍地發揮檔案信息資源的作用，充分發揮檔案的經濟效益和社會效益，在該院和諧校園建設中起到了良好的促進作用。
　　
　　（5）建立學生心理檔案，維護校園穩定，促進和諧校園構建
　　
　　學生是學校教學活動、校園文化活動及社會實踐活動的主體，是建設和諧校園的主要參與者，和諧校園的構建，離不開學生個體個性全面和諧的發展。當今社會快速發展，社會競爭日益激烈，學生承受的壓力越來越大，群體中出現的新問題、新情況越來越多，這就要求我們在構建和諧校園的過程中，遵循教育規律，尊重學生個性特長。學生心理檔案的建立，一方面能了解學生心理健康狀況，有針對性地進行學生心理健康教育，構建合理有效的危機干預機制，減少因心理問題引發的各種危機事件和校園突發事件，保持校園的安全與穩定；另一方面也能幫助高校管理者及時準確掌握、了解學生的心理發展規律、特點及現狀，有針對性地制訂適宜本校學生的人才培養方案，使知識傳授、能力培養和全面素質教育有機地融為一體，促進學生全面發展和優良素質的形成。如，安徽水利水電職業技術學院就十分重視此項工作，2006年撥出專款，購買了專門針對高校學生的《心海高校學生心理咨詢檔案管理系統》軟件，成立學生心理咨詢室，為每位入學新生建立心理檔案，加強心理健康教育和與心理健康有關科學知識的普及，構建合理有效的危機干預機制，幫助他們排解離家求學過程中產生的一些困惑，主動地調整自己的心理勢態，保持健康的心理狀態。各專業在制訂、修訂人才培養方案時，也參照學生心理檔案，使人才培養方案的適應性更好，畢業生質量更高，就業率、就業質量也穩步提高。該院連續多年榮獲了“平安校園”“安徽省普通高校畢業生就業工作標兵單位”“全國水利文明單位”等多項榮譽稱號。
　　
　　三、拓展檔案的服務功能，積極參與和諧校園建設
　　
　　構建和諧校園，必須堅持以人為本，做到發展為了師生、發展依靠師生、發展成果由師生共享，促進廣大師生的全面發展，高校檔案忠實地記錄了學校的歷史足跡，反映了學校的發展過程，是學校寶貴的精神和物質財富。如，安徽水利水電職業技術學院檔案室在該院重大專項工作中發揮了重要的作用，2004年該院接受教育部人才培養工作水平評估，評估辦利用檔案室提供的原始文件和資料，精心編制了學院人才培養工作匯報材料，順利通過評估并獲得A等的優秀成績；2007年該院示范辦及各系利用檔案室提供的各種資料，編制了《國家示范性高等職業院校建設方案》，順利通過評審，被批準為國家級示范建設院校；2012年該院檔案室提供了大量翔實豐富的檔案資料、多位省部級領導蒞臨學院檢查工作照片、各類獲獎證書、獎杯等實物檔案，建立了學院成立60周年校慶陳列室、制作了校慶宣傳畫冊、校慶60周年紀念光盤等，讓參加慶典的2000余名校友、社會各界人士以及全體在校師生員工了解學院的發展歷史，受到了廣泛好評，擴大了學院的社會影響力。該院還利用檔案編寫校園名人傳記、事跡，結合照片、實物等展現給學生，吸引師生走近檔案，熟悉檔案，通過檔案了解學院的輝煌歷史，感受校園的巨大變化，激發學生把個人價值的實現與祖國的需要緊密結合起來，樹立遠大理想，熱愛學院，熱愛所選專業，激勵他們立志創造一番業績的雄心壯志，營造一種“讓每一座建筑會說話，每一面墻都生動，每一個角落都活躍，和諧校園處處育人”的教育環境，處處體現學院的人文精神和發展歷史，形成全院師生奮發向上、團結和睦的校園氛圍。
　　
　　在當前，高校檔案工作服務大局最重要的落腳點和出發點，就是為構建和諧校園服務，這不僅是構建和諧校園的內在要求，也是新時期高校工作大局對高校檔案工作提出的新要求，高校檔案工作者應跟上時代發展的步伐，抓住機遇，解放思想，以現代信息技術為核心，加快提高檔案管理水平，不斷探尋新領域檔案工作的發展規律，為構建和諧校園、和諧社會做出應有的貢獻。
　　
　　參考文獻：
　　
　　［１］王林。高校檔案與校園文化建設。黑龍江檔案，2009（4）。
　　
　　［２］韋羸。發展高校檔案事業，為構建和諧校園服務。今日科苑， 2008（22）。
　　
　　［３］張迎春。發揮高校檔案作用　促進和諧校園建設。蘭臺世界，2007（12）。
　　
　　（作者單位 安徽水利水電職業技術學院）

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