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加強干部學院學籍檔案管理芻議
加強干部學院學籍檔案管理芻議
徐麗麗
（黑龍江省婦女干部學院，黑龍江哈爾濱 150040）
摘要：學籍檔案管理是干部學院教學管理工作的重要內容。正確認識學籍檔案，加強學籍檔案管理，對提高干部學院管理水平有著的巨大的促進作用。本文論述了干部學院學籍檔案的內容和作用，探討了從完善學籍檔案管理制度、提高學籍檔案管理人員素質、推進學籍檔案信息化建設三個方面加強學籍檔案管理，從而提高干部學院管理水平。
關鍵詞：學籍檔案；干部學院；檔案管理；信息化
檔案管理工作是衡量干部學院教育質量和管理水平的一個重要標志，而學籍檔案是干部學院檔案的重要組成部分。管理和利用學籍檔案是干部學院管理工作中的一項基礎性工作。加強學籍檔案的管理，促進學籍檔案管理工作的規范化、科學化和標準化，對規范干部學院的教學秩序、提高教育教學質量、促進良好學風的形成、實現向社會輸送全面發展的合格人才的最終目的等都有著巨大的促進作用。本文結合筆者多年檔案管理工作的經驗，圍繞干部學院的學籍檔案管理，討論了其主要內容、主要作用和存在的問題，對目前如何加強干部學院學籍檔案管理工作進行探討。
一、干部學院學籍檔案的主要內容
學籍檔案是學生從入校到畢業分配的整個在校學習過程的原始記錄，是學生在校期間學習、考試、實習和社會實踐等一系列教學活動中直接形成的，具有保存與利用價值的文件材料。依據根據《中華人民共和國檔案法》和國家教委《普通高等學校檔案管理辦法》，結合干部學院的實際情況，干部學院學籍檔案主要包括：1．招生計劃、新生名冊等；2．在校學生名冊，新生登記表，學生學籍卡片、考試成績卡，學生學籍變更（休學、復學、轉學、轉專業等）的材料；3．學生職業技能培訓參訓情況和所獲證書統計表；4．各年級實習計劃和實習單位合同、學生實習情況、實習報告和實習成績；5．學生獎懲材料：獲獎、評優、處分等；6．畢業證書和發放登記表；7．畢業分配單位統計表和簽約單位合同；8．擴展材料——畢業生跟蹤調查統計情況：使用單位對畢業生質量的意見、畢業生社會滿意度調查、優秀畢業生情況和典型事跡等。
二、干部學院學籍檔案的主要作用
學籍檔案對個人、學校和社會都具有重大價值。1．對個人而言，學籍檔案記錄的內容是評價學生在校表現和學習情況的依據。因此，學生在校期間，通過了解學籍制度，可以明確努力的方向、規范自己的行為，并有意識地遵循有關規則，從而促進良好學風的形成。學籍檔案作為學生在校期間真實情況的證明，學�？蓳藶閷W生開具相關證明。2．對學校而言，學籍檔案的建設是學�；A性建設之一，學籍檔案的管理是學校日常管理的重要部分。好的學籍檔案管理制度可引導教學活動的有序進行，有效降低學校管理成本。學籍檔案管理工作的規范化、科學化和標準化水平在一定程度上體現著干部學院的教學管理水平。加強學籍檔案的管理，可大大提干部學院的管理水平。3．對社會而言，學籍檔案是用人單位挑選人才的重要參考依據，學籍檔案的完整性、真實性在一定程度上影響單位對學生的評價。此外，用人單位對畢業學生的反饋情況進行統計分析和評價，可以為學校擬定人才培養方案提供重要依據，有助于促進干部學院向社會輸送全面發展的、社會迫切需要的合格人才。
三、存在的問題
目前，針對婦女干部學院適應社會發展需求的需要，專業變化快，辦學形式和生源多樣化，學籍檔案的種類和內容也呈現出復雜多樣的局面。在這樣的形勢下，學籍檔案的管理出現了一些不容忽視的問題。主要有：1．管理體制不夠完善，管理比較混亂；2．學籍檔案的內容復雜，數量繁多，建設周期長，在學籍檔案形成過程中，由于各種原因很容易造成檔案不全或檔案丟失，使學籍檔案在一定程度上失去了完整性和真實性；3．由于檔案管理人員工作量大，任務繁重，卻往往不受重視，使得人員流動性較大造成缺乏相對固定的專業隊伍，或責任心不強等導致檔案管理工作出現脫節現象。
這些問題的存在給學籍檔案的持續建設、有效管理和利用造成了不便，嚴重影響了干部學院學籍檔案管理的質量。因此當務之急是要針對存在問題，切實加強學籍檔案管理水平，實現學籍檔案的科學管理，從而提干部學院管理水平。
四、加強學籍檔案管理的主要途徑
加強學籍檔案的管理應從以下幾方面人手：
1．完善學籍檔案管理體制，提高管理意識。學籍檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一，必須把學籍檔案工作納入學校整體發展規劃，完善管理體制，從而加強對檔案工作的領導和管理。建立和完善歸檔制度，分散收集，集中管理。學籍檔案的歸檔納入各部門人員的職責范圍，做到每學期、每年級按時、完整、準確歸檔。要從制度上加強對學籍檔案真實性的認證和鑒別，保證其真實可靠。還應制定完善的考核管理制度和激勵機制，獎罰分明。
2．加強學籍檔案管理人員培訓，提高素質，穩定工作隊伍。學籍檔案管理是一項非常細致的工作，具有極強的程序性和專業性。學籍檔案管理人員必須具備檔案業務知識和一定的科學文化知識；必須熱愛檔案事業，忠于職守、遵守紀律；必須有極大的責任心和學習精神，經常研究工作中出現的新情況，解決新問題。要建設這樣一支隊伍非一朝一夕可以實現，干部學院的領導者必須重視檔案管理人員的培訓，提高管理人員素質；必須有針對性的引進人才，培養人才，適當提高人員待遇，穩定學籍檔案管理隊伍，保證檔案管理工作的嚴肅性與持續性。
3．推進“檔案信息化”，促進學籍檔案現代化建設。在目前整個社會大環境中，檔案工作正隨著經濟、社會和科學技術的發展不斷發展變化，學籍管理手工操作的傳統方法已經不能適應廣大干部學院學員人數多、工作量大的現狀，“檔案信息化”、“數字檔案”等是高速發展的信息時代對學籍檔案管理提出的新要求。學籍檔案電子化管理具有傳統管理方式無可比擬的優勢，可大大提高學籍檔案管理的效率．存儲信息量大，檢索迅速、查閱方便、保存時間和空間幾乎不受限制。這是信息技術、網絡技術的快速發展給學籍檔案管理帶來的新的機遇。就筆者多年工作經驗，以下幾方面是干部學院學籍檔案管理信息化建設的基本要求：硬件設備的準備：計算機、掃描儀、服務器、存儲設備等；軟件：應該購買或開發專門的檔案管理軟件以進行檔案的輸入、查詢、輸出等；檔案信息化管理制度的建立：包括檔案收集、輸入、校對、審查、儲存、備份、修改、查閱等制度；條件好的干部學院也可將檔案管理系統與學校信息網整合，以方便用人單位作網上查詢以便選才或甄別學歷真假；做好病毒及黑客的多層次防護；專職人員培訓制度及標準操作流程的建立；引進信息化管理的專門人才�？傊�，學籍檔案計算機信息化管理是現代社會學籍檔案管理發展的必然之路，已成為衡量干部學院學籍檔案管理水平高低的重要指標。
隨著社會的進步和發展，干部學院的社會需求也在穩步上升，保證學籍檔案的真實、完整、準確，是衡量學校管理水平和教學質量的標尺之一，因此，加強學籍檔案的建設和管理是干部學院長期而又與時俱進的工作。本文結合實際工作經驗，就干部學院學籍檔案的內容、作用談了一些認識，針對目前干部學院學籍檔案管理工作中存在的普遍問題，論述了從完善管理制度、提高管理隊伍素質、學籍檔案信息化管理的發展趨勢三方面加強學籍檔案的管理，希望對干部學院學籍檔案管理工作的提高有所助益。
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