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公證質量管理之淺見/馮興吾法律論文網
公證質量管理之淺見
馮興吾 康峰 余慶濤
一、樹立公證質量意識，高度重視公證質量問題
1、正確處理質量意識與質量行為關系
公證質量是公證工作的生命線，直接關系到公證業的形象和聲譽，關系到公證的社會公信力，關系到公證行業的社會地位和作用。我們處使全體公證人員清醒地認識到，公證質量是公證的基礎，失去這一基礎，公證的根基就會動搖。但有質量意識，還不足以解決質量行為中的質量問題，還必須深入開展執業教育，提高公證人員的政治業務素質；建立嚴格的公證質量管理制度，完善公證處內部自律機制質量，加強質量管理，落實各項措施。
2、正確處理經濟效益與公證質量關系
在社會主義市場經濟條件下，公證處注重經濟效益無可厚非，對公證處的發展也是積極有利的。但是，絕不能單純追求經濟效益而偏廢公證質量。那種只顧眼前利益，不顧真實合法原則去追逐經濟效益的做法，不僅損害了當事人的利益，而且也敗壞了公證的信譽，甚至造成重大的政治影響、經濟損失，危及社會的穩定。只有提高公證質量，公證工作才能體現其本來的屬性，得到社會的認可，公證事業也才能繁榮發展。我們處《文明服務的八項措施》第1條就明確規定，牢固樹立公證質量意識，嚴把公證質量關。
3、正確處理改革與公證質量關系
目前，公證處由行政體制向事業體制改革，但也絕對不能放松對公證質量的管理。因為，公證體制改革的目的，就是要全面提高公證質量，充分發揮公證在社會主義市場經濟建設、民主法制建設中的服務、溝通、公證、監督作用。因此，我們處把抓公證質量放到工作的突出位置，圍繞提高公證質量來落實各項改革措施，強化公證質量意識，健全公證質量管理、監督制度，全面提高公證質量。
4、正確處理個人與團隊的關系
由于公證書并非一個人單獨完成，而是通過申請、受理、審查、出證等程序共同完成的，這就決定了公證處的團隊色彩更強。我們處始終強調團隊精神，強調要團結一致，遇到疑難復雜問題要協商討論、積極請示，而不是獨來獨往，搞“單打一”，除此以外，我們處還定期召開案件分析會，用理論來指導公證實踐，在實踐中不斷研究新情況、探索新問題，將實踐經驗及時歸納總結，克服僅憑經驗辦證的做法，以提高公證質量。這樣，我們處上下一心、認識一致，提高了全處的合作精神和整體水平。
二、深入開展公證執業教育，提高公證人員政治、業務素質
1、堅持崗前培訓
我們處新進的兩名安徽大學畢業生，同時在安徽省公證處實習培訓一個月；另一名合肥工業大學法律專業的畢業生在安徽省公證處培訓近半年。
2、堅持在職培訓
為解決工學矛盾，我們處把在職培訓與提高素質結合起來，積極組織公證員參加司法部舉辦的涉外培訓班、涉臺培訓班，高級公證員培訓、公證員任職和省司法廳組織的各種培訓班；組織在職的公證員到外地公證處培訓。
3、堅持業務交流、研討
加強公證處與公證之間的橫向交流，我們處不僅與我市范圍內的公證處交流，同時與毗鄰的江蘇省、浙江省公證處交流。幾年來，我們處組織或參與了業務交流10余次。
4、堅持為人民服務的宗旨教育，職業道德教育與執業紀律教育
結合廉政建設和“五條禁令”、“六個不準”以及創建“省級文明公證處、省級文明公證員”等一系列活動，使全處公證人員樹立服務意識、競爭意識、質量意識和風險意識，時時注意處理好個人形象與組織聲譽關系、辦證數量與辦證質量關系，真正做到牢記宗旨、擺正位置、樹好形象、按章辦事、文明服務。
5、堅持把好進人關
我們處采取各種優惠政策吸引高素質的人才加入公證隊伍，盡快使他們的各項素質全面提高。同時，把好進人關，嚴格按規定的條件進入。我們處向社會敞開了窗口，制定了《關于聘用人員實行合同制的規定》等，采取在社會上招聘或錄用的辦法吸納大學本科以上的公證員后備人才和具有大專以上學歷的行輔人員，與這些進處人員簽定協議，實行試用期制度，期滿后視其是否符合我處要求而決定是否繼續聘用和聘何種崗位。
新的人才資源管理辦法融入了社會市場人才的大流動，避免了人情網、關系網，保證了公證隊伍素質的提高。
三、建立嚴格的公證質量管理制度，完善公證處內部自律機制
1、堅持公證咨詢、接待的首問負責制
我們處沒有專門的接待室，公證咨詢、接待由各公證員在公證辦公室完成，堅持做到首問負責制。
�、拧⒔獯鹱稍儜獰崆�、耐心、詳盡，用語文明、規范、簡潔，問清公證事項，認真審核申請人提交的證明材料，對舉證要求應做到一次講清、寫清。對于不符合受理條件的公證申請事項，應向申請人說明理由。
�、�、對證明材料齊全的申請人，因健康狀況等原因需上門辦證的，安排承辦公證員在三天之內上門服務，對當事人是年老體弱者、危重病人的，在向公證處主任匯報后，當天安排公證員上門受理或特事特辦。
2、堅持調查取證公證員負責制
公證員因辦證的需要，對當事人申請的公證事實、行為、文書的真實性、合法性進行查證、核實時，我們處堅持調查取證公證員負責制，要求調查人員嚴格按照司法部《公證程序規則》，忠于法律，秉公執法，廉潔自律。
�、�、調查取證的形式
A、詢問證人；
B、核查戶籍、人事檔案材料及其他書證；
C、調取物證、視聽材料；
D、對抵押物、質押物進行現場勘驗；
E、其他與公證事項有關的調查取證活動。
⑵、調查取證的范圍
A、對當事人提供的證明材料認為有疑義或因當事人舉證不足；
B、出具執行證書；
C、保全證據、提存；
D、經歷（一年以上）；
E、房屋的繼承、析產；
F、其他重大的公證事項。
⑶、調查取證的方法
A、從事調查活動時，嚴禁將當事人或與公證有利害關系的人員一同帶往調查地點，調查的內容應當與公證事項有關，嚴禁以公證處的名義向任何單位和個人調查與公證各項無關的事實；
B、調查活動應做到客觀、真實、完整、準確，復印或抄錄的材料應注明出處，并交提供材料的單位核實、蓋章；
C、談話筆錄、調查記錄或工作記錄內容應準確、詳盡，作成后交被談話人核對、簽名，確實不能
簽名的，可由其本人蓋章或按手��；調查人員不得隨意更改談話筆錄，調查記錄或工作記錄若確需更改的，更改處應加蓋被談話人的簽名或按手�。�
D、進行電話調查的，應制作電話記錄，記明發話人、發話時間、發話號碼以及受話人、受話號碼、通話內容等；
E、作現場勘驗，應制作現場勘驗筆錄，必要時應輔之拍照、錄像，拍照人、錄像人還必須在勘驗筆錄上簽字。
�、�、在調查中堅持原則性與靈活性相結合
對于公證員在調查中發現調查結果與當事人提供證明完全致時，為提高辦證效率，可以不做調查記錄，允許有條件的“內心確信”。
3、堅持處務會議討論案件制
�、�、處務會議討論案件的主要任務
A、研究公證業務的新情況、新問題；
B、總結公證業務中帶有指導性的經驗；
C、檢查、監督公證質量；
D、討論、決定重大疑難案件。
�、啤⑻巹諘h討論案件的原則
處務會議由主任或副主任主持。會議每周舉行一次，形成例會，必要時還可以根據需要適時召開，處務會議實行少數服從多數的原則，主任也只有一票，主任必須執行處務會議的決定。
4、堅持案件的三級審批制
�、�、案件審批三級制
根據《公證程序規則》，案件的審批由公證處主任、副主任或公證處主任指派的公證員審批，我們處對案件的審批采取三級審批制。
一級審批制指參照主辦公證員出證方式審批，由承辦公證員辦理后再審批。
具有獨立辦證公證員的條件：
A、具有公證員資格，在業務部門辦證三年以上；
B、法律本科畢業；
C、辦證質量良好，連續三年無錯、假證。
獨立辦證的范圍：
A、出生、婚姻狀況、學歷、經歷、成績、死亡、生存、親屬關系、未受刑事處分、委托書；
B、婚前財產約定、房屋買賣、房屋租賃；
C、民間借款協議、個人購房貸款、抵（質）押合同（包括賦予強制執行效力的債權文書）。
二級審批指由承辦公證員受理、審查，報審批人員審批后出證。審批范圍包括：
A、遺囑、繼承權公證；
B、證據保全、現場監督公證；
C、企業改制公證；
D、新開辦的公證事項及社會影響較大、法律關系復雜的公證事項；
E、涉外及涉港澳臺公證事項等。
三級審批制指二級審批人員簽署審批意見后，報省司法廳公證管理處審核后出證�！�
⑵、審批職責
對審批的公證事項，審批人員應以高度的責任心仔細審核、嚴格把關、杜絕各類差錯，防止出現假證、錯證以及其他不合格證。
⑶、審核的內容
審批人員對公證事項進行審批時，應著重審核以下內容：
A、事實是否清楚、證據是否確鑿、充分；
B、證明內容是否真實、合法；
C、適用法律是否準確；
D、是否符合公證程序，需公證的文書內容是否完善，文字是否準確，簽字、印鑒是否齊全。
審批人員在案件審批過程中，必須做到六不批：
A、法律關系不明的不批；
B、談話筆錄與調查材料有矛盾未排除的不批；
C、當事人提供的材料與調查材料有矛盾未排除的不批；
D、當事人提供材料之間有矛盾未排除的不批；
E、案由與證明不一致的不批；
F、不按規范格式制作的文書和不符合其他規定的不批。
5、堅持要素式公證書制
采用要素式出具公證書的，我們處要求應以司法部推薦的參考格式為準，不得遺漏其中任何一項必備要素；做到公證證詞的事實認定部分嚴謹、完整，法律適用部分明確，被證明事項在程序上和實體上符合法律、法規和規章的規定；沒有參考格式的，由承辦公證員草擬出格式，報處務會議研究后審批出證；經處務會議討論形成的格式，應作為處里的參考格式。如農行申請辦理證據保全時，我們制作公證書時，要求申請人的全稱、住所地、營業執照注冊登記號、金融許可證登記號應寫清，負責人或委托代理人的姓名、性別、出生日期、住址、居民身份證編號應寫全。
6、堅持涉外翻譯的校核制
對于小語種的公證書翻譯由翻譯機構翻譯，翻譯機構翻譯的公證書及被證明文件的譯文應當忠實于原文，確保譯文質量，如有差錯，應承擔相應責任。
對于英語等的公證書翻譯，由承辦涉外公證員翻譯，但是在出證前必須由另一名具備承辦涉外公證員校核公證書譯文，并把公證書譯文的校核作為審批的前置條件，未經譯文校核階段不審批出證。
7、堅持送達公證書的“第一讀者”制
已校核的公證書打印件經內勤蓋上“宣城市公證處”印章和公證員簽名章后，裝訂送達當事人前，我們處堅持做到“第一讀者”制。由公證人員核對以下事項：
�、�、公證書無語法錯誤和邏輯錯誤，無錯別字，標點符號準確，公證書編號無誤，出證日期準確；
�、啤⒏皆诠C書前的被證明文件是否齊全，與公證證詞所述的文件是否一致；
�、恰⒈蛔C明文件上的文字、符號、簽名、印鑒是否清晰可辨；
⑷、應粘貼照片的公證書，照片是否遺漏、是否同一底版；
�、伞⒐C書被證明文件的譯文是否齊全；
�、省⒐C書是否加蓋鋼��；
�、�、公證書的裝訂是否符合規格，式樣是否正確、整齊、潔凈。
8、堅持聯席會議制
我們處堅持與銀行、法院、城建、房管等單位定期組織聯席會議，聽取有關單位對公證質量的評議，隨時接受社會廣泛監督，使公證成為“看得見的誠信”。
9、堅持二人現場辦理公證制
根據《中華人民共和國公證暫行條例》、《安徽省公證條例》、《公證程序規則》規定，我們處要求招標、投標公證；拍賣公證；公司股東大會公證；各類有獎活動公證；保全證據公證；辦理遺囑公證；應有二名以上公證人員（其中至少有一名公證員）到現場辦理外，還規定下列事項也應由二名以上公證人員（其中至少有一名公證員）到現場辦理公證包括：
�、�、殘疾人申辦公證；
�、啤⒛昀象w弱、生病住院的人申辦公證；
�、�、被限制人身自由的人申辦的公證。如軍天湖農場的犯人申辦委托書公證，南湖農場的勞教人員申辦放棄遺產的聲明書公證；
⑷、當事人制作手模時，應有兩名公證人員在場。
10、堅持公證質量主任負總責制
主任就公證質量向市司法局和全體公證人員負責；分管公證質量的副主任及承辦公證員對公證處主任負責。公證處主任把公證質量納入公證處的每年度的目標管理并據此對公證人員進行獎懲。
四、加強公證質量的檢查，落實各項監督措施
1、在公證質量檢查的方法上，建立個人自查、互查、工序交接檢查、抽查的四查制度
⑴、自查。承辦公證員在每一份公證卷宗歸檔前，應結合整理
卷宗進行公證質量自查。
⑵、互查。各承辦公證員每三個月互查一次卷宗，（安排在每年的三月、六月、九月、十二月）�；ゲ榘讣臄盗坎簧儆谠摮修k公證員季度辦證的總量的一半。今年的“非典”防范期間，案件少，我們處又再次及時組織了2002年度、2003年1－3月全部案件的互查。
�、恰⒐ば蚪唤訖z查。全處人員各司其職，共同監督，在受理、審查、詢問、調查、文書制作、出證、送達、歸檔等各個工序嚴格檢查，確保質量。第一工序的公證人員均應對下一工序負責，對上一工序發生的差錯應進行記錄；負責更正的公證人員應將差錯內容逐一查清并作記錄；差錯記錄應向主任或分管公證質量的副主任匯報，定期向全體公證人員公布。
⑷、一年度兩次的公證質量抽查。每年的一月和七月我們處，組織專門人員對公證卷宗進行抽查，并對抽查的卷宗的公證質量進行評分，經處務會議審議通過上報市司法局。
2、在公證質量抽查的標準上，依照司法部、省司法廳、公證處內部的三級檢查體系
�、�、司法部：《公證質量檢查標準》
⑵、省司法廳：按《安徽省公證條例》、《安徽省司法廳關于反對公證行業不正當競爭行為的若干規定（試行）》、《質量檢查的百分記分表》
⑶、市公證處：2001年初，我們處經過處務會議討論修訂通過了新的系統的《規章制度》，包括《宣城市公證處公證員崗位職責》、《宣城市公證處主任崗位職責》、《宣城市公證處內勤崗位職責》、《檔案管理人員崗位職責》、《宣城市公證處學習制度》、《宣城市公證處業務管理制度》、《案件質量控制規程》、《宣城市公證處檔案管理辦法》、《宣城市公證處公章、印鑒管理辦法》等20余項規章制度。
3、在公證質量檢查重點上，實行區別對待制，重點檢查以下案件
�、拧⒗^承、贈與公證；
⑵、涉外及涉港澳臺公證；
�、恰⒄型稑恕⒂歇劵顒庸C；
�、�、批量、大宗公證；批量、大宗公證由于面廣、收費少、審核煩，承辦人員不該接受的條件可能接受了，該審查的可能沒審查，該取證的可能沒取證，該歸檔的可能沒歸檔。因此，越是批量、大宗公證我們處檢查越嚴。
4、在公證質量檢查結果上，實行過錯責任追究制
⑴過錯責任的認定
A、公證書認定的基本事實和基本證據失實或不清、不完整；
B、公證管轄程序不當；
C、公證書不真實、不合法；
D、錯誤地作出不予受理、不予公證、撤銷公證書、拒絕撤銷公證書的決定；
E、公證文書打印差錯，打印、翻譯、校對、蓋章、裝訂有差錯；
F、公證卷宗滅失；
H、當事人提供的證件、材料原件等滅失；
J、其他應當追究的過錯。
�、啤⑦^錯責任劃分的標準
A、經審批出證的，承辦公證員對公證書證明的事實負責，審批人員對適用法律負責；
B、經處務會議討論審批出證的，由公證處主任負責；
C、公證卷宗滅失，歸檔前由承辦公證員負責，歸檔后由檔案管理人員負責；
D、其他錯誤的，由承辦公證員和各工序責任人員共同負責。
�、�、過錯責任的追究
因過錯責任造成當事人損失的，當事人可要求賠償。過錯責任追究的原則，是根據過錯性質、主客觀原因、危害程度和后果及責任人員的認識采取區別對待的原則。責任人應承擔相應的民事責任、行政責任情節嚴重的，交由司法機關追究刑事責任。我處每年《崗位目標責任制》也都明確規定懲罰措施，如公證員辦錯、假證，應依照《安徽省公證條例》、《公證程序規則》的規定處理，并取消該公證員提取獎金的資格，公證處的年度獎金指標扣減一半。
實踐中，我處對公證質量的檢查的目的定位在提高公證處的公證質量水準上。作為公證處內部互查，檢查在無錯、假證的前提下，對承辦公證員辦證瑕疵補正后可不作追究，一旦確定了相應的處理方案后，就決不容許再發生。
五、加強公證質量管理的建議
1、強化改制后的公證質量管理
公證質量出現錯假證的重要根源不外素質、利益兩個方面。素質不高出現錯假是必然的，同時，片面追求經濟利益也必然會出現錯假證。因此，必須強化改制后的公證質量管理，認真研究改制后出現的新情況、新問題，主動與有關部門協調，把對改制公證處的鼓勵政策落到實處，如就公證處的稅費負擔問題同稅務、物價等有關部門協調，使公證處的稅費負擔合理化，切實解決落后地區公證人員的養老、醫療保險，落實公證員的最低生活保障，做到“不為五斗米折腰”；進一步同當地法院和有關行政部門加強溝通，把公證質量、效力進一步落到實處。
2、建立省級公證員培訓基地
安徽省公證員協會應在省司法廳的支持下，結合司法行政教學資源，把安徽省警官職業技術學院作為全省公證員培訓基地。從授課教師、課程安排到組織培訓應有詳盡的規定，要體現培訓工作的嚴肅性和規范性，最大限度保證學習效果。同時，與外國公證人協會建立友好協會關系，定期組織公證員到國外考察、學習、交流。
3、建設公證管理局域網
建立公證管理局域網，實現公證處與公證處、公證處與各級公證管理機關的公證數據的及時傳輸、抵押物的查詢、公證業務信息的及時處理、虛假證明材料的快速通報、法規數據庫的資源共享，公證檔案的統一管理、查詢等；實現公證處內部各個環節的計算機自動化管理、公證書的自動生成、公證書自動報警系統等；建立相關論壇，讓承辦公證員在實際工作中遇到的問題能夠及時地與各地的公證人員進行業務交流。
4、制定公證質量管理規范
公證管理部門要從對公證處和公證員的微觀管理，從對公證業務個案的指導，轉變為管好公證的大政方針，維護公證行業的良好形象和崇高的社會信譽。省級司法行政機關要與時俱進，制定反映時代特征、符合現實要求的《公證質量管理辦法》；編寫《常用國內民事公證詞范本》、《常用涉外及涉港澳臺民事、經濟公證詞范本》；對翻譯涉外公證文書的翻譯公司進行登記備案。
5、建設公證過程中嚴密的環節銜接的質量管理體系
質量是企業的生命，也是公證處的生命。公證處要在社會主義市場經濟的大潮中站穩腳跟，擴大公證服務份額，唯一可以依靠的就是加強公證的效力和服務的質量。公證處要努力改變傳統的管理模式，變注意個人自律而忽視健全制度的地位為強化公證服務過程中的申請、受理、審批、出證等嚴密的環節銜接和嚴格的質量監督，實現公證質量業績的持續改進。持續改進的最終目的是提高公證處的有效性和效率，包括從確定、分析現狀、建立目標、尋找解決辦法、實施解決辦法、測量實施結果直至監督等一系列不斷循環。持續改進的關鍵，在于公證的各個環節如齒輪一樣精密嚙合，通過分工負責，全處公證人員共同參與，保障完善。
6、設立公證質量救濟制度
公證質量過錯追究責任制，賠償責任制的建立，確實維護了當事人的合法權益，但對公證質量本身卻沒有救濟手段�，F實中，除了交納收費總額的3％公證賠償基金外，沒有更有效的手段。
司法行政部門看到了錯、假證就大肆渲染，認為發現了典型，諸不知，人民法院二審改判的案件、審判監督程序發回重審的案件相對于原審應該說都是錯案，但社會的反響卻小得多。司法行政是否也能建立這樣一種救濟制度，以達到公證質量的自我完善，自我發展的境地。
7、建立學習型公證處
創建學習型公證處是時代發展對公證工作的必然要求。要在公證處牢固樹立“人人學習，終生學習”的現代理念，使學習成為公證處人員的基本生存方式，成為一項新的管理模式。
⑴、要把讀書作為創建學習型公證處的重要基礎和前提
創建學習型公證處，必然大量涉獵各個門類的知識，兼收并蓄，這樣在研究進才能有雄厚的基礎。同時，我們現在處在一個信息化、網絡化的時代里，網絡的發展對我們的學習提出了新要求、新手段，我們不僅要讀書，還要注重網絡學習。
�、�、要把課題性研究作為最基本的學習方式
要圍繞公證處這一組織開展專題研究，把“博”與“專”結合起來，把“工”與“學”結合起來，把“個體研究”與“團隊創新”結合起來。
�、恰⒁雅囵B公證人員的系統思考能力作為重要內容
搞好全體公證人員的學習，除了多讀書、勤學習外，更重要的是獨立思考，系統思考能力的養成。通過持久的學習和鍛煉，努力使全體公證人員成為有豐富思想、獨到見解的人，成為對公證事業有較大貢獻的人。
�、�、要把建立動力強大的激勵機制作為根本保障
要將學習與公證實績考核結合起來，與獎懲辦法結合起來，形成一套科學合理、細致完善、操作性強的激勵機制，不斷激發全體公證人員創建學習型公證處主動性、創造性。
8、有限的確定公證案件的拒辦
公證事業的發展和公證服務領域的擴大，公證事項越來越多，涉及面越來越廣，影響越來越大。但對于新出現的事項，如果不深入調查、核實，不嚴格程序辦證，不僅起不到預防糾紛的作用，反而會給經濟詐騙活動披上合法的外衣，以致造成重大損失和惡劣影響。因此，對下列公證事項應當拒辦：
⑴、回報率高、履約期長的種植、養殖合同。如2002年一男子稱要在宣城市開發蘆薈市場，申辦公證，承辦公證員審查后，要其提供擔保后再出證，事隔幾個月后，報紙就報道了蘆薈開發的騙局。
�、�、影響面廣、責任重大的集資、承包事項。如有的村未經鄉、鎮人民政府批準，擅自將山林承包給集體經濟組織以外的人。
⑶、沒有法律依據，也不符合民事法律精神的公證。如一個體戶聲稱要做“明明白白的商人”，將一筆保證金存入公證處，保證商品在成本價出售。
⑷、投入大，收益少要求給回扣的事項。
安徽省宣城市公證處
電話：0563－3021349、3021802
郵編：242000
電子信箱：notary1964@hotmail.com
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