【優選】公司文件管理制度
在充滿活力，日益開放的今天，我們可以接觸到制度的地方越來越多，制度是國家機關、社會團體、企事業單位，為了維護正常的工作、勞動、學習、生活的秩序，保證國家各項政策的順利執行和各項工作的正常開展，依照法律、法令、政策而制訂的具有法規性或指導性與約束力的應用文。大家知道制度的格式嗎？下面是小編為大家整理的公司文件管理制度，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。
公司文件管理制度1
總則：為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統計、銷毀等工作，維護檔案的完整和安全，特制定本制度。
適用范圍：適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。
一、文件的收集
公司需收集文件的范圍：凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價值的文件、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊、照片等都要齊全完整地收集，具體內容包括：
1、上級機關召開的需要貫徹執行的會議的主要文件材料及上級機關頒發的要求公司執行的文件；（主要收集部門：行政部）
2、上級領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等材料；（主要收集部門：行政部）
3、公司經濟活動中與外單位的來往信件、合同、協議。（（主要收集部門：行政部）
4、會議文件，包括本公司重要會議形成的文件、紀要、決定等；（主要收集部門：行政部）
5、公司制訂的計劃、統計、預算、決算及工作總結；；（主要收集部門：行政部）
6、公司的請示與上級批復文件（主要收集部門：行政部）
7、公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結、報告；（主要收集部門：行政部）
8、公司的統計報表、統計分析材料（包括計算機電子盤片等）、財務報表、憑證、帳簿、審計等文件材料；（主要收集部門：財務部）
9、公司內部組織機構在工作中形成的重要文件材料；
10、公司領導在公務活動中形成的重要信件、電話記錄；以及公司對外交流的文件、協議、報告等；（主要收集部門：行政部）
11、公司基本建設工程施工竣工、購置大中型設備的文件材料，公司直接管理的科研、建設項目的科技文件材料；（主要收集部門：財務部、行政部）
12、公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織機構、人員編制等文件材料；（主要收集部門：行政部）
13、公司的歷史變革、大事記、年鑒、反映公司重要活動的剪報、聲像材料、榮譽獎勵證書、有紀念意義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料；（主要收集部門：行政部）
14、公司制定的章程、制度等文件材料；（主要收集部門：行政部）
15、公司干部任免（包括備案）、調配、培訓、專業技術職務評定、聘任、員工名冊、報表以及職工的錄用轉正、定級、調資、解雇（職）等工作及干部獎懲等文件材料；（主要收集部門：行政部）
16、公司員工檔案轉移的介紹信及存根；（主要收集部門：人力資源及行政部）
17、公司財產、物資、檔案等的交接憑證、清冊；（主要收集部門：財務部、行政部）
18、公司重大活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結、重要簡報、會議紀要、記錄聲像材料、有參考價值的資料、互贈禮品清單、工作來往文件等；（主要收集部門：行政部）
20、公司營業執照、稅務登記證等重要文件（主要收集部門：人力資源及行政部）
21、各項目完成后專業圖文的最終版本電子版，最終定稿版硫酸圖、總院圖審批復稿件。（主要收集部門：曬圖室）。
二、立卷歸檔
文件立卷應根據其相互聯系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的.齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。
（1）各專業都要建立健全個專業的文件、圖書等材料，由各部專業集中統一保管。
（2）歸檔的文件材料必須按年度立卷，業務范圍及當年工作任務，編制文件材料的編號類別。
（3）文件承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。
（4）卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。
三、檔案保管
1、檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。
3、底圖入庫要認真檢查，平放或卷放。
4、庫藏檔案要定期核對，做到帳物相符。發現破損變質及時修補或復制。
四、檔案借閱
1、借閱檔案必須當面查點清楚，并辦理借閱手續。借閱的案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。
2、借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場所，不得讓無關人員翻閱。
3、借閱時間最長不得超過一個月，卻因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續借手續。
4、歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，并在借閱登記簿上及時注銷。
5、凡需借閱、抄錄絕密級重要數據資料，必須經公司領導批準，否則一律不準借閱、抄錄、復印。
6、底圖一般不予外借。
五、檔案銷毀
經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
六、檔案保密
1、檔案工作人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設鎖，無關人員不準接觸。
2、不得傳播、議論有關機密問題。
3、檔案資料不準帶到公共場所。
公司文件管理制度2
(一)意義
(二)文件檔案的類別與形式
公司文件檔案包括以下各類別的書面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤存藏、磁盤存藏)形式。
1.公司法律文件:公司章程、批準證書、營業執照、驗資報告、審計報告、企業代碼、銀行稅務登記等
2.公司董事會文件:董事會構成、股本構成、董事會決議、記要等
3.公司管理制度:公司運營、行政、財務、業務管理制度、文本、流程
4.公司財務資料:各類總、分帳冊、報表、單據、憑賬、報告等
5.公司人事薪資:人事結構、錄用考核文件、薪資結構、薪資表、獎金計劃及分配記錄、獎懲記錄、保險計劃及記錄《勞動合同》等
6.公司經營策略規劃:客戶需求分析、市場分析、各種調查分析、營銷策略、公關網絡、實施計劃等
7.公司客戶名冊:客戶名冊、服務合同、協議、策略聯盟協議、客戶拓展、防談名冊及記錄等
8.公司業務文件:公司各項對外服務的內部管理制度、流程、文本及有關方法培訓資料、報價體系等
9.公司客戶服務文件:服務過程中與客戶溝通產生的往來傳真、往來函、建議書、分析底稿、調查底稿、客戶提供之資料等
10.公司客戶檔案:已結案客戶的`完整檔案,包括客戶服務資料及公司各種服務文本、方案、策劃、設計成果等
11.公司專業資料:公司搜集的各種業務文本、流程、制度、企劃書、顧問服務理論、方法、同業服務成果、各類行業資料、公司由政府主管部門獲取及購買的政策法規、公司各類剪報等
12.公司圖書、雜志:公司由公開發行系統購買、訂購的各種圖書、雜志
13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報告、批復、外來文函
14.公司宣傳資料:公司對外宣傳廣告用之公司介紹、業務介紹、互聯網主頁介紹等。
公司文件管理制度3
第一章總則
第一條為了保守國家秘密和xxxx投資集團有限公司(以下簡稱集團公司)的企業秘密，維護國家利益和集團公司利益，保障集團公司投資、經營、管理工作的順利進行，根據《中華人民共和國保密法》和有關規定，制定本辦法。
第二條國家秘密是關系國家的安全和利益，遵照法定程序確定在一定時間內只限一定范圍的人員知悉的事項；企業秘密是關系集團公司、所屬企業及其子企業的安全和利益，依照一定程序確定，在一定時間內只限一定范圍的人員知悉的事項和信息。
第三條集團公司所屬企業都有維護國家秘密和集團公司企業秘密的責任，集團公司全體員工都有保守國家秘密和企業秘密的義務。
第四條集團公司保密工作的主要任務是貫徹執行《中華人民共和國保密法》及省委、省政府有關保密工作的規定和要求，不斷加強保密工作，確保國家秘密和企業秘密的安全，維護集團公司的利益。
第五條集團公司保密工作貫徹突出重點、積極防范、內外有別，既確保國家秘密、企業秘密，又便于各項工作開展的方針。
第六條集團公司綜合事務部在集團公司保密委員會統一領導下，具體負責集團公司保守國家秘密和企業秘密的工作，并指導所屬企業的保密工作。
第二章秘密的范圍和密級
第七條根據集團公司的企業性質和日常工作的特點，集團公司企業秘密包括下列事項:
(一)集團公司的發展戰略和發展規劃，重大戰略部署和投資決策、經營中的秘密事項；
(二)集團公司年度計劃、未下達的考核及評價指標，未公開的財務數據；
(三)集團公司未公開的重大經營決策以及為決策所提供的資料、數據及其他秘密事項；
(四)有關集團公司及所屬企業重組、兼并、破產、關閉中涉及的秘密事項；
(五)集團公司重要投資項目的可行性研究、財務分析及涉及投資項目的其他秘密事項；
(六)歷年投資、經營、管理活動中形成的.重點科技成果，發明創造的關鍵技術、工藝、參數，重大科研項目的開發規劃等秘密事項；
(七)集團公司重要會議記錄、會議專題報告和重要會議召開之前涉及的秘密事項；
(八)人事檔案、未公布的人事任免、工資分配、人員獎罰方案等事項；
(九)查處重大違紀、審計等案件所涉及的秘密事項；
(十)日常工作中形成的，根據省委、省政府的有關規定應當保守的秘密事項。
第八條在日常工作中涉及的國家秘密事項，根據有關法律、法規確定。
第九條國家秘密和企業秘密按其性質分為絕密、機密、秘密三個等級。
第十條屬于集團公司企業秘密的文件、資料，應當按規定標明密級。秘密文件、資料密級和保密期限的確定，由經辦部門或承辦人提出，報集團公司有關領導審批。在辦文結束后，交集團公司綜合事務部保密室存檔。
第十一條已歸檔保存的文件、資料的密級，由保密員根據其內容和保密期限，經有關領導批準后，定期進行調整:
(一)凡已批準對外公開或已超過保密期限，不再需要保密的文件、資料，予以解密；
(二)凡秘密程度已經降低，但仍要在一定范圍或時間內保密的文件、資料，予以降密；
(三)凡隨時間推移，內容需加以保密或限制使用范圍、領域的文件、資料，予以重定密級。
第三章保密措施
第十二條屬于國家秘密的文件、資料和其它物品的制作、收發、傳遞、使用、復制、保存和銷毀，應嚴格按國家保密工作的規定和程序處理:
(一)未經原確定密級的單位確認或者上級機關批準，不得復制、摘轉；
(二)收發、傳遞和外出攜帶，必須按照國家規定程序辦理手續后由保密員或集團公司有關領導指定的人員負責，并采取必要的安全措施；
(三)必須在保密措施完善的設備或場地中保存。
集團公司及所屬企業在對外經濟往來與合作中需提供的文件、資料，內容如涉及國家秘密的，應按有關法律和法規規定程序辦理。
第十三條屬于集團公司企業秘密范圍的文件、資料和其它物品的制作、收發、傳遞、使用、復制、保存和銷毀，應按國家保密工作有關規定和本辦法要求處理:
(一)未經集團公司有關領導批準，不得復制、摘轉；
(二)收發、傳遞和外出攜帶，由保密員或集團公司領導指定人員負責，并采取必要的安全措施；
(三)必須在保密措施完善的設備或場地中保存。
集團公司及所屬企業在對外經濟往來與合作中需提供的文件、資料，內容如涉及集團公司企業秘密的，應按本辦法規定程序報請集團公司有關領導或所屬企業領導批準。
第十四條舉行涉及國家秘密或集團公司企業秘密的會議和進行其它具有保密要求的活動，應采取保密措施，并對參加人員進行保密教育，提出具體要求，其正式會議記錄由集團公司保密室保存。
第十五條集團公司根據需要設專職保密員(機要秘書)，負責保密的具體工作。所屬企業也必須按規定配置專職或兼職保密員。
第十六條專、兼職保密人員必須具備較強的政治責任感、思想水平和專業素質，熱愛本職工作，有事業心和進取心。
第四章保密委員會工作職責
第十七條集團公司設保密委員會，在省保密局和集團公司黨委的統一領導下，指導、部署和檢查集團公司及所屬企業的保密工作，其工作職責主要有：
(一)貫徹、執行黨和國家以及省委、省政府的有關保密工作的方針、政策和規章制度；
(二)依照《中華人民共和國保密法》，擬定集團公司保密工作的規章制度和細則，并貫徹落實；
(三)指導、監督集團公司及所屬企業的保密工作，確保保密工作有人管、管到位，責任落實；
(四)結合典型事例，定期開展保密宣傳教育工作，增強全體員工的保密觀念；
(五)定期召開集團公司保密工作會議，總結工作經驗，制定工作計劃；
(六)嚴肅處理失、泄密事件，并根據情節輕重，提出處理意見；
(七)定期組織保密人員進行業務培訓，提高保密工作人員業務素質；
(八)規劃、指導、實施集團公司現代辦公設備的保密技術和保密措施，監督、檢查和落實集團公司本部及所屬企業計算機、辦公網絡及辦公自動化系統的保密措施；
(九)加強對可能接觸或掌握重大秘密的工作人員的防泄密、保密教育，完善電話通訊和辦公自動化系統管理的保密制度，努力提高保密技術防范能力；
(十)積極開展調查、研究解決保密工作中出現的新問題；
(十一)積極完成上級交辦的其它保密事項。
第五章獎勵與處罰
第十八條具有以下情形之一的，應當給予獎勵:
(一)長期從事保密工作，維護國家和集團公司的利益，作出較大貢獻的；
(二)在改進保密技術、措施等方面成績顯著的；
(三)在緊急情況下，保護、搶救國家秘密或集團公司的秘密文件、資料的；
(四)同搶劫、盜竊、毀壞、出賣國家秘密或企業秘密文件、資料及其物品的行為進行斗爭，以及對檢舉、揭發，破案有功的。
第十九條具有以下情形之一，根據情節輕重，給予紀律處分或依法追究刑事責任:
(一)違反保密紀律、玩忽職守、泄露或遺失國家秘密或企業秘密文件、資料的；
(二)對竊密或重大泄密行為不制止、不斗爭、不報告的；
(三)對揭發檢舉竊密、失密、泄密的人進行報復的；
(四)利用國家秘密或企業秘密進行非法活動的。
第六章附則
第二十條集團公司所屬企業應根據法律有關規定和本管理辦法的要求，制定本企業的保密工作管理辦法，報經集團公司批準后執行。
第二十一條本辦法經集團公司總經理辦公會議通過后執行，由集團公司保密委員會負責解釋。
公司文件管理制度4
一、總則及范圍
為了保持公司技術部的技術文件；項目資料；項目預算單、決算單的完整性，避免混亂，特制定本標準。
本標準適用于技術部的技術文件；項目資料；項目預算單、決算單的管理。
二、管理業務與分工
1.技術部負責人。負責本制度的制定及有關技術文件各項管理業務的審批及有關事項的確定。
2.技術員。負責總則中所述文件的保管、收發及按本制度進行技術文件的管理工作。
三、管理內容與要求
1.技術文件的種類
（1）技術類文件
由技術部負責的圖紙及各類工藝規程、工藝卡片、作業指導書。
（2）管理類文件
由技術部負責的項目的合同；項目資料；項目預算單、決算單等。
2.文件登記
（1）技術部必須建立《技術文件管理臺賬》，掌握技術部全__文件的情況。其臺賬應包括：編號、名稱、數量、文件編制時間。
（2）文件接收后，技術員應及時對文件進行分類編號并作記錄。
3.文件的歸檔及保管
技術文件的保管由技術員按檔案類型進行保管。
4.文件的借用
（1）文件的借閱應開具借條并由技術部領導批準，方可借閱。
5.文件的`修改與審批
（1）當某專業的工程技術人員或使用單位的有關人員提出對不合理或者已經落后的技術文件時，由技術部該專業的工程師（或專業的業務負責人）分析確定是否需要修改。
（2）技術文件確定修改后，由技術部該專業工程師（或專業的業務負責人）填寫《設計更改單》。
《設計更改單》應包括下列內容：
（a）技術文件名稱、編號、或圖紙名稱、圖號；
（b）更改理由；
（c）會審意見、會審簽名；
（d）設計、工藝負責人簽名；
（e）修改內容和修改要求（以圖紙和文檔形式表現）。
（3）技術文件的xx與批準
一般性的內容更改只須將填好的《設計更改單》交技術部負責人進行xx和簽字批準即可。重大內容的更改與涉及安全、質量、投資等影響面較大的內容更改由技術部召集有關人員參加審定，會議通過審定后，由技術部負責人簽字后交公司批準。
（4）技術員接到《設計更改單》后，應立即著手工作，更改時，必須把已發出和保存、儲備的技術文件一次全部修改完畢以保證技術文件的統一性（圖紙更改后的發放除執行發放規定外，應同時將舊圖紙收回并登記）。
（5）技術文件的管理應以紙質和電子版形式存檔（在登記時應作出標記）。
公司文件管理制度5
1、目的
規定本公司文件資料的編寫、批準、發布、更改、保存和作廢等活動以及適用外來文件的控制要求,確保公司各項工作正常開展和保存必要的證據。
2、適用范圍
適用于本公司內部文件的編寫、收發、控制及資料保管和外來文件的管理。
3、職責
3.1各職能部門負責工作文件的編寫、收集和存檔。
3.2綜合管理部負責業主檔案的管理與控制。
3.3辦公室負責文件發放、存檔、資料保管以及文件的處理。
3.4辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。
4、相關文件
《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3
《質量記錄控制程序》q/ph-qp-4.2.4
5、工作程序和管理辦法
5.1文件的產生
5.1.1各相關部門根據工作需求編寫文件。
5.1.2總經理助理對文件進行審核。
5.1.3總經理審批通過的文件由辦公室打印和發放,作為非受控文件生效。
5.1.4辦公室對生效的文件印制,必須使用[印制文件登記表](qr-wd01-02-01)。
5.2文件、資料的類別
5.2.1受控文件
a)內業資料;
b)圖紙資料;
c)按照質量體系的控制要求進行管理的文件;
d)在質量體系中引用的法律、法規和外來文件;
e)與服務過程有關的合同協議;
f)業主檔案(如:公共合約、用戶登記表等,屬于業主財產,由綜合管理部管理與控制,具體執行[顧客財產控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。
管理與控制具體執行[文件控制程序](q/ph-qp-4.2.3)。
5.2.2非受控文件
與公司經營和服務工作范圍相關的文件作為非受控文件管理,辦公室應對其進行分類和編碼,以便于歸檔,根據目前公司現有的非受控文件,可分為:
a)內行文、外行文:1
b)未被質量體系引用的外來文件:2
c)與服務過程無關的合同協議:3
d)未被質量體系引用的法律法規:4
e)行業標準性文件:5
f)照片、錄像帶:6
g)電腦貯存:7
5.3文件、資料目錄的索引號
x-x.x-xx
文件盒編號
同號柜序列號
文件柜編號
文件類別編碼
5.4文件、資料歸檔與管理
5.4.1各職能部門對各種工作文件進行編寫、收集、整理和存檔,并匯總到辦公室統一管理。
5.4.2辦公室負責文件、資料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。
5.4.3辦公室負責對文件、資料的管理和保護,文件、資料應分門別類包裝和存放,對于需存檔的文件、資料要及時存檔,并建立[存檔備案資料目錄](qr-wd01-02-02),注明文件類別、索引號、份數等,如用必要還應有內容說明。并在檔案柜上貼好存放文件的索引號范圍。確保調用、借閱文件、資料時易于識別和檢索,便于對文件資料的保管。
5.5文件、資料的發放
5.5.1文件應按各職能部門工作性質和范圍發放,由辦公室制定[文件分發登記表](qr-wd01-02-03),注明發放范圍、數量、分發號等,并要求領用人在[文件分發登記表]上簽領,以便對發放的文件進行統計和檢查。
5.5.2辦公室在文件發放的過程中不得誤發、遺失,發現文件誤發時應立即追回,同時作好文件的補救工作。
5.6文件資料的調用、借閱與歸還
5.6.1借閱者應在[文件、資料借閱登記表](qr-wd01-02-04)上詳細注明文件、資料的`編號和圖號,并按時歸還和辦理歸還手續
5.6.2借閱的文件、資料未經允許不得復印、摘抄、外借和傳播。
5.6.3借閱的文件、資料歸還時,辦公室應對文件資料是否完好進行檢查,若文件、資料受損的,借閱者應闡述受損原因,并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明,因人為因素造成的應追究當事人的責任。
5.6.4機密性文件的調用與借閱規定
a)a級機密文件資料:公司年度計劃、公司年終報告總結及公司章程、董事會決議,公司財務報表、法律訴訟文件等的調用與借閱需經總經理批準。
b)b級機密文件資料:業主檔案,公司員工檔案、公司規章制度、公司經營專項審批文件等的調用與借閱需經辦公室主任批準。
c)c級機密文件資料:內業資料和技術性圖紙資料、法律法規類文件的調用與借閱需經有關部門負責人批準并向辦公室聯系辦理。
d)行業主管借閱文件、資料的僅限于b級機密和c級機密文件、資料。
e)業主(用戶)因工作需要借閱文件、資料的,僅限于技術圖紙和已張貼在公共場所的文件。
f)外來單位借閱、調用文件、資料的限于國家執法部門,如公安機關、檢察機關、法院等單位因工作和偵破案件需要的,可以給予協助與配合,但在此之前應檢驗和登記來訪單位和人員的證明文件和相關證件,由辦公室主任向總經理請示后親自辦理。
g)以上文件資料的調用與借閱按5.5.1、5.5.2和5.5.3條款執行。
5.7文件的復制、破損和丟失
5.7.1未經允許,不得隨意復印公司的文件資料,如因工作需要復印文件,須經辦公室主任批準,并在[文件復印登記表](qr-wd01-02-05)上填寫復印文件的名稱,復印數量,并簽名。
5.7.2文件使用人應對文件妥善保管,當文件破損嚴重影響使用或丟失時,應填寫[文件補發申請表](qr-wd01-02-06),由辦公室主任批準,辦理更換手續。補發新文件時應收回破損文件,并應給予新的分發號,新的分發號延續原來文件分發號。
5.8文件、資料的更新
文件增加條款和更新時應及時更換,保證在使用處獲得有效版本。
5.9文件的作廢與銷毀
5.9.1內容不適用于公司運行或超過有效期限的文件,經過總經理過期審批后給予作廢或銷毀處理。
5.9.2在分發過程中發現文件遺失或在使用過程中文件破損嚴重和丟失的,應向上級匯報,經總經理審批后,給予作廢處理。
5.9.3作廢文件蓋作廢章,留一至兩份備案,其余銷毀。文件銷毀處理時需兩個人進行,一人實施,一人監督。
5.9.4辦公室對于作廢和銷毀的文件,應在[作廢、銷毀文件登記表](qr-wd01-02-07)上注明作廢或銷毀文件的編號、版本號和分發號作廢,并向各部門書面發布作廢聲明,防止誤用。
6、使用的記錄表格
序號
名稱
編號
存放地點
存放時間
1
[印制文件登記表]
qr--wd01--02--01
辦公室
一年
2
[存檔備案資料目錄]
qr--wd01--02--02
辦公室
長期
3
[文件分發登記表]
qr--wd01--02--03
辦公室
一年
4
[文件、資料借閱登記表]
qr--wd01--02--04
辦公室
一年
5
[文件復印登記表]
qr--wd01--02--05
辦公室
一年
6
[文件補發申請表]
qr--wd01--02--06
辦公室
一年
7
[作廢、銷毀文件登記表]
qr--wd01--02--07
辦公室
一年
起草人:審核人:審批人:
日期:日期:日期:
公司文件管理制度6
第一條檔案的定義與范圍
檔案是指過去和現在的公司各部門及員工在從事業務、企業管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、帳冊、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
第二條檔案管理的原則
檔案管理分為統一管理和分散管理相結合。即公司檔案由總經理辦公室統一管理,各部門除已移交總經理辦公室的檔案外,其它檔案文件由部門自行保管,以便于及時利用,維護檔案文件的完整與安全。
第三條檔案管理的責任部門和責任人
公司總經理辦公室為公司檔案的主管部門,設專門的檔案管理人員,負責管理公司的各類檔案,做好登記、歸類、保管、索引、提供利用,并負責對各部門資料管理員進行工作指導、監督和檢查;
各部門設有資料管理員,負責本部門資料管理,并接受公司檔案管理員的監督和檢查。
第四條歸檔的范圍
1.公司證照及企業設立和變更的申請、審批、登記以及終止等方面的文件材料(包括企業的章程及投資各方簽訂的合資、合作合同);
2.公司與有關單位簽訂的各種合同、協議書等;
3.公司會議記錄、紀要和決定(包括發布的通知、通報、機構調整、任免、獎懲以及公司的規章制度);
4.公司制訂的`計劃、統計、預決算、工作總結;
5.公司對外的正式發文與有關單位來往的文書、招投標文件等;
6.公司的各類申請、請求與相關部門的批復;
7.財務、會計及其管理方面的文件材料,公司歷年來的憑證、賬本等;
8.公司法律事務管理方面的文件材料;
9.公司各項目的技術圖紙等資料;
10.反映公司歷史沿革及公司重大活動的電子版照片及音像資料;
11.其它對公司具有利用價值和保存價值的文件資料(含各類載體,如電子文本等);
12.公司歷年獲獎資料。
第五條歸檔要求
整理辦法:分為文書檔案和工程項目檔案(竣工工程檔案立卷,未竣工工程資料整理成冊)。
1.歸檔的文件材料,應按照自然形成、保持歷史聯系的原則,結合歸檔要求和文件內容進行歸檔。
2.在一個卷內(檔案袋、盒)的文件資料要有清晰的《卷內文件目錄》,并且按項目、內容或文件形成時間,系統的排列。
3.案卷標題要簡明準確,整理好的案卷要確定保管期限,原則上分為永久、長期(十年以上)、短期(十年以下)三種。確定保管期限的基本原則是:
（1）對公司有長遠利用價值的檔案應永久保存;
（2）對公司在一定時期內有利用價值的檔案分別為長期或短期保存;
（3）凡是介于兩種保管期限之間的檔案,其保管期限一律從長。
4.按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫《卷內備考表》。
5.全部案卷組成后,要對案卷作統一排列并編寫檔案號,然后逐卷登記,填寫《案卷總目錄》。
第六條過程管理
屬于公司保管的檔案文件:各部門資料員做好平時文件的預立卷工作,并在每月初或事件結束后將上月需歸檔的文件整理成冊移交總經理辦公室保管,任何人不得據為已有。
第七條檔案銷毀規定
公司檔案文件銷毀:檔案在超出規定保存期限一年后,可由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員整理出庫進行銷毀。銷毀檔案時必須慎重從事。銷毀前由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員一起將需要銷毀的資料列出銷毀清單,由資料所屬部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》進行申請,報銷毀資料所屬部門的部門經理、主管副總審批,最后經總經理同意后,兩人以上執行銷毀程序,并在銷毀清單上簽字確認,公司檔案管理員全程監督。銷毀檔案要嚴格執行保密規定,銷毀清單由公司檔案員留存,以便備查。
部門檔案文件銷毀:部門形成的文件資料無利用價值時,可由本部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》。提出銷毀申請,部門經理審批同意后,兩人以上執行銷毀程序并簽字確認。銷毀清單由本部門資料員留存,以便備查。
第八條檔案借閱
1.因工作需要借閱存在總經理辦公室的公司檔案的,應事先填寫檔案借閱單,逐級審批,經總經理同意后方可借閱。
2.員工不得攜帶公司原件材料外出,確因工作需要外帶時,需在填寫檔案借閱單時注明外帶原因,待總經理審批同意后方可外帶,用畢歸還。
3.借閱檔案者必須對所借檔案妥善保管,不得私自復制、調換、涂改、污損、劃線等,更不能隨意亂放,以免遺失。
4.部門檔案借閱由資料員填寫《文件資料發放、借用記錄表》做好記錄,借閱人簽字確認,并按時歸還。
5.總經理辦公室統一管理公司資料復印件。公司檔案管理員或總經理辦公室秘書需要在文件資料復印件上加注“僅供…使用”的用途說明。
第九條檔案備份規定
公司所有有價值的文件、報表、業務資料等檔案,須存有電子掃描文檔,無法電子掃描文檔的,必須做好備份。
第十條檔案保管
1.公司檔案員在接收文件資料存檔時,必須認真驗收,填寫《文件資料移交登記表》,送檔人和接檔人均須簽字確認,完成檔案交接手續。
2.對于已存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁夾和影集等,按編號順序排列在資料柜內。
3.檔案管理員要定期對庫存檔案進行清理核對,做到帳、物相符,對破損或載體變質的檔案,要及時進行修補和復制。庫存檔案如移交、作廢和遺失時,須注明原因,保存依據。
第十一條檔案保密規定
公司所有人員均應嚴格遵守公司的保密規定,違者依據公司“獎懲條例”嚴肅處理。
公司文件管理制度7
第一節文件收發
一、公司文件由行政人事部負責起草和總經理審核簽發;須部門起草簽發的文件由部門負責人審核簽發。
二、文件簽發后,送辦公或部門文秘工作人員統一安排打字,打印后送回起草部門校對,校對無誤方能復印、蓋章。
三、文件和原稿,由辦公歸檔,保存備查。
四、屬于秘密的文件,核稿人應該注明'秘密'字樣,并確定報送范圍。秘密文件按保密規定,由專人印制、報送。
五、文件統一由辦公負責發送。送件人應將文件內容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚,并向文件簽發人報告報送結果。秘密文件和由專人按核定的范圍報送。
六、外來的文件由辦公專人負責簽收,并分類登記。由辦公主管提出處理意見后,簽收人應于接件當日即按文件的要求報送給有關部門,不得積壓遲誤,屬急件的,應在接件后即時報送。
七、傳閱文件由辦公專人負責收回,對領導指示的文件,辦公應及時組織傳達和落實。
八、報刊雜志征訂和郵件收發由辦公統一辦理。
九、財務文書由財務管理人員按照財務管理制度統一辦理
第二節文書打印
一、服務中心的文件,有打印必要時方予打印。內部遞傳的簡單請示報告或其他不需打印的文件,一般不予打印。
二、公司發文,需由起草人定稿抄正,經有批準發文權的領導簽字同意后方準打印。一般文件的打印、復印、傳真,須經所在部門負責人簽字同意后才予辦理;部門負責人不在時,可經行政人事部主管同意后辦理。
三、私人資料,不得在公司打印、復印或用公司傳真機遞送,以免影響公司的正常工作。
四、文印工作人員應認真做好本職工作,按時完成任務,保證文字和格式不出錯誤。對收到的文件資料,應及時給有關部門、人員送發,或及時通知有關人員到文印室來拿取回,不得延誤。
五、文印室人員應樹立嚴格的保密觀念,不得隨意將打印、復印或傳真資料中有關商業秘密或公司管理中須保密的事項透露給他人,不得截留任何文件。
六、文印室對送來打印、復印、傳真的文件資料,應做好登記,并在月終作統計核算。屬業務部門的,由各部門承擔費用;屬行政、管理部門的',統一歸列辦公開支。
七、要節約使用打印紙張、墨盒,盡可能雙面打印、初稿可以縮小文字和格式,要維護好打印設施設備,保證使用效率。
第三節文件書寫
一、行文類別
(一)請示:請上級指示和批準,用'請示'。
(二)報告:向上級機關匯報工作,反映情況,用'報告'。
公司管理制度體系文件文件編號:qms-wy-0203
文件名稱:日常辦公管理制度版本號:第1版修改次數:0
章節內容:公文處理管理制度第2頁共2頁
(三)指示:對下級機關布置工作,闡明工作活動的指導原則,用'指示'。
(四)布告、公告、通告:對公眾公布應當遵守或周知的事項,用'布告';向國內外宣布重大事件,'用公告';在一定范圍內公布應當遵守或周知的事件,用'通告'。
(五)批復:答復請示事項,用'批復'。
(六)通知:傳達上級的指示,要求下級 辦理或者需要知道的事項,批轉下級的公文或轉發上級、同級和不相隸屬單位的公文,用'通知'。
(七)通報:表揚好人好事,批評錯誤,傳達重要情況以及需要所屬各單位知道的事項,用'通報'。
(八)決定、決議:對某些問題或者重大行動作出安排,用'決定';經過會議討論通過,要求貫徹執行的事項,用'決議'。
(九)函:平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作,向有關主管部門請示批準等詢問和答復問題,用'函'。
(十)會議紀要:傳達會議議定事項和主要精神,要求有關單位共同遵守執行的,用'會議紀要'。
(十一)合同:適用于各種合作關系,合作事項的訂立。
(十二)其他:
1、司法文書:依據司法部門規定程序實施。
2、宣傳海報、溫馨提示、簡報:主要用于小區宣傳。
3、簽呈:下級對上級有所請示或報告時使用。
4、工作記錄表格:在管理服務工作中使用。
二、書寫格式
(一)紙張:一般a4型紙,其成品幅面尺寸為21 cm×29.7 cm。
(二)邊距:上下:2.54 cm,左右3.17 cm
(三)圖文顏色:未作特殊說明公文中圖文顏色均為黑色。
(四)排版規格:標題文用4黑體加粗,正文依次宋體、仿宋等小4號,副標題加粗,一般每面排38每行32個字。
(五)裝訂要求:左側裝訂,不掉頁。
(六)主要標題順序號:依次為一、,(一),1、,(1)。
(七)份數序號:在版面葉頁腳頁碼,多份多頁應注明份數和總頁數和順序編號。
(八)附件 :有附件的應標注清楚
(九)落款成文時間:以全稱落款,日期用漢字將年、月、日標全;'零'寫為'o',相互對稱;加蓋紅色印章居中下壓成文時間,如果落款頁沒有正文,應采取調整行距、字距的措施加以解決,。
(十)正式的紅頭文件應按照公文處理辦法書寫。
(十一)財務文書書寫按照財務管理制度和規范執行。
三、內容要求:
(一)符合國家法律法規以及地方政策,按照公司各項管理制度。
(二)內部行文要求規范嚴謹,宣傳語言應當生動活潑。
(三)內容應當符合主題思想要求,使用通俗語言,簡明平實,準確反映信息。
公司文件管理制度8
1.目的
防止在服務過程中因公用設施和服務過程無標識或標識不當導致各類不合格的發生。
2.適用范圍
適用于公司各部門的日常工作。
3.職責
3.1總經理或授權人負責公用設施、倉庫內物資、重要、危險部位及其他服務過程標識的監察。
3.2部門主管和崗位責任人負責標識的安裝和檢查。
4.方法和過程控制
4.1公用設施的標識
4.1.1機電設備按各設備名稱、設備責任人標識,標識牌掛(貼)在設備顯眼部位。
4.1.2消防通道出入口、消防設施處設置相應消防標識。
4.1.3配電室、水泵房、泳池機房、監控中心、倉庫、辦公室、公共衛生間等部位在出入口上方或門上貼上有部門名稱的.標識。
4.1.4所有設備間出入門上應有'機房重地,非請勿進'的標識。
4.1.5所有閥門上應作上標識以確認閥門開閉狀態。
4.1.6倉庫內的物資名稱和用途需掛貼于貨架或物資上,并在庫房門上貼'嚴禁煙火'的告示牌。
4.1.7樓層的標識貼于本樓層的顯著位置。
4.1.8在進天臺的通道上應有'天臺重地,非請勿進'的標識。
4.1.9變壓器和高壓環網柜上掛'高壓危險,請勿靠近'告示牌。
4.1.10游泳池必須標明水的深度。
4.1.11天臺顯眼部位應掛貼'高空拋物,手下留人'等字樣的警示牌。
4.2服務過程的標識
4.2.1高空作業時,在危險區域周邊用警戒帶圈出警戒區域,對區域內的財產要做好防護措施,并放置有'危險勿進','高空作業,注意安全'等字樣的告示牌。
4.2.2配電設備維修時,必須在開關上掛'有人工作,禁止合閘'的告示牌。
4.2.3清洗辦公室及其他較光滑位置的地面或天氣潮濕時,應在顯眼部位放置'小心地滑'的告示牌。
4.2.4在公共場所刷油漆時,如果油漆未干而現場又無工作人員時,應在顯眼位置放置'油漆未干'告示牌。
4.2.5泳池、兒童娛樂設施、會所等設施暫停開放期間,在顯眼部位掛放'暫停使用'告示牌,清潔時掛放'清潔中'字樣的標識。
4.2.6維修公共衛生間設施時,應放置'維修中'或'停用'字樣的告示牌。
4.2.7樓內保潔員在進行樓梯道、樓層保潔工作時,應在單元防盜門或明顯位置懸掛'此區域在清潔中'字樣的標識。
4.2.8對于其他有追溯性要求的服務過程(如一些清潔、保安、設備維護服務)標識,應通過制定明確的服務規范和做好質量記錄予以實現。
4.3標識的管理
4.3.1各部門自行制作的標識,必須嚴格參照公司ci手冊標識所規范的樣式,所有ci手冊所規范的標識,部門必須嚴格執行。
4.3.2各部門如需設置中英文對照標識,需將中文及譯文內容報品質主管審批。
4.3.3如發現標識已經被污染、涂抹、撕毀、破損或已失去標識意義,應及時更換、替補或撤消。
4.3.4當設置標識的位置需要更改或撤銷標識時,必須經總經理或授權品質主管同意后方可執行。
5.相關文件
《ci標識手冊》
公司文件管理制度9
文件管理內容主要包括外部來函、電郵、資料和本公司內部上報下發的各種文件、資料。按照統一收發集中管理的原則自即日起本公司各類文件外來和內發統一由總經辦歸口管理
一、收文的管理與公文的簽收
1.公司所有文件(除董事長、總經理訂啟的外)均由總經辦專人登記簽收、拆封。在簽收和拆封時，需注意檢查封口，對開口和郵票撕毀函件應查明原因。
2.對政府部門發來的文件要進行文件、文號、機要編號的核定，如果其中一項不對口應立即報告上級部門并登記差錯文件的文號。
二、公文的編號保管
1.文件拆封和簽收后應及時附上“文件處理傳閱單”作分類登記編號、保管。
2.本公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交總經辦進行登記編號保管，不得個人保存，如職工工作需要借閱的可復印或借用。
三、公文的閱批與分轉
1.凡正式文件均需由總經辦主任或行政主管根據文件內容和性質閱簽后由收發員分送領導和承辦部門閱辦，重要文件或急電應立刻呈送主管領導或分管領導閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事一般應在當天閱簽完。
2.一般性質的函、電郵、單據等可由總經辦直接分轉處理。如涉及幾個部門會辦的文件應同各部門聯系后再分轉處理。
3.為加速文件運轉收發員應在當天或第二天將文件送到領導和承辦部門如關系到兩個以上部門應按批示次序依次傳閱最遲不得超過兩天特殊情況例外。
四、文件的傳閱與督辦。
1.傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
2.閱讀文件應抓緊時間當天閱完后應在下班前將文件交收發員，閱批文件一般不得超過兩天閱后應簽名以示負責。如有領導“批示”、“擬辦意見”總經辦應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。
3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件如確系工作需要要辦理借閱手續以防止丟失泄密。 4.文件閱完后應交收發員切忌橫傳。
5.總經辦對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，并征得總經辦同意后，予以復印或摘抄原件應及時歸檔保存。
6.按照閱文范圍。一線員工。一般由有關部門定期組織學習相關文件。或由總經辦通知到單位閱文。
五、發文的規定
1.公司上報下發正式文件的權力分別集中總經辦和行政辦公室。各分公司和部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。
2.各下屬公司、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發文應分別向總經辦、行政辦公室提出發文申請并將文件底稿分別交總經辦、行政辦公室審核。總經辦、行政辦公室同意發文方可按公司發文規定設置與業務分工統一歸口以密×字、政×字發文。各分公司團體文件由總經辦批轉。
3.對公司影響較大，涉及多個以上領導分管范圍的文件，須經公司領導班子研究決定后批準簽發。其余文件均由主要領導批準簽發。
六、發文的范圍
1.凡是以公司名義、總經辦、行政辦公室名義發出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的'會議紀要和會議簡報，均屬發文范圍。
2.總經辦、行政辦公室下發文件主要用于：
(1)公布公司規章制度
(2)轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的文件
(3)公布公司體制機構變動或干部任免事項
(4)公布單位重大建設、技術、管理、政治工作、生活福利等工作的決定
(5)發布相關獎懲決定和通報
(6)其他相關重大事項
3.總經辦、行政辦公室上行文、外發文主要用于：
(1)對上級機關呈報、請示報告、處理決定
(2)同兄弟公司聯系有關重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。
4.日常工程、技術、管理、建設工作中有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管領導批準后，由各部門書面或口頭自行通知執行一般不用發文。
5.各部門如會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以部門名義用《工作簡訊》發會議紀要。
七、發文程序規定
1.總經辦、行政辦公室同意發文后，主辦部門應以公司目前方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿
2.草擬文稿必須從本公司角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫
3.文稿擬就后，擬搞人應填附發文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發送范圍、印刷份數、擬稿部門與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級
4.總經辦應根據董事長和總經理有關指示精神，相關文件規定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿部門重新擬稿
5.經總經辦審查修改后的文稿，送分管領導核稿對文稿內容、質量負責
6.對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新整理寫清楚
7.文稿審核總經辦簽署后，按批準權限的規定分別呈送董事長、總經理處審定批準簽發
8.經領導批準簽發后的文稿交總經辦收發員統一編號送打字室打印
9.文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發文稿上簽名
10.文件打字后，由總經辦派專人按數印刷，再由收發員分發并檢查落實情況。
八、文件的借閱和清退
各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門負責人同意，對有密級的文件須分管領導或總經辦主任同意后方可借閱。
借閱文件應嚴格旅行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
總經辦收發員對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。一般為月底一小清季末一中清、年終一總清。如發現文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告。
文件的立卷與歸檔范圍
1.凡下列文件統一分別由總經辦收發員負責歸檔
(1)上級部門來文包括上級對本部門報告、申請的批復(2)總經辦、行政辦公室發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、領導發言和生產工作的各類計劃統計、季度、年度報表等
(3)高層會議、行政辦公會議、中層干部會議、全體職工大會以及各種例會記錄(4)總經理辦公會議所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等(5)有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結果
(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本單位在會上匯報表言材料等(7)上級機關領導同志來單位檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本單位向上級進行匯報的提綱和材料
(8)反映本單位生產活動、先進人物事跡及領導工作等的音、像攝制品(9)單位日志和大事記
(10)單位向上級請示批復的文件及上報的有關材料。
九、立卷要求
1.文件立卷應按照內容、名稱、時間順序分門別類地進行整理歸檔。
2.立卷時要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全保持文件、材料的完整性。
3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料要及時立卷歸檔。
4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完。
十、文件的銷毀
1、對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，總經辦應定期清理造冊，并按上級有關規定辦理申請銷毀手續。
2、經審核同意銷毀的文件，應在總經辦收發員文書和正副主任以及分管領導的共同監督下銷毀。
公司文件管理制度10
一、總則
第一條、為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，根據有關規定，結合企業實際情況，特制訂本制度。
第二條、文件管理內容主要包括：上級函、電、來文、同級函、電、來文、企業上報下發的各種文件、資料。
二、收文的管理
第三條、公文的簽收
1、凡接收公文均由秘書登記簽收后分別轉交相關部門，在簽收和拆封時，秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
2、對政府部門發來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應立即報告有關部門，并登記差錯文件的文號。
第四條、公文的閱批與分轉
1、凡正式文件均需由秘書根據文件內容和性質閱簽后分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送總經理親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2、一般函、電單據等，由秘書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同主辦部門聯系后再分轉處理。
3、為加速文件運轉，秘書應在當天或第二天將文件送到總經理辦公室，如關系到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天。
第五條、文件的傳閱與催辦
1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借給其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
2、閱讀文件應抓緊時間，當天閱讀完后應在下班前將文件交秘書處，閱批文件一般不得超過兩天，閱后簽名以示負責。如有總經理“批示”、“擬辦意見”，秘書應責成有關部門和人員按文件所提要求和總經理批示辦理有關事宜。
3、閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。
4、文件閱完后應送交秘書，切忌橫傳。
5、行政秘書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放或分散，如需備查，應按照有關保密規定，并征得秘書同意予以復印或摘抄，原件應及時周轉歸檔。
三、文件借閱和清退
第六條、各部門有關人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門主管簽寫便條，對有密級的文件須秘書同意后方可借閱。
第七條、借閱文件應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾畫等。
第八條、各部門應具體指定責任心強的主管負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
四、文件的立卷與歸檔
第九條、文件的歸檔范圍
凡下列文件統一由行政秘書歸檔：
1、企業領導發出的.報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和經營工作的各類計劃、統計、季度、年度報表等。
2、各種專業例會記錄。
3、企業召開重要會議所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等。
4、有保存價值的客戶資料及處理結果。
5、企業日志和大事記。
第十條、立卷要求
1、文件的立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。
2、立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。
五、文件的銷毀
第十一條、對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，秘書應定期清理造冊并按行政有關規定，辦理申請銷毀手續。
六、附則
第十二條、本制度解釋權歸行政部。
第十三條、本制度自公布之日起執行。
公司文件管理制度11
第一節文件收發
1、公司文件由行政人事部負責起草和總經理審核簽發；須部門起草簽發的文件由部門負責人審核簽發。
2、文件簽發后，送辦公或部門文秘工作人員統一安排打字，打印后送回起草部門校對，校對無誤方能復印、蓋章。
3、文件和原稿，由辦公歸檔，保存備查。
4、屬于秘密的文件，核稿人應該注明'秘密'字樣，并確定報送范圍。秘密文件按保密規定，由專人印制、報送。
5、文件統一由辦公負責發送。送件人應將文件內容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚，并向文件簽發人報告報送結果。秘密文件和由專人按核定的范圍報送。
6、外來的文件由辦公專人負責簽收，并分類登記。由辦公主管提出處理意見后，簽收人應于接件當日即按文件的要求報送給有關部門，不得積壓遲誤，屬急件的，應在接件后即時報送。
7、傳閱文件由辦公專人負責收回，對領導指示的文件，辦公應及時組織傳達和落實。
8、報刊雜志征訂和郵件收發由辦公統一辦理。
9、財務文書由財務管理人員按照財務管理制度統一辦理
第二節文書打印
1、服務中心的文件，有打印必要時方予打印。內部遞傳的簡單請示報告或其他不需打印的文件，一般不予打印。
2、公司發文，需由起草人定稿抄正，經有批準發文權的領導簽字同意后方準打印。一般文件的打印、復印、傳真，須經所在部門負責人簽字同意后才予辦理；部門負責人不在時，可經行政人事部主管同意后辦理。
3、私人資料，不得在公司打印、復印或用公司傳真機遞送，以免影響公司的正常工作。
4、文印工作人員應認真做好本職工作，按時完成任務，保證文字和格式不出錯誤。對收到的文件資料，應及時給有關部門、人員送發，或及時通知有關人員到文印室來拿取回，不得延誤。
5、文印室人員應樹立嚴格的'保密觀念，不得隨意將打印、復印或傳真資料中有關商業秘密或公司管理中須保密的事項透露給他人，不得截留任何文件。
6、文印室對送來打印、復印、傳真的文件資料，應做好登記，并在月終作統計核算。屬業務部門的，由各部門承擔費用；屬行政、管理部門的，統一歸列辦公開支。
7、要節約使用打印紙張、墨盒，盡可能雙面打印、初稿可以縮小文字和格式，要維護好打印設施設備，保證使用效率。
第三節文件書寫
一、行文類別
（1）請示：請上級指示和批準，用'請示'。
（2）報告：向上級機關匯報工作，反映情況，用'報告'。
公司管理制度體系文件文件編號：qms—wy—0203
文件名稱：日常辦公管理制度
版本號：第1版
修改次數：0
章節內容：公文處理管理制度
（3）指示：對下級機關布置工作，闡明工作活動的指導原則，用'指示'。
（4）布告、公告、通告：對公眾公布應當遵守或周知的事項，用'布告'；向國內外宣布重大事件，'用公告'；在一定范圍內公布應當遵守或周知的事件，用'通告'。
（5）批復：答復請示事項，用'批復'。
（6）通知：傳達上級的指示，要求下級辦理或者需要知道的事項，批轉下級的公文或轉發上級、同級和不相隸屬單位的公文，用'通知'。
（7）通報：表揚好人好事，批評錯誤，傳達重要情況以及需要所屬各單位知道的事項，用'通報'。
（8）決定、決議：對某些問題或者重大行動作出安排，用'決定'；經過會議討論通過，要求貫徹執行的事項，用'決議'。
（9）函：平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向有關主管部門請示批準等詢問和答復問題，用'函'。
（10）會議紀要：傳達會議議定事項和主要精神，要求有關單位共同遵守執行的，用'會議紀要'。
（11）合同：適用于各種合作關系，合作事項的訂立。
（12）其他：
1、司法文書：依據司法部門規定程序實施。
2、宣傳海報、溫馨提示、簡報：主要用于小區宣傳。
3、簽呈：下級對上級有所請示或報告時使用。
4、工作記錄表格：在管理服務工作中使用。
二、書寫格式
（1）紙張：一般a4型紙，其成品幅面尺寸為21 cm×29.7 cm。
（2）邊距：上下：2.54 cm，左右3.17 cm
（3）圖文顏色：未作特殊說明公文中圖文顏色均為黑色。
（4）排版規格：標題文用4黑體加粗，正文依次宋體、仿宋等小4號，副標題加粗，一般每面排38每行32個字。
（5）裝訂要求：左側裝訂，不掉頁。
（6）主要標題順序號：依次為一、，（一），1、，（1）。
（7）份數序號：在版面葉頁腳頁碼，多份多頁應注明份數和總頁數和順序編號。
（8）附件：有附件的應標注清楚
（9）落款成文時間：以全稱落款，日期用漢字將年、月、日標全；'零'寫為'o'，相互對稱；加蓋紅色印章居中下壓成文時間，如果落款頁沒有正文，應采取調整行距、字距的措施加以解決。
（10）正式的紅頭文件應按照公文處理辦法書寫。
（11）財務文書書寫按照財務管理制度和規范執行。
三、內容要求：
（1）符合國家法律法規以及地方政策，按照公司各項管理制度。
（2）內部行文要求規范嚴謹，宣傳語言應當生動活潑。
（3）內容應當符合主題思想要求，使用通俗語言，簡明平實，準確反映信息。
公司文件管理制度12
1目的
規范分公司檔案資料的管理工作。
2適用范圍
適用于分公司所有檔案資料的管理工作。
3職責
3.1行政部負責分公司的文件、資料的打印、歸類、發放及登記工作,并保存分公司在管理服務活動中形成的各類檔案。
3.2各部門負責管理本部門在管理服務活動中形成的各類檔案。
3.3分公司總經理負責上報分公司文件、對外公開文件的發放審批工作。
3.4分公司總經理負責審批已過保存期檔案資料的銷毀工作。
4實施程序
4.1歸檔保存的`文件
4.1.1分公司在管理服務或公務活動中形成的工作計劃、外來文件、報告、質量記錄及與工作有關的圖表、統計資料等。
4.1.2在工作中形成的圖紙、操作說明書等技術檔案。
4.1.3在專門業務活動中形成的各種檔案,如:會議紀要、聲像檔案、工作記錄等專項檔案。
4.2文件、資料歸檔的要求。
4.2.1歸檔的文件資料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家標準。
4.2.2歸檔的文件材料要完整齊全。
4.2.3每類建設工程竣工必須有兼職資料檔案管理員參加,對其文件材料(含有關圖紙等)完整性、準確性、系統性進行鑒定和驗收。
4.2.4保持歸檔文件材料之間的歷史聯系,并進行科學分類、立卷和編號。
4.2.5案卷題名應確切反映卷內文件內容,并區分保管期限。
4.3檔案資料的保管。
4.3.1所有檔案資料均由資料管理員管理。
4.3.2存放檔案必須有專用柜架,在排列上架時,應按照類別和保管部門的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
4.3.3底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫時,要認真檢查其修改、補充情況,并在檔案資料盒內的面層上注明修改情況。
4.3.4存入膠片、照片、錄像帶、軟盤、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號順序排列在膠片柜或防火資料柜內。必要時采取復制、拷貝。
4.3.5每年一季度,對上一年度的各種資料檔案進行歸檔,并對庫藏檔案進行清理核對和質量檢查工作,做到完好、齊全。對破損或載體變質檔案,要及時進行修補和復制,發現檔案發霉或蟲害要及時消殺。
4.3.6檔案資料柜需做好防盜等設施。
4.3.7質量記錄保存期為二年。
4.4檔案資料借閱管理。
4.4.1分公司所有人員都有保護檔案、借閱檔案的權利和義務。
4.4.2分公司員工查閱檔案資料,必須辦理登記手續。
4.4.3在借閱檔案資料時,應做到以下幾點:
4.4.3.1按規定辦理登記手續,定期歸還;
4.4.3.2要愛護檔案資料,不得丟失;
4.4.3.3所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意更改、涂寫;
4.4.4借出和歸還檔案時,應辦理清點手續,由資料檔案員和借閱者當面核對清楚。
4.4.5檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當事者責任。
4.4.6調離或辭職的人員,必須辦理文檔移交后方可辦理調離手續。
4.5檔案鑒定和銷毀
4.5.1檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負責進行,鑒定小組由分公司總經理、各部門經理、資料檔案員和有關業務管理人員組成,日常的鑒定工作由行政部資料檔案員負責。
4.5.2檔案鑒定小組的任務:
4.5.2.1負責制訂檔案保管期限表;
4.5.2.2對到期檔案提出存、毀意見。
4.5.3確定保管期限原則
4.5.3.1對有長遠利用價值(如技術圖紙、操作說明書等),并能反映分公司職能活動和歷史面貌的檔案應永久保存。
4.5.3.2凡是在一定時間有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。
4.5.4鑒定工作應該每年進行一次,由資料管理員在每年1月初提出。
4.5.5鑒定中發現檔案不準確、不完整,應及時責成有關人員負責修改和補充。
4.5.6銷毀檔案的程序包括:
4.5.6.1鑒定小組應列出需銷毀檔案的清單和撰寫銷毀報告分公司總經理審批,銷毀清單及報告要保存。
4.5.6.2檔案銷毀時,由行政部經理進行監銷并在銷毀清冊上簽名。
4.5.7銷毀檔案資料時,要嚴格執行保密規定,對在銷毀檔案過程中出現失密或對分公司造成損失的,將根據有關規定進行處理。
5相關文件和質量記錄表格
5.1《檔案管理制度》
5.2《保密規定》
5.3《文件發放登記表》
5.4《文件借閱登記表》
公司文件管理制度13
為了更進一步規范公司的文件資料管理,完善公司文件資料的歸檔,實現公司全方位規范化管理的需要,特制定本制度。
一、文件、資料的來源和范圍
文件、資料的來源有兩種：接收和發放。
1、接受到文件時填寫《文件接收登記表》和《文件移交登記表》。
2、發放的文件填寫《文件發放登記表》和《文件移交登記表》。
文件、資料的來源范圍分為：公司內部文件、總公司文件和外來文件。
二、公司文件、資料歸檔的范圍和歸檔分類
本公司文件、資料應歸檔分類和歸檔范圍如下:
1、行政類:
本公司對內和對外已行文的規章制度、規定、決定、決議、通知、通報、請示、報告、批復、函件、會議紀要、公司各類證照。
2、經營業務類:
公司規劃、年度計劃、經營情況、委托書、協議書、合同、項目方案等。
3、人事類:
勞動人事檔案、勞動工資檔案等。
4、政府類：政府下發至公司的各類文件。
5、財務類:各種財務票證、票據,財務審計檔案,會計檔案,統計資料等。
6、音像類: 公司具有保存價值的圖紙、軟件、照片、光碟、音像等。
三、公司文件、資料歸檔的編制及編號
公司文件、資料的歸檔編制和編號應遵循和符合: 統一歸類、清晰明了、輕重有別、“一案一號”、便利查閱和保管的原則。遇有一案歸入多類者應先確定其主要類別進行編號。
1、本公司所有應歸檔的文件、資料,一律為文件的來源、文件的范圍和部門頭一個字的漢語拼音首字母大寫合并來做編號之首。如：公司辦公室的編號首為FNB;總公司財務部發來的文件編號為SZC;燃氣協會人事部發來文件為SWR。
2、公司文件、資料的歸檔分類按本制度第一條進行分類,代碼為:
1行政類; 2經營業務類; 3人事關類; 4政府類；5財務類; 6音像類。
3、公司文件、資料的歸檔編號按照入檔時間的先后,以年月日加十位進行歸編。
4、公司文件、資料的歸檔,應根據文檔性質的重要性和閱讀級別區分文檔的重要性和受保密度。分為“一般級”“重要級”“機密級”。以“A”代表一般級,“B”代表重要級,“C”代表機密級。“A”一般級文檔包含: 公開發布的公司經營發展大綱、經營戰略和經營方針、各類通知和通告、任命、年度總結和領導講話、一般性會議紀錄等。“B”重要級文檔包含:公司重要會議紀要、重要經營項目及決策、經營合同、公司經營情況、重要項目資料、項目合同協議等,人事檔案薪資性檔案、勞動合同,技術資料,財務資料等。“C”機密級文檔: 內控的公司經營發展大綱、經營戰略和經營規劃、經營項目及決策、戰略性的合作協議及其合同等。
5、綜上公司文件、資料歸檔的編制及編號為:文件的來源、文件的范圍和部門頭一個字的漢語拼音首字母大寫+類別+發布年月日+歸檔序號+（受密級）。
例如: 將總公司辦公室公開發布的通知歸檔為20xx年5月3日第一份檔案，其編號為: JZB12013050301(A)。
四、檔案的保管、調閱與歸還
1、巳歸檔的公司文件、資料,由辦公室統一編號后形成《文件檔案》,并根據文檔的重要性和相關性交相應部門的專管員保管。
2、巳歸檔的公司文件、資料,由專管員負責填寫《文檔管理登記表》,并按指定專柜分類進行存放和保管。并注意防霉、防濕、防火、防蟲蛀、防丟失。
3、公司檔案必須依照職務級別進行調閱。調閱時須填寫《文檔調閱申請表》。一般級公司文檔,須填寫《文檔調閱申請表》方可調閱。重要級以上文檔,須經主管領導批準后方可調閱。機密級公司文檔, 須經公司經理批準后方可調閱。
4、公司文件、資料檔案跨公司調閱, 須經公司經理批準后方可調閱,并僅限于文檔的`查閱，不得復制或帶走。
5、檔案歸還時間為《文檔調閱申請表》上填寫的時間內，歸還時必須填寫《文檔歸還登記表》。
五、歸檔保存期限
1、永久保存: 本公司章程、公司各類證照、各級批文、印鑒、規章制度、不動產所有憑證、債權債務憑證。公司規劃、年度計劃、年度經營總結、技術資料、長期項目合同、年度財務會計報表、年度統計報表。勞動人事檔案及資料、其它核定須永久保存的文檔。
2、五年保存: 根據需要須保存的文檔。財務審計檔案,會計檔案,統計資料各種財務票證、票據等按國家相關規定執行。
3、三年保存:期滿或巳解除的合同協議、完結后的項目方案、其它經核定須三年保存的文檔。
4、一年保存:部門工作計劃及其工作總結、完結后的部門請示報告、經核定己完結且無必要保存的文檔。
六、檔案的銷毀
1、原則上,應每年定期將超過保存期且無保保存價值的文檔進行清理并銷毀。
2、待銷毀的文檔由專管員填報《文檔銷毀申請表》,并經相應批準人批準后,方可進行銷毀。重要級以上文檔,須部門主管批準后方可銷。機密級公司文檔, 須經公司經理批準后方可銷毀。
3、銷毀文檔須由兩人以上共同完成,并填寫《文檔銷毀登記表》。
七、附表的管理
本制度暫定8個附表，附表的管理由檔案管理者兼管，分類管理每個附表，便于填寫和查閱。附表的編號為：啟用時的年月日+十位。
八、其它
本制度未提及部份或不夠完善的條款將在實踐中不斷完善,過去凡與本制度不符合的相關制度和辦法以本制度為準。本公司涉及文檔管理的工作人員必須嚴格遵照執行。
本制度自簽發人簽字日起生效執行。
另附：附表1《文件接收登記表》
附表2《文件移交登記表》
公司文件管理制度14
一、目的
加強文件檔案管理，規范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據。
二、適用范圍
適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。
三、術語和定義
1、檔案：指公司過去和現在各級部門及員工從事業務、經營、企業管理、宣傳等活
動中所直接形成的對企業有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦
盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、提供利用等活動。
四、職責
1、行政人事部：
1）負責公司檔案的集中管理和制度執行及檢查工作，并負責督促指導部門檔案管理；
2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監督和檢查執行情況；
3）收集、整理、分類、鑒定、統計、保管公司的檔案和其他資料；
4）負責公司檔案的利用和銷毀管理，監控檔案利用和銷毀的'全過程，確保公司檔案的安全；
5）提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；
6）負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。
2、其他各部門相關人員：
1）負責在工作變動時，做好或協助移交工作，并及時通知行政人事部；
2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復印件；
3）負責本部門文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；
4）財務部負責按規定獨立建檔保管財務檔案資料；
3、各部門檔案主管人員
公司文件管理制度15
一、文件材料歸檔
1、歸檔范圍
凡是公司及各分公司、小區經營活動中直接形成的具有保存價值的文件材料都應定期歸檔保存在公司檔案室。
2、歸檔時間
對公司規定應當立卷歸檔的材料，必須由檔案形成部門按規定收集、整理后，定期移交給本單位檔案室及檔案工作人員進行集中管理，任何部門或者個人不得據為己有或者拒絕歸檔。
（1）文書文檔(包括統計檔案以及業務部門形成的檔案)。
（2）會計檔案先在財務部門保存一年后移交檔案室。
（3）設備檔案在設備安裝后一周內歸檔。
（4）特種載體檔案，隨時歸檔。
（5）合同檔案在合同簽訂后逐步歸檔。
3、歸檔要求
（1）歸檔的文件材料必須完整、準確、系統。
（2）歸檔的文件材料必須按其規律組成案卷。
（3）歸檔材料除外部原因外原則上采用A4紙型。
（4）歸檔時必須填寫移交目錄，辦理交接手續。
（5）歸檔的材料原則上應裝訂成冊，確實不能裝訂成冊的，由經辦人說明原因，由檔案員接受不成冊的資料后裝訂成冊。
二、檔案借閱
1、借閱檔案必須履行登記手續。檔案原則上只在檔案室查閱。非機密檔案，因特殊情況需借出者，要經公司有關領導同意后并辦理借出手續，歸還時對所借檔案應予以檢查核對，并注銷。
2、借閱檔案必須經領導批準，機密以上檔案一律在檔案室查閱，不得借出。
3、外單位要查閱檔案，需經本公司有關領導書面同意批準，方可借閱，借閱人要登記簽名。
4、借閱者要愛護檔案，不得拆卷、涂改、批注、損壞和遺失，如發現以上情況，視情節按《檔案法》規定處理。
5、借閱檔案要嚴守機密，不得轉借他人，不得向借閱范圍以外的人員泄露檔案內容。
6、摘抄、復制檔案須經分管領導批準，摘抄的檔案內容必須經檔案人員核對，加蓋公章后始有效用。
7、對借出的檔案，管理人員應及時催還。
三、檔案保密
1、認真執行公司的`商業和技術保密制作，維護檔案的安全，做好公司的保密的工作。
2、檔案工作人員和借閱檔案人員，嚴格遵守保密制度，不準將檔案給無關人員翻閱，若有泄露，按保密規定處理。
3、檔案工作人員要忠于職守，遵守紀律。不得擅自涂改，拆頁和銷毀檔案，不得私自泄露檔案內容。
4、檔案室應根據《保密條例》規定的保密范圍，對全部檔案進行密級劃分。
5、借閱有密級的檔案，必須按《檔案借閱制度》有關規定辦理。
6、管理人員如有變動，必須辦理交接手續，移交時進行清點、核對，以確保檔案的完整與安全。
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