[通用]文件管理制度
隨著社會不斷地進步，越來越多人會去使用制度，制度一般指要求大家共同遵守的辦事規程或行動準則，也指在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規范或一定的規格。那么什么樣的制度才是有效的呢？以下是小編為大家收集的文件管理制度，希望能夠幫助到大家。
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文件管理制度1
施工文件管理制度是確保工程項目順利進行的重要組成部分，它涵蓋了從項目啟動到竣工驗收的所有關鍵環節的文檔管理。主要包括：
1. 設計文件管理：涵蓋設計方案、圖紙、技術規格書等。
2. 施工過程文件管理：包括施工日志、進度報告、質量檢查記錄、材料檢驗報告等。
3. 合同與變更文件管理：涉及合同文本、變更通知單、索賠文件等。
4. 安全環保文件管理：如安全規程、環保監測報告等。
5. 竣工驗收文件管理：包括驗收報告、竣工圖、工程結算等。
內容概述：
1. 文件的編制、審批與發放：明確各類文件的編制標準、審批流程及發放范圍。
2. 文件的保管與檢索：規定文件的存儲方式、期限、檢索機制。
3. 文件變更與版本控制：設定文件修訂、替換的程序，確保信息一致性。
4. 文件的使用與執行：指導如何正確使用文件，確保其在施工中的'有效執行。
5. 文件的銷毀與歸檔：規定文件的保存期限及到期后的處理方式。
文件管理制度2
一、文件管理內容
第一條
為削減發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的引導作用，結合公司的實際情況，特訂立本制度。
第二條文件管理內容緊要包含：上級函、電、來文，公司上報下發的各種文件、資料。同級相關方函、電、來文。
二、收文的管理
第三條公文的簽收：
凡來公司公啟文件（除領導訂啟的外）均由辦公室收發員登記簽收
第四條公文的編號保管：
1、辦公室收發員對上級來文拆封后應適時附上外來文件流單，并分類登記編號、保管。
2、公司外出人員開會帶回的文件及資料應適時分別送交辦公室收發員進行登記編號保管，不得個人保管。
第五條公文的閱批與分轉。
1、凡正式文件均需由辦公室主任依據文件內容和性質閱簽后，由收發員分送承辦部門閱辦，緊要文件應呈送公司領導親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避開文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2、一般函、電、單據等，分別由辦公室收發員直接分轉處理。
3、為加速文件運轉，辦公室收發員應在當天將文件送到公司領導和承辦部門，如關系到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特別情況例外）。
第六條文件的傳閱與催辦。
1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的.文件不得向外泄露內容。
2、閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交辦公室，切忌橫傳，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應簽名以示負責。如有領導批示、擬辦看法，辦公室收發員應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。
3、辦公室收發員對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件應立刻指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如確系工作需要備查，應依照有關保密規定，并征得辦公室同意后，予以復印或摘抄，原件應適時歸檔周轉，以防丟失。
三、發文的管理
第七條發文的規定：公司上報下發正式文件由辦公室負責。
第八條發文的范圍：
1、凡是以公司名義發出的文件、決議、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文范圍。
2、下發文件緊要用于：（1）公布規章制度；
（2）轉發上級文件或依據上級文件精神訂立的工廠文件；
（3）公布體制機構變更或干部任免事項；（4）公布重點經營管理、技術、生活福利等工作的決議；
（5）發布有關獎懲決議和通報；
（6）其他有關重點事項；
3、上行文件緊要用于：（1）對上級呈報工作計劃、請示報告、處理決議；
外發文緊要用于：（2）同相關單位聯系有關重點經營管理、技術、人事、物資供應等事宜。
4、在日常經營管理、技術工作中，有關圖紙、技術文件、審批工作、布置部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管公司領導批準后，由相關業務科室書面或口頭通知執行，一般不用公司文件發布。
5、各業務部門如開專題會議所作的決議，一般都不應發文，可以各業務部門名義發會議紀要。
6、各業務部門與外單位發生的一般業務聯系，可用各部門的名義對外發函（應各自編號備查）不用公司名義發文。
四、發文程序與要求
第九條發文程序規定：
1、各部門需要發文，應事先向辦公室提出申請；擬搞人應填寫《發文擬稿單》，并認真寫明文件標題、發送范圍、印刷份數、標定日期；
2、草擬文稿必需從公司角度啟程，做到情況的確、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡練、標點符號正確、書寫工整。
3、辦公室對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容欠妥、格式不符的文稿應退回擬稿部門重新擬稿；
4、經辦公室審查修改后的文稿，送主管領導核稿（對文稿內容、質量負責）；
5、對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新整理清楚；
6、需經會簽的文稿，由辦公室在交付打印前送會簽部門會簽； 7、經領導批準簽發后的文稿交辦公室統一編號打印；
8、文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發文稿上簽名； 9、文件打字后，由辦公室派專人分發并檢查落實情況。
五、文件的借閱和清退
第十條各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門負責人同意后辦公室方可借閱。
m.第十一條
借閱文件應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，定時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。 第十二條各部門應指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
六、文件的立卷與歸檔
第十三條文件的歸檔范圍：
以公司名義形成的文件統一由辦公室負責歸檔；其它部門日常工作中形成的活動資料，由各業務部門負責立卷歸檔。
第十四條立卷要求
1、文件立卷應依照內容、名稱、時間次序，分門別類地進行整理歸檔。
2、立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅持平常立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。緊要工作、緊要會議形成的文件材料，要適時立卷歸檔。
4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向辦公室移交，清單一式兩份。（交接部門各留存一份備查）。
七、文件的銷毀
第十五條對于多余、重復、過時和無保管價值的文件，辦公室應定期清理造冊，辦理銷毀手續。
文件管理制度3
(一)意義
(二)文件檔案的類別與形式
公司文件檔案包括以下各類別的書面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤存藏、磁盤存藏)形式。
1.公司法律文件:公司章程、批準證書、營業執照、驗資報告、審計報告、企業代碼、銀行稅務登記等
2.公司董事會文件:董事會構成、股本構成、董事會決議、記要等
3.公司管理制度:公司運營、行政、財務、業務管理制度、文本、流程
4.公司財務資料:各類總、分帳冊、報表、單據、憑賬、報告等
5.公司人事薪資:人事結構、錄用考核文件、薪資結構、薪資表、獎金計劃及分配記錄、獎懲記錄、保險計劃及記錄《勞動合同》等
6.公司經營策略規劃:客戶需求分析、市場分析、各種調查分析、營銷策略、公關網絡、實施計劃等
7.公司客戶名冊:客戶名冊、服務合同、協議、策略聯盟協議、客戶拓展、防談名冊及記錄等
8.公司業務文件:公司各項對外服務的內部管理制度、流程、文本及有關方法培訓資料、報價體系等
9.公司客戶服務文件:服務過程中與客戶溝通產生的往來傳真、往來函、建議書、分析底稿、調查底稿、客戶提供之資料等
10.公司客戶檔案:已結案客戶的.完整檔案,包括客戶服務資料及公司各種服務文本、方案、策劃、設計成果等
11.公司專業資料:公司搜集的各種業務文本、流程、制度、企劃書、顧問服務理論、方法、同業服務成果、各類行業資料、公司由政府主管部門獲取及購買的政策法規、公司各類剪報等
12.公司圖書、雜志:公司由公開發行系統購買、訂購的各種圖書、雜志
13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報告、批復、外來文函
14.公司宣傳資料:公司對外宣傳廣告用之公司介紹、業務介紹、互聯網主頁介紹等。
文件管理制度4
文件管理制度對于企業的運營至關重要：
1. 提升效率：規范化的文件管理能減少尋找文件的時間，提高工作效率。
2. 保障信息安全：嚴格的權限控制防止信息泄露，保護企業利益。
3. 支持決策：準確、完整的文件資料為企業決策提供有力支持。
4. 遵守法規：符合相關法律法規要求，避免因文件管理不當引發的法律風險。
5. 傳承知識：有序的'文件歸檔有助于企業知識的積累和傳承。
文件管理制度5
一、目的
為規范文件資料的管理，防止文件治療的丟失，提高日常辦公效率，特訂立本規定。
二、適用范圍
本企業個部門文件柜、資料柜、墻柜等。
三、細則
1、各部門辦公室必需按規定的流程申請、購買文件柜。 2、各部門辦公室必需充分利用文件柜的空間，現場不的`擺放多余的和利用率低的文件柜，否則將強制收回。
3、文件柜必需定置擺放，文件柜內的物品也必需分類并定置擺放。 4、做好文件柜的標識，實在做到以下兩點。 （1）文件柜表面貼上標簽，且一律貼在門的右上角。
（2）文件柜內貼有“物品清單”，（）且一律貼在右門的左上角。 5、文件柜物品必需按“物品清單”擺放整齊。 6、文件柜內資料必需編號，分類擺放。
7、文件必需裝在文件夾內，文件夾必需有文件目錄及編號。 8、文件柜表面及柜內保持干凈，無油污、無贓物、無垃圾等。 9、文件柜損壞或鑰匙丟失，按規定的程序申報維護和修理，不得擅自撬文件柜。有意損壞者，照價賠償。
10、各部門辦公室必需建立文件柜管理臺賬。
11、各部門辦公室必需于每月月末自查文件柜，將自查結果報有關部門。
12、本規定由7S活動推行委員會辦公室起草。 13、本規定接受權屬于“7S檢查小組”
文件管理制度6
賬號密碼管理辦法
為維護網絡安全運行，確保公司各項文件資料不受侵害，促進各類密碼統一管理，特制訂此制度。
一、賬號、密碼設置對象
1．服務器（域名、阿里云、教師行動網、云平臺、中考中招、各部門存檔）賬號密碼等；
2.公司網站用戶（云平臺、教師行動網、中考中招）、后臺賬號等；
3．公司官網、微信、微博等與公司宣傳有關的賬號、密碼；
4.因工作需要，在政府或第三方機構等網站注冊的賬號、密碼；
5.需加密的文件資料；
6.上述未列出的其他與工作有關的賬號密碼。
二、密碼的設置
1．公司各項密碼，由直接責任人及部門負責人商議確定，密碼可由直接責任人設定，并報部門負責人知曉及備案。
2．密碼內容設置規則：必須由數字、字符和特殊字符組成；密碼長度不能少于8個字符；機密級對象，設置的`密碼長度不得少于10個字符；設置密碼時應盡量避開有規律、易破譯的數字或字符組合。
三、密碼的修改
1．公司因實際需求，修改（更換）各項密碼，須向直接責任人申請，并得到部門負責人同意才允許更改密碼。
2．所有離職的員工須履行密碼交執程序，及時上交公司各項賬戶密碼。由部門負責人通知相關人員及時修改相應密碼。
3．定期更換密碼:一般服務器密碼更換周期不得超過60天。
四、賬號和密碼的保存
1．公司設置的各項用戶密碼由直接責任人自行保存，嚴禁將各項密碼告知他人；若因工作需要必須告知，應按程序請示上級領導，經上級領導批示后方可告知相應密碼。一旦對方工作完成，直接責任人必須及時更改密碼，確保密碼安全。
2．公司的各項密碼均由各部門負責人負責建立《密碼信息表》（詳見附表）、管理保存、及時更新，須將《密碼信息表》（詳見附表）提交至行政部檔案管理員備份。檔案管理員按月進行核查。
3．各項密碼直接責任人對所管理的密碼，嚴禁通過各種渠道漏密，切勿出現忘記密碼、遺失密碼等情況。否則，將視情況承擔相應工作失職的責任，部門負責人亦將承擔部門管理連帶責任。
4．如發現密碼有泄密跡象或黑客入侵，密碼直接責任人應立刻報告上級領導，并嚴查泄密源頭、修補系統漏洞，采取一切可行的方式規避公司損失，并將詳細情況以書面形式及時上報上一級領導。
五、處罰
針對上述條款，違反者公司將依據情節輕重給予50元至1000元罰款，情節嚴重者將移送司法機關。
附表：
密碼信息表
序號
名稱/用途
管理部門
責任人
賬號/用戶名
密碼
備注
網址、地址等
文件管理制度7
文件管理制度審核部分主要涉及以下幾個核心領域：
1.文件分類與編碼：明確各類文件的定義、分類標準及編碼規則。
2.文件審批流程：規定文件從起草、審核、批準到發布的整個流程。
3.文件存儲與檢索：設定文件的存儲方式、期限、權限管理和檢索機制。
4.文件變更管理：規定文件修訂、更新、廢止的程序和責任。
5.文件安全與保密：確保文件的安全性，防止未經授權的訪問和泄露。
6.文件審計與評估：定期對文件管理系統進行審查，以保證其有效運行。
內容概述：
1.法規遵從性：確保文件管理制度符合相關法律法規的.要求。
2.內部控制：強化內部流程控制，降低業務風險。
3.員工培訓：提供必要的文件管理培訓，提升員工操作能力。
4.技術支持：利用信息技術實現文件電子化管理，提高效率。
5.文檔版本管理：控制文件的不同版本，防止使用過期或錯誤的信息。
6.外部協作：確保與合作伙伴、供應商等外部機構的文件交換有序進行。
文件管理制度8
本《校產管理制度文件》旨在規范學校資產管理，確保資產的安全、有效利用，提升學校的教育質量和運營效率。主要內容包括以下幾個方面：
1.資產分類與登記
2.資產購置與審批
3.資產使用與維護
4.資產處置與報廢
5.資產審計與監督
6.責任與獎懲機制
內容概述：
1.資產分類與登記：詳細規定各類資產（如教學設備、圖書、土地及建筑物等）的分類標準，明確登記流程和責任人。
2.資產購置與審批：制定采購政策，包括預算編制、采購申請、招標程序、合同簽訂等，確保資產購置的`合規性。
3.資產使用與維護：設定資產分配原則，規定使用人責任，建立定期保養和維修制度，延長資產使用壽命。
4.資產處置與報廢：設立資產處置流程，包括評估、審批、出售或報廢等環節，確保資產價值最大化。
5.資產審計與監督：定期進行資產盤點，配合內部審計和外部審計，確保賬實相符。
6.責任與獎懲機制：明確各級管理人員和使用人的權責，設立激勵和懲罰措施，激發管理積極性。
文件管理制度9
一、編制目的
為維護公司文件收發和輪閱的規范性、嚴肅性和安全性,維護公司的利益,特制定本制度。
二、適用范圍
本制度適用于公司文件收發和輪閱的管理。
三、相關職責
1.公司員工必須嚴格依照本制度規定收發和輪閱文件。
2.綜合辦公室負責文件收發和輪閱管理制度的管理。
四、文件收發程序
1.凡上級和有關部門發、送本公司的文件,均應由綜合辦公室專人負責開拆、登記。
2.收到文件要及時拆封,及時分送。綜合辦公室文件收發每天不少于一次,對需送閱的文件應登記后及時送閱。時效性較強的會議通知和文件等,應立即交總經理閱簽。
3.各類文件送閱前由綜合辦公室負責人擬辦,并提出擬辦意見。
4.經總經理批辦的`文件,由綜合辦公室專人負責及時轉交有關職能部門辦理。如需復印、打印的文件,則由承辦部門按規定辦理。
5.各職能部門需要發文件,先由各職能部門自行擬稿,經部門負責人審稿,交辦公室負責人核稿,再交分管副總經理審核,最后由總經理簽發。
6.收到已簽發的文件后,辦公室專門人員應及時編好文號,確定印制份數,并逐項將文件標題、文號、發文日期、印編份數等記入發文登記簿。同時,留二份與底稿一并歸檔。
7.文件材料一般由各職能部門裝訂封發,送綜合辦公室郵寄。機密和掛號文件在封發時需注明,由綜合辦公室按有關規定辦理。
五、文件輪閱程序
1.文件輪閱由辦公室專人負責。各部門輪閱文件一般不超過兩天。因故不能及時輪閱的,應將文件送回,待后補閱。
2.輪閱時不得擅自將有關輪閱文件取走。確因工作需要借閱的,應經辦公室負責人同意,辦理有關登記手續,借閱時間一般不超過五天,復印件應妥善保管。
3.文件輪閱完畢,辦公室專門人員應及時收集、整理,分類存查,并按規定立卷歸檔。
六、其他
1.本制度自簽發之日起執行。
2.本制度最終解釋權歸綜合辦公室。
文件管理制度10
1.目的
建立文件與資料管理制度，規范質量體系文件的起草、修訂、審核、批準、分發、保管，以及修改、撤銷、替換、銷毀的管理,確保文件的有效性和適宜性。
2.依據
《中華人民共和國藥品管理法》及其實施條例、《藥品流通監督管理辦法》、《藥品經營質量管理規范（國家食品藥品監督管理總局令第13號）》及附錄。
3．適用范圍
本制度適用于公司質量體系文件的起草、修訂、審核、批準、分發、保管，以及修改、撤銷、替換、銷毀等。
4．職責
4．1質量管理部負責組織制訂質量管理體系文件，并指導、監督文件的執行；
4．2文件使用部門、人員嚴格按本制度進行文件的使用。
5．內容
5．1公司質量體系文件由質量管理制度、部門及崗位職責、操作規程、進貨評審、內審等組成；
5．2編制質量管理文件時遵循以下原則：
5．2．1合法性原則：質量管理文件應符合國家法律、法規以及部門規章和有關政策；
5．2．2實用性原則：與企業經營規模、經營范圍、經營方式相適應，與企業組織機構、人員崗位設置、設施設備、計算機系統的`設置相吻合，與企業經營和質量控制的實際流程一致、實用；
5．2．3高效性原則：在合法及實用原則前提下，管理要求適當高法定標準，采用先進科學的管理辦法和手段，提高工作效率，推動企業不斷改進和提高；
5．2．4強制性原則：提供必要的人力、財力、物力和措施，有必要的獎懲措施和辦
文件管理制度11
技術人員管理制度是一套旨在規范企業內部技術團隊運作，提升技術研發效率，保證產品質量和創新力的管理規則。它涵蓋了人員選拔、職責分配、工作流程、績效評估、激勵機制等多個方面。
內容概述：
1. 人員選拔與培訓：設立明確的技術人才引進標準，制定有效的培訓計劃，確保技術人員的專業技能和綜合素質。
2. 職責與權限：明確每個技術人員的職責范圍，規定其在項目中的角色和權限，避免職責重疊或空缺。
3. 工作流程與規范：建立標準化的工作流程，包括需求分析、設計、編碼、測試和維護等階段，同時設定質量控制標準。
4. 溝通協作：鼓勵團隊間的'溝通與協作，通過定期會議、報告和項目跟蹤，保持信息暢通。
5. 績效考核：制定公正的績效評價體系，以項目完成情況、技術創新和團隊貢獻為考核依據。
6. 激勵制度：設立獎勵和懲罰機制，激發技術人員的積極性和創新能力。
7. 知識管理和知識產權：保護企業的技術資產，建立知識庫，明確知識產權歸屬和保護措施。
文件管理制度12
一、嚴格履行保密職責,嚴守秘密,責任分明。
二、有專人負責領取密級文件,并由a、b角負責公務網的文件接收,并及時做好收文登記(并注明密級)、編號、傳遞、簽收、保管等工作。
三、將已閱處的保密文件及時放入專用保密箱,確保文件的。
四、保密文件采取專用文件夾進行傳閱,注明周轉時間、文件編號、文件件數,嚴格辦理閱讀者簽名手續。
五、嚴格按規定控制傳閱范圍,每個環節都嚴格把關,確保文件在每個環節的`安全。
六、嚴格做好不復印保密文件,不擅自擴大傳閱范圍,不自行橫傳、不隨意摘抄密件內容,不向傳閱范圍之外的人員談論密件內容,真正做到將其泄密可能降到最低。
七、按規定及時清退密級文件。
八、按規定統一上交保密廢紙。
文件管理制度13
一、為規范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。
二、歸檔范圍：公司的規劃、會議記錄、決定、委托書、協議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。
三、檔案管理員的職責：
1.貫徹執行黨和國家關于檔案工作的方針、政策。嚴格遵守《檔案管理法》。
2.積極參加檔案工作的對外協作活動。
3.集中統一管理公司各類檔案資料，努力學習檔案專業知識，不斷提高檔案管理水平。
4.定期檢查檔案，做到檔案無霉變、褪色、塵污、破損及蟲蛀，無失、泄密事件。
5.做好借閱和利用效果登記;做好檢查、借閱、回收、整理歸檔工作;做好分類和綜合工作。
6.保證公司及各部門的`原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。
四、檔案的借閱
1.因工作需要，公司員工需借閱檔案時，由部門經理核批。
2.公司檔案的借閱必須由總經理或分管副總經理批準。總經理因公外出時可委托副總經理或總經理辦公室主任審批。
3.檔案借閱者必須做到：
①愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。
②注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。
五、檔案的銷毀
1.公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。
2.當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經理辦公室主任審核經總經理批準后執行。
3.凡屬于密級的檔案資料必須由總經理批準方可銷毀;一般的檔案資料，由總經理辦公室主任批準后方可銷毀。
4.經批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
5.在銷毀公司檔案資料時，必須由總經理或分管副總經理或總經理辦公室主任指定專人監督銷毀。
文件管理制度14
規范性文件管理制度對企業運營至關重要，主要體現在以下幾個方面：
1.維護秩序：確保企業各項活動按照既定規則進行，減少混亂和沖突。
2.提高效率：通過標準化流程，提高工作效率，減少錯誤和延誤。
3.保障合規：防止法律風險，確保企業在法律法規框架內運行。
4.傳承知識：將企業經驗和最佳實踐以文件形式固化，利于知識傳承。
5.提升執行力：明確職責和權限，增強員工對政策的理解和執行力度。
文件管理制度15
節能管理對于學校而言至關重要。它有助于控制運營成本，節省資源，提高財務健康度。節能行為符合國家環保政策，有助于樹立學校的社會責任感。節能教育能夠培養學生的環保意識，為未來社會培養可持續發展的.公民。
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