公司檔案管理規章制度

公司檔案管理規章制度

　　在不斷進步的時代，越來越多人會去使用制度，制度是指一定的規格或法令禮俗。那么你真正懂得怎么制定制度嗎？下面是小編為大家收集的公司檔案管理規章制度，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。

公司檔案管理規章制度1

　　第一條為加強檔案信息管理，充分發揮檔案信息的作用，有效保存和應用檔案信息，制定本制度。

　　第二條本制度所稱檔案信息是指工程建設活動中形成的各種技術的、商務的、綜合的具有保存價值的.文件、批件、標書、紀要、圖紙、照片圖片、測繪數據、視頻、簽證、信函、通知、報表等，包括紙質資料、電子版資料和多媒體資料等。

　　第三條公司規劃建設管理部負責工程類檔案信息的收集、

　　第四條調度員、測繪員、施工管理員、監理工程師、招標單位、設計單位、施工單位和公司運行管理部門是檔案信息資料的來源，負責相關資料的繪制、記錄、編輯、修改、

　　第五條各種檔案信息資料應按要求分類編碼保存，要注意防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持適當的通風。具體要求參照公司綜合檔案管理辦法。

　　第六條工程竣工圖紙及相關資料應在歸檔的同時向生產運行相關部門及時

　　第七條舊管

　　第八條檔案資料的借閱執行綜合檔案相關條款。

　　第九條檔案信息需要同時向綜合管理部歸檔的，應按要求歸檔。

　　第十條保存三年以上的工程類檔案資料應移交綜合管理部檔案室統一保存，需要留存備用的可留復印件。

　　第十一條未盡事宜執行綜合管理部檔案管理辦法。

公司檔案管理規章制度2

　　一、目的

　　1、加強檔案管理工作，保證檔案的及時收集、歸檔、完整和有效利用。

　　1.1適用范圍

　　適用于公司檔案室的各種檔案的管理工作。

　　二、職責

　　1、主管行政公司領導：負責外單位〔個人〕查閱檔案的審批。

　　2、行政管理部經理：負責公司員工借閱檔案的審批。

　　三、檔案員職責

　　1、檔案員負責檔案的接收、整理、編號、裝訂、存放。

　　2、檔案資料的交接。

　　3、辦理檔案的借閱、登記、統計。

　　4、執行相關保密制度。

　　5、檔案室設備、設施的管理等。

　　四、工作步驟

　　1、凡屬以下幾類資料均屬歸檔資料：

　　1.1本公司根本情況資料，包括批文、營業執照、代碼本、財產登記臺帳、管理制度、合同、人事勞資、工作根本情況描述等資料；

　　1.2公司行文，包括發文、發函、會議紀要、報告、請示等；

　　1.3各部門資料，包括業務、行政管理等材料；

　　1.4外來資料，包括中央、省、市、區、集團公司來文、友鄰單位及其它單位、組織來文及法律法規等；

　　1.5圖書等參考資料，包括參考書籍、期刊、報紙及其它宣傳資料等。

　　五、檔案編號、檔案分劃

　　為便于系統化管理，根據檔案的內容和形式特征，將公司檔案劃分為八大類（為一級分類），每一大類下再劃分出假設干子類（為二、三、四級分類）。

　　1、具體分劃詳見檔案分劃編號表

　　1.1檔案編號

　　為方便查閱檔案資料，根據檔案分劃對檔案進展編號。編號采用八位阿拉伯數字。具體編號方法如下：

　　1.2分類圖示：

　　┌─┬─┬─┬─┐

　　│Ｘ│Ｘ│Ｘ│Ｘ│

　　└┬┴┬┴┬┴┬┘

　　│ │ │ └─────第四級類，類數0～99 │ │ │

　　│ │ └───────第三級類，類數0～999 │ │

　　│ └─────────第二級類，類數0～9 │

　　└───────────第一級類，類數0～99每一編號的具體意義。

　　案卷號、文件順序號按電腦輸入時間自動排序，從00000001開場。

　　2、檔案地址確定

　　檔案存放位置利用分類編號來確定。

　　2.1確定檔案一級類存放區：根據各一級類檔案資料的多少在檔案架上劃定各一級類檔案存放區。各一級類檔案存放區依序按從右到左、從正面架到反面架的順序在檔案架上標出。

　　2.2各一級類檔案區內的子級類檔案依序按從右到左、從上到下的順序排列。

　　2.3每一份檔案均存放在某一級類的檔案盒內。

　　2.4同一個檔案盒內的檔案資料按編號順序從上到下排列存放。

　　2.5每一類檔案在柜架存放時均須留有一定余地，以保證新增檔案的存放。

　　六、歸檔前管理

　　1、歸檔前資料管理

　　1.1分散在各部門的資料歸檔前由各部門兼職資料員負責管理。

　　1.2各部門必須設置資料固定存放處，并將資料分類放入不同的卷宗內。

　　1.3各部門負責人對應歸檔資料的完整、完好負責。

　　七、歸檔時間

　　各類檔案資料視其類別、性質等不同，分別按如下：

　　1、確定歸檔時間

　　1.1公司批文、供水、供電增容方案指標下達執行書等重要文件隨時歸檔；

　　1.2法律訴訟、外來文件等資料處理完畢即行歸檔；

　　1.3用戶資料在用戶辦理完各項手續后即行歸檔；

　　1.4各項工程資料在驗收后一個星期內歸檔；

　　1.5各部門當年的業務、行政管理資料、行文、承包合同、人事勞資等資料在翌年的第一季度內歸檔；

　　1.6圖書資料購置后即歸檔，期刊、雜志半年歸檔一次。

　　2、其它資料按公司領導確定的時間歸檔。

　　八、歸檔要求

　　1.歸檔資料必須完整，如文件的正文與附件、正式印本和稿本、設計圖紙及其更改通知等都必須齊全。

　　2.歸檔的文件資料必須是原件。部門須常用的資料可留用復印件，原件歸檔。書寫材料必須是耐久的紙張、墨水，不得使用鉛筆、圓珠筆，純蘭墨水。

　　3.歸檔資料必須準確記錄各項活動，凡涉及工程圖紙、管網分布及走向、埋深等，必須做到“圖物相符，數字準確〞，設計的修改也須在圖紙上反映出來。

　　九、檔案資料移交

　　1.資料歸檔前各部門須按類整理好，并填寫檔案資料移交清單。

　　2.移交時，檔案員須仔細核對移交的資料，核對無誤后，交接人在移交清單上簽字。

　　3.移交清單一式兩份，交接人各留存一份。

　　十、資料編號歸檔

　　1.檔案員把各類移交資料按編號方法進展整理、編號。

　　2.檔案員須把每份檔案資料名稱、編號和歸檔時間等逐一登記在登記冊上。

　　3.編號后的檔案，按“檔案地址確定〞的規定上架排列存放。

　　十一、檔案管理

　　檔案室由行政管理部負責管理，行政管理部指定檔案員負責具體管理工作。

　　十二、檔案員崗位職責

　　1.檔案員必須熟練掌握檔案業務知識，了解、掌握公司職能活動和檔案材料情況。

　　2.檔案員負責檔案的接收、整理、編號、裝訂、存放、管理等工作。

　　3.檔案員負責催促各部門檔案資料的移交工作。

　　4.檔案員負責檔案資料的借閱、登記、統計等工作。

　　5.各部門兼職資料員必須配合公司檔案員做好有關檔案資料的收集、整理及交接等工作。

　　6.檔案員必須按要求做好保密工作。

　　7.檔案員必須做好檔案室設備、設施的保管維護工作。

　　8.檔案員必須完成公司安排的其它相關工作任務。

　　十三、檔案保管

　　1.檔案架合理排放，既保證光線充足、通風，又能方便使用。

　　2.檔案室必須每天清潔一次，每周大掃除一次，保持清潔衛生。

　　3.檔案室內嚴禁煙火，室內須配滅火器材，檔案員必須掌握正確使用滅火器材的方法。

　　4.保持檔案室枯燥，定期在柜架中投放枯燥劑。

　　5.雨季加強檢查，每逢大雨必須檢查檔案室有無漏水、滲水現象，雨后即檢查檔案有無潮霉現象。

　　6.檔案柜架內須定期投放防霉、防鼠藥品，定期檢查檔案有無霉變、鼠咬現象。

　　7.發現檔案有潮霉、鼠咬情況，應立即采取措施加強防范，對已造成損壞的檔案進展修復、補制。

　　8.下班時或檔案員離開時應仔細關好、鎖好門窗。檔案室鑰匙除檔案員外，其他人不得持有。

　　十四、檔案鑒定與銷毀

　　1.文書檔案資料保存期限分別為短期15年、長期25年、永久三類。

　　2.城建檔案的保存期限分為短期30年，長期70年，永久三類。

　　3.公司抽調各部門有關人員組成檔案鑒定小組，鑒定小組負責審議、鑒定檔案資料的.保存期限。

　　4.鑒定小組于每年的最后一個季度內召開一次鑒定會，審議、鑒定新增資料的年限及應銷毀的資料。

　　5.檔案資料的銷毀由檔案員具體執行，鑒定小組委派一人監視執行。

　　十五、銷毀檔案編號的處理

　　1.經鑒定不需保存但暫時不能銷毀的檔案，將其從原存放架上取出，用X（表示暫存記號）標識記號，并將其裝訂放入專門存放區內。

　　2.檔案銷毀情況均須登記在物業管理檔案銷毀登記表上。

　　十六、檔案借閱

　　1.檔案資料一般只限于公司員工及集團公司需要查閱的人員查閱。

　　2.外單位及個人因工作需要查閱檔案的，必須經主管行政副總經理批準。

　　3.檔案一般只限于在檔案室內查閱，因工作需要借出時，必須填寫檔案借閱申請審批表。

　　4.審批表經部門負責人批準簽字后，交行政管理部負責人批準簽字，方可借出檔案。

　　5.借出檔案者必須保證檔案的完好，不得在檔案上涂改、劃線、圈點等，不得缺頁、遺失、私自復印，并保證如期歸還。

　　6.檔案借還情況須在登記本上登記。

　　十六、檔案統計

　　1.檔案資料定期進展清理、統計。

　　2.檔案員必須每季度統計一次檔案增刪、使用及管理情況，并將統計結果報行政管理部負責人。

　　十七、檔案管理意外事件處理程序

　　檔案失盜、借出檔案人喪失或損毀檔案、潮霉鼠咬損毀檔案等均屬于檔案管理中的意外事件。

　　1、處理程序

　　1.1發生意外事件時，首先應立即將事件情況報告行政管理部負責人和主管領導。

　　1.2當發生檔案失盜或借出檔案人喪失檔案事件時，應立即設法追回所失檔案。

　　1.3當發生借出人損毀檔案或潮霉鼠咬等損毀檔案事件時，應立即對損毀檔案設法進展修補、復原。

　　1.4假設無法追回、修補損失的檔案，那么應請有關部門協助設法重新補制。

　　1.5在進展補救工作的同時，對意外事件發生的原因進展調查，追究有關人員的責任。

　　1.6根據意外事件發生的性質及檔案損毀程度，對有關責任人進展行政和經濟處分。

公司檔案管理規章制度3

　　檔案保管制度

　　一、綜合檔案室負責全院檔案（不含人事檔案）的管理工作，有關部門按規定立卷后向綜合檔案室移交。

　　二、實行科學管理，檔案庫房內櫥具、設備放置整齊合理。檔案排列整齊美觀、條理系統，編號科學規范、查找方便。

　　三、定期對檔案進行檢查、修復、整理，保持整潔完好。

　　四、檔案的接收和移出都必須手續完備，室藏檔案必須賬物相符。

　　檔案借閱制度

　　一、查閱檔案時，首先由借閱人認真填寫查閱檔案登記簿。

　　二、查閱檔案只限于有關內容，任何人不得擅自將檔案、資料帶出室外。

　　三、如因工作需要借出檔案時，要辦理借閱手續，用完后按期歸還，不得轉借他人使用。對所借的檔案妥善保管，不得私自拆毀、涂改和對外傳播。如需復制，要經檔案室同意，重要內容須經院辦公室主任批準。在借閱期間發生的一切問題，一律由借閱人負責。

　　四、醫院檔案主要供本院利用，院外單位或個人需查閱時，應持介紹信，重要內容的材料需經院辦公室主任批準后，方可查閱。

　　檔案立卷歸檔制度

　　一、凡記錄反映本院職能活動情況、具有日后查考利用價值的各種文字、圖表、材料，均列為歸檔范圍。

　　二、各部門兼職檔案員應根據歸檔范圍將材料收集齊全，按檔案立卷要求整理組卷。交檔案室檢查后，再編排頁號，填寫卷內目錄，擬出案卷標題，裝訂。

　　三、編號抄目要嚴肅認真，案卷標題要簡明扼要，正確反映卷內內容，由檔案室統一書寫。

　　四、凡立卷材料必須紙質優良，規格統一，書寫規范，字跡清楚。禁止用鉛筆、圓珠筆書寫，也不能用復寫紙復寫。對不符合要求的要返工重制。

　　五、每年6月份以前必須完成上年度的檔案立卷歸檔任務。

　　檔案鑒定與銷毀制度

　　一、對檔案要認真進行鑒定，確無保存價值或保管期滿的檔案，可確定銷毀。

　　二、檔案的鑒定、銷毀工作必須有組織、有領導地進行。在院辦公室主任的.主持下，由綜合檔案室和有關立卷單位人員組成檔案鑒定、銷毀小組，負責檔案的鑒定、銷毀工作。

　　三、經過鑒定，需要銷毀的檔案，必須編造銷毀清冊，經院有關領導批準后，方可銷毀。

　　四、銷毀檔案時，必須由二人以上在指定地點監銷，監銷人員必須在銷毀清冊上簽名蓋章，并注明銷毀方式和日期。

　　五、銷毀檔案清冊要妥善保管，并將所銷毀檔案在目錄中注銷。

　　檔案庫房管理制度

　　一、檔案庫房門窗牢固，及時關閉上鎖。鑰匙要專櫥保管，不準隨身攜帶。

　　二、非本室工作人員不得擅入庫房，因工作需要進入庫房時，必須有本室人員陪同。

　　三、庫房要配備好“六防”設施（防火、防盜、防潮、防蟲、防塵、防強光），庫房內嚴禁吸煙和存放易燃易爆物品及其他物品。

　　四、庫房內櫥具排列要整齊合理，要經常打掃和擦拭，保持室內清潔衛生。

　　五、做好室內外溫濕度記錄，除濕，降溫。

公司檔案管理規章制度4

　　一、為規范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。

　　二、歸檔范圍

　　公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。

　　三、公司的檔案管理由總經理辦公室檔案室檔案管理員負責。

　　四、檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。

　　五、資料的收集與整理

　　1.公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

　　2.在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經理應積極配合與支持。

　　3.凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。

　　4.各部門專用的`收、發文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。

　　5.檔案管理員根據公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。

　　六、資料的分類與歸檔

　　1.公司檔案資料的分類依據《文書立卷歸檔管理制度》的有關規定執行。

　　2.公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規定范圍內。

　　七、檔案的借閱

　　1.總經理、副總經理、總監、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續。

　　2.因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經理辦理《借閱檔案申請表》送總經理辦公室主任核批。

　　3.公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借；秘密級檔案經審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經理或分管副總經理批準。總經理因公外出時可委托副總經理或總經理辦公室主任審批，具體按委托書的內容執行。

　　4.檔案借閱者必須做到：

　　①愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。

　　②注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。

　　八、檔案的銷毀

　　1.公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。

　　2.當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經理辦公室主任審核經總經理批準后執行。

　　3.凡屬于密級的檔案資料必須由總經理批準方可銷毀；一般的檔案資料，由總經理辦公室主任批準后方可銷毀。

　　4.經批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

　　5.在銷毀公司檔案資料時，必須由總經理或分管副總經理或總經理辦公室主任指定專人監督銷毀。

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