文件檔案管理制度[必備]
在現在社會，制度使用的情況越來越多，制度具有合理性和合法性分配功能。你所接觸過的制度都是什么樣子的呢？下面是小編為大家整理的文件檔案管理制度，希望對大家有所幫助。
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文件檔案管理制度1
第一章總則
第一條為加強對公司各類文件、檔案的規范管理,確保檔案保管和使用安全,提高利用效率,更好的為公司經營管理服務,特制訂本制度。
第二條本制度所稱的檔案是指自公司成立,在建司、經營、管理工作和活動中形成的,具有備用、備查價值的各類資質證照,文書、公文、公函,合同、圖紙,影像、實物等不同形式的歷史記錄。
第三條本制度適用于公司各部門。
第二章基本原則及管理范圍
第四條檔案工作的基本原則:集中統一管理公司系統檔案,維護檔案的完整與安全,便于各項工作的利用。
第五條根據公司現階段管理特點制定本制度,管理范圍暫不包括人事檔案、會計檔案和資金類檔案,須由公司相應職能部門負責制定三類專項檔案的具體管理辦法,公司行政人事部具有監督和指導的責任。
第三章管理機構及主要職責
第六條管理模式
公司行政人事部是公司系統檔案工作的主要管理部門,采取總經理直管模式,即公司檔案管理人員的工作內容、業務管理和考核等工作均由公司總經理直線管理。
第七條管理范圍。主要分為綜合類檔案和技術類檔案兩種。
一、綜合類檔案主要包括:行政文書、管理監察、經營管理、營銷策劃、計劃管理、行政廣告和銷售合同、資產、聲像、實物等檔案;
二、技術類檔案主要包括:各工程項目的開發報建、招投標和預決算檔案,以及工程管理性材料、工程項目合同、施工中形成的技術文件材料和竣工技術文件等檔案。
第八條重要檔案基本管理要求
合同造價部、招投標采購部、總工室、工程部和營銷策劃部等專業性很強的部門必須設置專門的檔案室或檔案柜,并設專職人員保管,其它部門根據管理需要設兼職檔案管理員。
第九條檔案管理部門(行政人事部)主要職責
一、貫徹執行《檔案法》等有關法律、法規和方針政策,制定公司文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規章制度,確定公司系統全宗編號原則和檔案分類體系;
二、統籌規劃并負責公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用工作,加強檔案工作規范化、標準化建設;
三、監督落實同步歸檔制度,指導各部門文件材料的收集、積累、整理和歸檔工作;
四、維護檔案的完整和安全,做好安全防范、修復和保護工作;
五、推行公司系統檔案管理系統信息化建設。
第四章檔案的歸檔、立卷和移交
第十條檔案歸檔范圍及歸檔時間
一、對于公司規定的應當立卷歸檔的材料,必須按照規定,向公司行政人事部移交,集中管理,任何個人不得據為己有、拒絕移交;
二、必須嚴格按照歸檔時間進行歸檔。如無正當理由延遲歸檔者,將對相關人員進行失職問責。
第十一條歸檔要求
一、歸檔專業技術要求
(一)歸檔的文件原則上一律為原件,凡有原件的文件,不能以復印件歸檔。傳真紙不能直接歸檔,要盡量追加原件,必要時存復印件并加蓋紅章注明原件存放處;
(二)歸檔的文件材料應對照歸檔范圍完整、準確、系統收集,工程技術類檔案應符合國家有關規定。歸檔的文件材料種數、份數及每份文件的頁數均應齊全完整;
(三)文件書寫和載體材料應能耐久保存,文件材料整理符合規范。歸檔的電子文件,應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存;
(四)聲像類、實物類檔案要清晰完整,符合有關規范和標準,并按歸檔要求提供拍攝內容、時間、背景、作者等信息。
二、相關工作要求
(一)如因工作需要不能及時歸檔的,應主動向公司行政人事部備案,并安排專人妥善保存,待使用完畢后立即歸檔;
(二)原則上,檔案取得后未存檔之前,部門人員不得先行使用,否則,如因此項原因導致的檔案遺失、損壞等,一律對當事人和部門負責人失職問責嚴肅處理;
(三)新成立公司,在取得營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證、公司章程和印章印模后3個工作日內,必須將上述內容的原件存公司行政人事部。
第十二條檔案立卷
一、立卷原則
綜合檔案按性質、類別、年限、重要程度和文件材料的自然形成規律,當年立前一年的卷,并預立當年的'卷。技術檔案立竣工工程卷,在建工程資料要整理成冊;
二、立卷時間:綜合檔案立卷時間為每年年末或次年年初。技術檔案在該項目開發報建工作完成后立即開始立卷,該工程項目完工后45天內完成組卷工作;
三、各部門專兼職資料管理員應注重日常收集和整理,按照歸檔范圍督促部門人員及時歸檔,并做好檔案預立卷工作。
第十三條檔案移交
一、檔案對外移交要求:按照政府規定辦理檔案對外移交時,須上報公司總經理審批。凡政府部門批復的文件及附圖,在政府有關部門需回收時,公司行政人事部須留存復印件備查。
二、公司內部移交要求:
(一)行政人事部接收檔案時,應根據移交目錄,與移交人共同逐頁清點,雙方在每一頁都要簽名確認。對重要、機密類的案卷,更需要仔細核對,經查驗無誤方可辦理簽收手續。(檔案移交登記表格式見附表一)
(二)全部移交手續辦理完畢后,移交部門和行政人事部經理均簽署“同意”意見,并加蓋部門印章,檔案移交工作視為完成,移交中的所有記錄均須存檔。
三、對調出、離職等人員,在辦理調離手續前,必須清還檔案。沒有行政人事部經理簽字,不得辦理調離手續。
四、電子檔案管理(略)
第五章檔案的利用
第十四條檔案借閱基本程序
僅在檔案室查閱一般數據和信息,辦理普通登記手續即可,查閱重要密級資料,須按借閱管理權限呈公司總經理簽字同意,且必須在檔案室當場查閱后歸還,不得私自帶出復印。(檔案查詢審批表見附表二)
第十五條檔案借閱事項規定
一、借閱檔案必須按時歸還,并及時辦理清戶手續。逾期無法歸還應提前辦理延期使用手續;(檔案借閱審批表見附表三)
二、借閱檔案最長應在7個工作日內歸還,一次性借閱時間超過10天以上,須上報公司總經理審批;
三、借閱者必須保證原樣歸還所借的檔案資料,而且完整無損,不得拆散、抽換、圈點、劃線、涂改或作其它任何標記;
四、嚴格遵守保密制度,妥善保管所借檔案,做到不丟失不泄密;
五、涉及根據公司領導指示開展具有查處辦案性質的工作,檔案、資料借閱須上報公司總經理審批各檔案室即可辦理;
六、新入職和未轉正的員工,原則上不允許借閱檔案原件。如因工作需要,須報公司總經理簽字同意;
七、節假日前和工作發生變動時,必須及時歸還檔案;
八、借閱的檔案,一旦發生損壞、丟失或失密,應立即向公司行政人事部報備,按公司規定失職問責處理;
九、密級檔案材料和已立卷的文件,原則上不借出,如確因工作需要,須經公司總經理同意方可借出;
十、外單位借閱檔案,應持蓋有該單位公章的介紹信,寫明借閱內容,經公司總經理批準,由相關部門人員帶領方可借閱;
十一、實物檔案一般不外借,聲像檔案只能以復制件提供利用。
第十六條檔案資料借閱規定
一、公司絕密類的檔案一律不得復制;
二、復印完畢須注明用途,根據情況加蓋“再復印無效”印章。
第十七條檔案密級確定與管理
公司檔案密級分為絕密、機密和秘密三類。(密級事項劃分表見附表四)。密級檔案保管要求如下:
一、未經具備相應管理權限的領導批準,不得復制和摘抄;
二、查閱機密檔案資料,只能在閱覽室內查閱;
三、屬于公司秘密的文件、資料和其它物品的制作、收發、傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷毀,必須由專人負責執行,采用電腦技術存取、處理、傳遞的公司秘密由各部門負責保密;
四、須在設備完好的保險裝置中保存密級檔案,且檔案室內門、柜應做到隨開隨鎖;
五、檔案室的檔案材料要定期清查,做到帳物相符。發現失密、竊密情況,應及時報告公司總經理,查明情況嚴肅處理;
六、不準在私人交往、通信、網絡中泄露公司秘密,不準在公共場所談論公司秘密,不準通過其他方式傳遞公司秘密;
七、檔案屬下列情況之一者,不與開放利用:
(一)涉及公司商業機密;
(二)涉及公司專利或技術秘密;
(三)涉及公司員工個人隱私;
(四)檔案形成部門規定限制使用。
第十八條檔案統計
公司行政人事部應在每年年終對檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管數量和狀況、檔案的利用等情況進行統計。統計工作必須做到實事求是,如實反映情況,務必確保提供的數據準確,符合客觀實際,不得虛報、瞞報、漏報和偽造。(檔案材料歸檔數量統計表格式見附表五)
第六章檔案的保管和鑒定
第十九條檔案室設置及管理規定
一、公司應設置獨立的檔案室,并保證檔案室安全。檔案室由專人管理,無關人員一律不許進入檔案室。檔案管理員離開檔案室要隨時關好門窗,確保檔案安全;
二、檔案室應按照“十防”進行管理,即防光、防水、防火、防塵、防蟲、防有害氣體、防高溫、防潮、防霉、防盜,盡可能全面妥善保管好各類檔案,并定期檢查、通風;
三、檔案室內嚴禁存放與檔案無關的物品,嚴禁吸煙,嚴防火災;
四、定期對檔案室進行檢查,每半年進行一次全面盤查,對檔案室設施、案卷數量和案卷排列、損壞情況等做好記錄,發現問題及時采取措施。
第二十條檔案鑒定與銷毀流程
檔案一經立卷、歸檔,未經鑒定,未報公司領導批準,任何人不得擅自銷毀。檔案鑒定工作由公司行政人事部經理組織,行政人事部與相關部門負責人組成鑒定小組。
一、檔案鑒定要求
(一)經鑒定小組鑒定后仍無法確定其保存價值時,應繼續保存至次年再進行鑒定;
(二)技術檔案鑒定時,需附工程技術部門的專業意見;
(三)鑒定小組不能單純地從保管期限、年代或名稱判別其價值,要從公司利用的角度綜合衡量后提出存、毀意見。
二、檔案銷毀規定
(一)經批準銷毀的檔案,由公司行政人事部負責妥善安排,不得作其它用途或當作廢紙出售;
(二)銷毀檔案須有至少兩名監銷人。監銷人應認真復核所銷毀檔案。銷毀完畢須在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期,監銷人分別在銷毀清冊上簽字;
(三)檔案室應及時做好檔案整理、檢索工具調整等工作。檔案鑒定過程中形成的鑒定工作申請、報告、銷毀清冊等材料應立卷歸檔、長久保存。
第二十一條檔案保管期限
檔案按其價值確定保管期限為永久、長期和短期等,公司各類檔案具體保管期限見相關文件管理規定。
第七章獎懲規定
第二十二條公司行政人事部每半年一次對公司和各部門的檔案管理工作進行全面檢查,對于在檔案管理過程中做出成績和貢獻,或者進步非常突出的部門或個人,整理相關材料上報公司總經理,給予相應表彰和獎勵。
第二十三條罰則
一、工作不負責任,未認真貫徹執行公司及檔案管理工作要求,導致檔案管理工作混亂,根據實地檢查情況,對于檔案管理人員給予相應行政和經濟處分。
(一)檔案保管期限內,檔案嚴重缺失,或因管理、使用不當,造成檔案材料損壞、遺失等;
(二)未根據公司統一制度規定制定檔案管理細則,導致工作流程不清晰,關鍵環節工作失控等;
(三)未按規定嚴格執行歸檔、借閱、移交、銷毀等各項工作流程規定,未經批準,檔案管理人員擅自外借檔案材料等;
(四)未按照公司統一全宗編號規定編排目錄,立卷歸檔不及時,且目錄與內容嚴重不符等;
(五)未組織專兼職檔案資料管理人員培訓學習,導致公司整體管理水平偏低,各項檢查嚴重不達標等;
(六)專兼職管理員態度不端正,工作責任心不強,未按要求管理本部門的檔案資料,經檢查管理混亂等。
二、因管理或使用不當,違反公司檔案保密規定,造成檔案(保密)信息外泄;或者未經允許,私自將檔案材料抄錄、復制與轉借他人等情況,公司將根據情節嚴重性給予相應處分。
第八章附則
第二十四條本制度自印發之日起執行。
附表:一、《檔案移交登記表》
二、《檔案查詢審批表》
三、《檔案借閱審批表》
四、《公司密級事項劃分表》
文件檔案管理制度2
為了更進一步規范公司的文件資料管理,完善公司文件資料的歸檔,實現公司全方位規范化管理的需要,特制定本制度。
一、公司文件、資料應歸檔的范圍和歸檔分類
本公司文件、資料應歸檔分類和歸檔范圍如下:
1、行政類:本公司對內和對外已行文的規章制度、規定、決定、決議、通知、通報、請示、報告、批復、函件、會議紀要。公司各類證照。
2、經營業務類:公司規劃、年度計劃、經營情況、委托書、協議書、合同、項目方案等。
3、人事類:勞動人事檔案、勞動工資檔案等。
4、財務類:各種財務票證、票據,財務審計檔案,會計檔案,統計資料等。
5、音像類:公司具有保存價值的圖紙、軟件、照片、光碟、音像等。
二、公司文件、資料歸檔的編制及編號
公司文件、資料的歸檔編制和編號應遵循和符合:統一歸類、清晰明了、輕重有別、“一案一號”、便利查閱和保管的大原則。遇有一案歸入多類者應先確定其主要類別進行編號。
1、本公司所有應歸檔的文件、資料,一律以韶關市新江控股資產營運管理有限公司中的“韶新控”漢語拼音第—個字母, SXK冠以編號之首。
2、公司文件、資料的歸檔分類按本制度第一條進行分類,代碼為: 1行政類; 2經營業務類; 3人事關類; 4財務類; 5音像類。
3、公司文件、資料的歸檔編號按照入檔時間的先后,以百位數進行歸編。
4、公司文件、資料的歸檔,應根據文檔性質的重要性和閱讀級別區分文檔的重要性和受保密度。分為“一般級”“重要級”“機密級”。以“A”代表一般級,“AA”代表重要級,“AAA”代表機密級。
“A”一般級文檔包含:公開發布的公司經營發展大綱、經營戰略和經營方針、各類通知和通告、任命、年度總結和領導講話、一般性會議紀錄等。
“AA”重要級文檔包含:公司重要會議紀要、重要經營項目及決策、經營合同、公司經營情況、重要項目資料、項目合同協議等,人事檔案薪資性檔案、勞動合同,技術資料,財務資料等。
“AAA”機密級文檔:內控的公司經營發展大綱、經營戰略和經營規劃、經營項目及決策、戰略性的合作協議及其合同等。
5、綜上公司文件、資料歸檔的編制及編號為: SXJKG-類別-發布年號-歸檔序號-受密級。
例如:將20xx年第—份歸檔的公開發布的行政類文件“公司某規章制度”歸檔,編制及編號為: SXK-1-20xx-001-A
三、公司文件、資料檔案的的保管、調閱與移交
1、巳歸檔的公司文件、資料,由總經理辦公室統一編號后形成《文件檔案》,并根據《文檔》的重要性和相關性交相應部門的專管員保管。其中:股東會、董事會、監事會專項《文檔》由董事會秘書負責保管;人事專項《文檔》由人力資源部負責保管;財務專項《文檔》由財務會計部負責保管;其它《文檔》均由總經辦指定專人負責保管。
2、巳歸檔的.公司文件、資料,由專管員負責填寫《文檔管理登記冊》,并按指定專柜分類進行存放和保管。并注意防霉、防濕、防火、防蟲蛀、防丟失。
3、公司文件、資料檔案必須依照職務級別進行調閱。調閱時須填寫《文檔調閱申請單》。一般級公司文檔,須經主管領導批準方可調閱。重要級以上文檔,須經各分公司總經理批準后方可調閱。機密級公司文檔,須經控股公司總經理批準后方可調閱。
4、公司文件、資料檔案跨公司調閱,須經控股公司總經理批準后方可調閱,并僅限于文檔的查閱。
5、公司文件、資料檔案移交時必須填寫《文檔移交清冊》,《文檔移交清冊》一式三份,供移交雙方、總經辦留存。
四、公司文件、資料的歸檔保存期限
1、永久保存:本公司章程、股東名簿、股東會、董事會、監事會會議記要、公司各類證照、各級批文、印鑒、規章制度、不動產所有憑證、債權債務憑證。公司規劃、年度計劃、年度經營總結、技術資料、長期項目合同、年度財務會計報表、年度統計報表。勞動人事檔案及資料、其它核定須永久保存的文檔。
2、十五年保存:根據需要須保存的文檔。財務審計檔案,會計檔案,統計資料各種財務票證、票據等按國家相關規定執行。
3、五年保存:期滿或巳解除的合同協議、完結后的項目方案、其它經核定須五年保存的文檔。
4、一年保存:部門工作計劃及其工作總結、完結后的部門請示報告、經核定己完結且無必要保存的文檔。
五、公司文件、資料檔案的銷毀
1、原則上,應每年定期將超過保存期且無保保存價值的文檔進行清理并銷毀。
2、待銷毀的文檔由專管員填報《文檔銷毀申請單》,并經相應批準人批準后,方可進行銷毀。重要級以上文檔,須經各分公司總經理批準后方可銷毀。
機密級公司文檔,須經控股公司總經理批準后方可銷毀。
3、銷毀文檔須由兩人以上共同完成,并填寫《文檔銷毀登記表》。
4、《文檔銷毀申請單》和《文檔銷毀登記表》各—式三份供申請部門、分公司、控股公司留存。
六、其它
本制度未提及部份或不夠完善的條款將在實踐中不斷完善,過去凡與本制度不符合的相關制度和辦法以本制度為準。本公司以及屬下營運公司和涉及文檔管理的工作人員必須嚴格遵照執行。各關聯公司可參照執行。
本制度自簽發人簽字日起生效執行。
文件檔案管理制度3
1目的
規范分公司檔案資料的管理工作。
2適用范圍
適用于分公司所有檔案資料的管理工作。
3職責
3.1行政部負責分公司的文件、資料的打印、歸類、發放及登記工作,并保存分公司在管理服務活動中形成的各類檔案。
3.2各部門負責管理本部門在管理服務活動中形成的'各類檔案。
3.3分公司總經理負責上報分公司文件、對外公開文件的發放審批工作。
3.4分公司總經理負責審批已過保存期檔案資料的銷毀工作。
4實施程序
4.1歸檔保存的文件
4.1.1分公司在管理服務或公務活動中形成的工作計劃、外來文件、報告、質量記錄及與工作有關的圖表、統計資料等。
4.1.2在工作中形成的圖紙、操作說明書等技術檔案。
4.1.3在專門業務活動中形成的各種檔案,如:會議紀要、聲像檔案、工作記錄等專項檔案。
4.2文件、資料歸檔的要求。
4.2.1歸檔的文件資料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家標準。
4.2.2歸檔的文件材料要完整齊全。
4.2.3每類建設工程竣工必須有兼職資料檔案管理員參加,對其文件材料(含有關圖紙等)完整性、準確性、系統性進行鑒定和驗收。
4.2.4保持歸檔文件材料之間的歷史聯系,并進行科學分類、立卷和編號。
4.2.5案卷題名應確切反映卷內文件內容,并區分保管期限。
4.3檔案資料的保管。
4.3.1所有檔案資料均由資料管理員管理。
4.3.2存放檔案必須有專用柜架,在排列上架時,應按照類別和保管部門的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
4.3.3底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫時,要認真檢查其修改、補充情況,并在檔案資料盒內的面層上注明修改情況。
4.3.4存入膠片、照片、錄像帶、軟盤、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號順序排列在膠片柜或防火資料柜內。必要時采取復制、拷貝。
4.3.5每年一季度,對上一年度的各種資料檔案進行歸檔,并對庫藏檔案進行清理核對和質量檢查工作,做到完好、齊全。對破損或載體變質檔案,要及時進行修補和復制,發現檔案發霉或蟲害要及時消殺。
4.3.6檔案資料柜需做好防盜等設施。
4.3.7質量記錄保存期為二年。
4.4檔案資料借閱管理。
4.4.1分公司所有人員都有保護檔案、借閱檔案的權利和義務。
4.4.2分公司員工查閱檔案資料,必須辦理登記手續。
4.4.3在借閱檔案資料時,應做到以下幾點:
4.4.3.1按規定辦理登記手續,定期歸還;
4.4.3.2要愛護檔案資料,不得丟失;
4.4.3.3所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意更改、涂寫;
4.4.4借出和歸還檔案時,應辦理清點手續,由資料檔案員和借閱者當面核對清楚。
4.4.5檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當事者責任。
4.4.6調離或辭職的人員,必須辦理文檔移交后方可辦理調離手續。
4.5檔案鑒定和銷毀
4.5.1檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負責進行,鑒定小組由分公司總經理、各部門經理、資料檔案員和有關業務管理人員組成,日常的鑒定工作由行政部資料檔案員負責。
4.5.2檔案鑒定小組的任務:
4.5.2.1負責制訂檔案保管期限表;
4.5.2.2對到期檔案提出存、毀意見。
4.5.3確定保管期限原則
4.5.3.1對有長遠利用價值(如技術圖紙、操作說明書等),并能反映分公司職能活動和歷史面貌的檔案應永久保存。
4.5.3.2凡是在一定時間有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。
4.5.4鑒定工作應該每年進行一次,由資料管理員在每年1月初提出。
4.5.5鑒定中發現檔案不準確、不完整,應及時責成有關人員負責修改和補充。
4.5.6銷毀檔案的程序包括:
4.5.6.1鑒定小組應列出需銷毀檔案的清單和撰寫銷毀報告分公司總經理審批,銷毀清單及報告要保存。
4.5.6.2檔案銷毀時,由行政部經理進行監銷并在銷毀清冊上簽名。
4.5.7銷毀檔案資料時,要嚴格執行保密規定,對在銷毀檔案過程中出現失密或對分公司造成損失的,將根據有關規定進行處理。
5相關文件和質量記錄表格
5.1《檔案管理制度》
5.2《保密規定》
5.3《文件發放登記表》
5.4《文件借閱登記表》
文件檔案管理制度4
一、目的
為加強與安全生產有關的文件、記錄和檔案管理，規范并確保各相關場所使用文件為有效版本，加強安全記錄控制和檔案管理，特制定此制度。
二、適用范圍
本制度適用于公司安全生產相關的文件、檔案資料的管理。
三、工作職責
1、企業主要負責人負責批準、發布安全、環保、職業健康等有關管理體系文件。
2、綜合管理部負責體系文件的審核、發放、更改、歸檔、保管和作廢文件的回收、銷毀，負責組織體系文件的編制、評審、修訂；負責檔案的收集、整理、立卷、保管、統計和利用等工作；負責有關上級來文的轉發。
3、安全環保部負責組織編制、修訂、評審與安全生產有關的各類文件，如安全管理制度、安全操作規程、作業指導書、事故應急救援預案、記錄匯編及其他支持性文件；負責安全生產相關法律、法規、標準、規范、規章等的收集、整理、匯總及發放。
4、職能部門負責職責范圍內文件的編制、審核，對職責范圍內記錄的格式及使用負責，對記錄填寫的規范性進行指導及監督，負責保管職責范圍內檔案的收集、保管和統計工作。
四、管理要求
1、安全生產相關文件的分類
（1）安全生產目標；
（2）機構和職責；
（3）安全投入；
（4）法律法規和管理制度；
（5）培訓教育；
（6）設備設施、工藝信息；
（7）作業安全；
（8）隱患排查；
（9）重大危險源監控；
（10）職業健康；
（11）應急救援；
（12）事故調查、報告和處理；
（13）績效評定和持續改進。
2、安全生產相關文件的編號和標識
安全標準化管理手冊、管理制度、操作規程、作業指導書、記錄等文件的編號由安全保衛科負責，按管理體系要求統一進行編號控制。
安全生產相關文件分為“受控”和“非受控”，并以印章標識。受控文件在更改時接受更改服務。持有文件人員因工作變動，應將“受控”文件交回文件發放部門。文件持有人不得私自復制文件，不得私自向外部人員借用、贈送、轉讓。
國家標準、行業標準、各級政府主管部門及上級單位下發的文件、規定等采用原名稱及原編號。
3、安全生產相關文件的編制、審核和批準
安全相關管理體系文件由安全保衛科組織編制、審核，職能部門負責編制、審核職責范圍內的文件。記錄表格的制定由職能部門同時進行，企業已有的表格，可在文件中直接引用。
受控文件經審核并確定發放范圍后，由企業主要負責人批準發布。
4、安全生產相關文件的發放
行政辦公室負責安全生產相關文件的相關登記、發放工作，并填寫文件清單以便于核對文件版本和檢索。應確保文件使用的各場所都得到相關文件的最新版本。
安全生產相關文件的發放范圍由行政辦公室提出，企業主管領導或主要負責人批準后，由xx發放。
安全生產相關文件的發放、回收均要填制文件發放、回收記錄。企業建立局域網并實行無紙化辦公的，按照文件網上流轉程序實施文件的收發。
政策性方面主要的法律、法規、標準、規范、規章等由職能部門負責收集、整理、識別、登記，填制法律、法規與其他要求清單。
5、安全生產相關文件的評審、修訂
企業安全管理規章制度、安全操作規程、應急預案等應每年由原組織編制單位組織評審，對安全管理規章制度、安全操作規程、應急預案等的適用性、可操作性、合規性等進行評估。經評估需修訂的，或者由建議修訂的部門提出修訂意見和建議，由編制單位進行修訂、完善后按原審批程序進行發布。文件評審組織部門應保存文件評審和修訂的記錄。
對少量的變動可由更改人采用“劃線更正法”進行更改，當一頁有三處以上（含三處）的'更改時，采取換頁的方式進行并標注修改次數。安全生產相關文件的版次號從1開始順序標注。當文件出現重大或多次修訂、機構發生重大調整等情況時，對體系文件作整體換版處置，并做出相應的換版標注。
所有安全生產相關文件的修訂方式由安全保衛科在文件修訂記錄注明“更改方式”和“負責更改的人員”。
6、安全生產相關文件的領用、借閱和復制
安全生產相關文件領用人應在發放記錄中簽字。因破損需重新領用文件的，由文件使用部門向文件發放部門提出申請后，以舊換新。若發生文件遺失，由遺失單位提出申請，經行政辦公室負責人審批同意后方可補發。
內外部人員借閱與安全管理體系有關的文件時，應填寫文件借閱復制記錄，由行政辦公室負責人批準；內外部人員需復制安全管理體系文件時，由分管領導批準。
7、安全生產相關記錄的格式設計和填寫
各部門專用的記錄格式，由各部門組織設計編制并經部門負責人審批后交安全保衛部備案。
記錄表格樣式的設計應能充分反映規定的活動，滿足支持性文件的有關要求。一般應包括：名稱、編號、日期、項目、數據、描述必要的結果、填寫部門、填寫人員、說明等。
安全生產相關記錄填寫要及時、準確、真實、內容完整、字跡清晰、不得隨意涂改。不得用鉛筆和圓珠筆填寫；如因某種原因不能填寫的項目，將該項用斜杠（／）劃去；各相關欄目責任人簽名不允許空白。如因筆誤或計算錯誤要修改原數據，應采用單杠劃去原數據，在其附近用黑色鋼筆或碳素筆填入更改后的數據，簽署更改人的姓名（或加蓋印章）、日期。
8、安全生產相關文件保管、作廢與銷毀
安全生產相關文件由編制部門或使用部門分類進行保管。需歸檔保存的安全生產相關文件，每年或項目完成時向檔案管理部門及時歸檔。
受控的安全生產相關文件失效或因其它原因需要作廢時，由原發放部門提出申請經領導批準后方可作廢，作廢的文件應及時從使用場所撤出，需保存的加蓋“作廢留存”印章，確保防止作廢文件的非預期使用。
對要銷毀的作廢文件，由原發放部門填寫文件記錄銷毀清單，經分管領導批準后方可銷毀。方式有：撕毀、燒毀、磁盤格式化，損壞光盤等。
9、安全生產檔案的分類
歸檔材料應是在生產過程中形成的與安全生產有關的各種文件、規章制度、技術資料、原始記錄、圖片、圖紙等資料。
應對下列主要安全生產資料實行檔案管理：
（1）安全生產目標；
（2）機構和職責；
（3）安全投入；
（4）法律法規和管理制度；
（5）培訓教育；
（6）設備設施、工藝信息；
（7）作業安全；
（8）隱患排查；
（9）重大危險源監控；
（10）職業健康；
（11）應急救援；
（12）事故調查、報告和處理；
（13）績效評定和持續改進。
10、安全生產檔案收集與移交的基本要求
歸檔材料應確保完整、準確真實、系統規范，反映企業安全生產各項活動的真實內容和歷史過程。
歸檔材料應按照國家有關檔案管理的規定、標準和要求，進行整理、編目造冊。
具有重要保存價值的電子文件，應與內容相同的紙質文件同時歸檔。
11、安全生產歸檔時間
各部門在安全生產活動過程中形成的材料可以按年歸檔，也可按項目活動內容歸檔。
12、安全生產檔案保存期限
安全生產檔案保管期限分為永久、長期（1—5）年、短期（1年以下）三種。
檔案管理人員調動工作時，必須辦理完安全生產檔案移交手續后方可離崗。
13、安全生產檔案的利用
借閱、復制有密級的安全生產檔案，必須按照國家有關保密的法律和法規辦理。
安全生產檔案利用中，要處理好安全生產檔案保密和利用的關系，既要保護企業的知識產權和商業秘密，保障企業的合法權益不受損害，又要充分發揮檔案的指導、借鑒等積極作用。在提供、利用、公布檔案時，不得損害國家利益和他人的合法權益。
14、相關記錄
文件清單
文件發放記錄
文件回收記錄
文件銷毀記錄
文件評審記錄
文件修訂記錄
文件借閱、復制記錄
文件檔案管理制度5
1、目的
為加強與安全生產有關的文件、記錄和檔案管理，規范并確保各相關場所使用文件為有效版本，加強安全記錄控制和檔案管理，特制定《文件和檔案管理制度》。
2、工作職責
2.1 副總經理負責批準、發布安全、環保、職業健康等有關管理體系文件。
2.2 綜合辦公室負責體系文件的審核、發放、更改、歸檔、保管和作廢文件的回收、銷毀，負責組織體系文件的編制、評審、修訂；負責檔案的收集、整理、立卷、保管、統計和利用等工作；負責有關上級來文的轉發。
2.3 安環部負責組織編制、修訂、評審與安全生產有關的各類文件，如安全管理制度、安全操作規程、作業指導書、事故應急救援預案、記錄匯編及其他支持性文件；負責安全生產相關法律、法規、標準、規范、規章等的收集、整理、匯總及發放。
2.4 職能部門負責職責范圍內文件的編制、審核，對職責范圍內記錄的格式及使用負責，對記錄填寫的規范性進行指導及監督，負責保管職責范圍內檔案的收集、保管和統計工作。
3、管理要求
3.1 文件的分類
方針、目標、管理方案；
管理手冊；
程序文件、管理制度；
操作規程、作業指導書：
記錄；
應急預案；
其他，包括法律、法規、國家標準或行業標準規范、各級政府主管部門及上級單位下發的文件、規定等。
3.2 文件的編號和標識
管理手冊、程序文件、管理制度、操作規程、作業指導書、記錄等文件的編號由部公室負責，按管理體系要求統一進行編號控制。
文件分為“受控”和“非受控”，并以印章標識。受控文件在更改時接受更改服務。持有文件人員因工作變動，應將“受控 ”文件交回文件發放部門。文件持有人不得私自復制文件，不得私自向外部人員借用、贈送、轉讓。
國家標準、行業標準、各級政府主管部門及上級單位下發的文件、規定等采用原名稱及原編號。
3.3文件的編制、審核和批準
安全體系文件由安環部組織編制、審核，職能部門負責編制、審核職責范圍內的文件。記錄表格的制定由職能部門同時進行，企業已有的表格，可在文件中直接引用。
受控文件經審核并確定發放范圍后，由企業主要負責人批準發布。
3.4文件的發放
安環部負責安全體系文件的相關登記、發放工作，并填寫文件清單以便于核對文件版本和檢索。應確保文件使用的各場所都得到相關文件的最新版本。
相關文件的發放范圍由相關職能部門提出，企業主管領導或主要負責人批準后，由職能部門發放。
文件的發放、回收均要填制文件發放、回收記錄。企業建立局域網并實行無紙化部公的，按照文件網上流轉程序實施文件的收發。
政策性方面主要的法律、法規、標準、規范、規章等由職能部門負責收集、整理、識別、登記，填制法律、法規與其他要求清單。
3.5文件的評審、修訂
企業規章制度、操作規程、應急預案等應每年由原組織編制單位組織評審，對規章制度、操作規程、應急預案等的適用性、可操作性、合規性等進行評估。經評估需修訂的，或者由建議修訂的部門提出修訂意見和建議，由編制單位進行修訂、完善后按原審批程序進行發布。文件評審組織部門應保存文件評審和修訂的`記錄。
對少量的變動可由更改人采用“劃線更正法”進行更改，當一頁有三處以上（含三處）的更改時，采取換頁的方式進行并標注修改次數。
文件的版次號從1開始順序標注。當文件出現重大或多次修訂、機構發生重大調整等情況時，對體系文件作整體換版處置，并做出相應的換版標注。
所有文件的修訂方式由相關職能部門在文件修訂記錄注明“更改方式”和“負責更改的人員”。
3.6文件的領用、借閱和復制
文件領用人應在發放記錄中簽字。因破損需重新領用文件的，由文件使用部門向文件發放部門提出申請后，以舊換新。若發生文件遺失，由遺失單位提出申請，經職能部門負責人審批同意后方可補發。
內外部人員借閱與管理體系有關的文件時，應填寫文件借閱復制記錄，由職能部門負責人批準；內外部人員需復制管理體系文件時，由分管領導批準。
3.7記錄的格式設計和填寫
各部門專用的記錄格式，由各部門組織設計編制并經部門負責人審批后實施。
記錄表格樣式的設計應能充分反映規定的活動，滿足程序及支持性文件的有關要求。一般應包括：名稱、編號、日期、項目、數據、描述必要的結果、填寫部門、填寫人員、說明等。
記錄填寫要及時、準確、真實、內容完整、字跡清晰、不得隨意涂改。不得用鉛筆和圓珠筆填寫；如因某種原因不能填寫的項目，將該項用斜杠（／）劃去；各相關欄目責任人簽名不允許空白。如因筆誤或計算錯誤要修改原數據，應采用單杠劃去原數據，在其附近用黑色鋼筆或碳素筆填入更改后的數據，簽署更改人的姓名（或加蓋印章）、日期。
3.8文件保管、作廢與銷毀
文件由編制部門或使用部門分類進行保管。需歸檔保存的文件，每年或項目完成時向檔案管理部門及時歸檔。
文件失效或因其它原因需要作廢時，由原發放部門提出申請經領導批準后方可作廢，作廢的文件應及時從使用場所撤出，需保存的加蓋“作廢留存”印章，確保防止作廢文件的非預期使用。
對要銷毀的作廢文件，由原發放部門填寫文件記錄銷毀清單，經分管領導批準后方可銷毀。方式有：撕毀、燒毀、磁盤格式化，損壞光盤等。
3.9檔案的分類
歸檔材料應是在生產過程中形成的與生產經營有關的各種文件、規章制度、技術資料、原始記錄、圖片、圖紙等資料。
應對下列主要安全生產資料實行檔案管理：
——主要安全生產文件、事故、事件記錄；
——風險評價信息；
——培訓記錄；
——標準化系統評價報告；
——事故調查報告；
——檢查、整改記錄；
——職業衛生檢查與監護記錄；
——安全生產會議記錄；
——安全活動記錄；
——法定檢測記錄；
——關鍵設備設施檔案；
——應急演習信息；
——承包商和供應商信息；
——維護和校驗記錄；
——技術圖紙等。
3.10檔案收集與移交的基本要求
歸檔材料應確保完整、準確真實、系統規范，反映企業生產經營各項活動的真實內容和歷史過程。
歸檔材料應按照國家有關檔案管理的規定、標準和要求，進行整理、編目造冊。
具有重要保存價值的電子文件，應與內容相同的紙質文件同時歸檔。
3.11歸檔時間
各部門在生產經營活動過程中形成的材料可以按年歸檔，也可按項目活動內容歸檔。
3.12檔案保存期限
安全生產檔案保管期限分為永久、長期（1—5）年、短期（1年以下）三種。
檔案管理人員調動工作時，需完成安全生產檔案移交手續后方可離崗。
3.13檔案的利用
借閱、復制有密級的安全生產檔案，必須按照國家有關保密的法律和法規部理。
檔案利用中，要處理好安全生產檔案保密和利用的關系，既要保護企業的知識產權和商業秘密，保障企業的合法權益不受損害，又要充分發揮檔案的指導、借鑒等積極作用。在提供、利用、公布檔案時，不得損害國家利益和他人的合法權益。
4、相關記錄
《文件清單》JL-JS-AH-0101-20xx
《文件發放記錄》JL-JS-AH-0107-20xx
《文件銷毀記錄》JL-JS-AH-0109-20xx
《文件評審記錄》JL-JS-AH-0106-20xx
《文件修訂記錄》JL-JS-AH-0409
文件檔案管理制度6
一、目的
為了規范安全生產文件檔案的管理,確保文件檔案的完整性、合理性、科學性,使其為今后工作開展提供參考資料和文獻,特制定本制度。
本制度適用于公司與安全生產有關的文件檔案的管理。
二、職責
2.1 安全環保部負責制定本制度,并負責綜合監督管理。
2.2 各部門負責本部門文件檔案的管理,并負責監督檢查和考核。
2.3 各部門管理人員負責本單位文件檔案的收集、歸檔和保管。
三、內容
3.1文件資料收集,安全生產文件檔案內容如下:
3.1.1國家有關安全生產法律法規、標準規范及其他要求。
3.1.2上級主管部門安全生產文件、批復文、領導指示材料及會議資料等。
3.1.3公司安全生產文件、安全生產管理制度、安全操作規程、安全會議記錄材料、安全學習資料、領導指示材料等。
3.1.4安全生產工作計劃、總結、報告等。
3.1.5各種安全活動記錄、安全管理臺賬、事故報告、安全通報等。
3.1.6供應商、承包商相關材料。
3.1.7安全設施檢測、校驗報告、記錄等。
3.1.8安全、職業衛生評價報告。
3.2立卷歸檔
3.2.1文件資料應根據其相互聯系、保存價值分類立卷,保證檔案的齊全、完整,能反映安全生產主要情況,以便保管和利用。
3.2.2應根據文件資料的.重要性,按時間永久、長期和短期等三種進行時間整理,分類歸檔。
3.2.3各部門在每年2月底前對上年度的文件資料進行歸檔,統一保存。
3.2.4各種文件資料按一定特征進行排列和系統化,應層次分明,編寫頁碼,填寫卷內文件資料目錄。
3.2.5不同價值,不同性質的文件資料應當區別管理,單獨立卷。
3.3檔案保管
3.3.1檔案應入柜上架,科學排列,避免暴露和捆扎堆放。
3.3.2應采取防潮、防蟲措施,防止檔案損壞。
3.4檔案借閱
3.4.1文件資料檔案借閱,必須辦理借閱手續,借閱檔案要注意保護,不得丟失、損壞、涂改,要如期歸還,到期不能歸還者,要說明情況,并辦理續借手續。
3.4.2借閱的檔案要注意保密,未經許可,不得隨意公開、發表或轉借他人。
3.4.3歸還檔案時,由檔案管理人員當面查點清楚,并在借閱登記本上注銷。
3.5檔案銷毀
對于過期并失去保存價值的文件資料,經單位領導批準,可以定期銷毀,必要時做好銷毀記錄。
四、本制度由安全環保部制定并負責解釋,自發布之日起實施。
文件檔案管理制度7
物業公司文件檔案管理制度
(一)意義
(二)文件檔案的類別與形式公司文件檔案包括以下各類別的書面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤存藏、磁盤存藏)形式。
1.公司法律文件:公司章程、批準證書、營業執照、驗資報告、審計報告、企業代碼、銀行稅務登記等2.公司董事會文件:董事會構成、股本構成、董事會決議、記要等3.公司管理制度:公司運營、行政、財務、業務管理制度、文本、流程4.公司財務資料:各類總、分帳冊、報表、單據、憑賬、報告等
5.公司人事薪資:人事結構、錄用考核文件、薪資結構、薪資表、獎金計劃及分配記錄、獎懲記錄、保險計劃及記錄《勞動合同》等6.公司經營策略規劃:客戶需求分析、市場分析、各種調查分析、營銷策略、公關網絡、實施計劃等7.公司客戶名冊:客戶名冊、服務合同、協議、策略聯盟協議、客戶拓展、防談名冊及記錄等8.公司業務文件:公司各項對外服務的'內部管理制度、流程、文本及有關方法培訓資料、報價體系等9.公司客戶服務文件:服務過程中與客戶溝通產生的往來傳真、往來函、建議書、分析底稿、調查底稿、客戶提供之資料等10.公司客戶檔案:已結案客戶的完整檔案,包括客戶服務資料及公司各種服務文本、方案、策劃、設計成果等
11.公司專業資料:公司搜集的各種業務文本、流程、制度、企劃書、顧問服務理論、方法、同業服務成果、各類行業資料、公司由政府主管部門獲取及購買的政策法規、公司各類剪報等
12.公司圖書、雜志:公司由公開發行系統購買、訂購的各種圖書、雜志
13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報告、批復、外來文函
14.公司宣傳資料:公司對外宣傳廣告用之公司介紹、業務介紹、互聯網主頁介紹等。
文件檔案管理制度8
1.目的
為提高公司文件處理工作的效率和質量,使之規范化、科學化、制度化,結合公司實際工作情況,特制定本制度。
2.范圍
公司在籌備、成立、生產、管理及產權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列入歸檔范圍。
3.內容
3.1公司下列主要安全生產資料應進行檔案管理：主要安全生產文件、風險評價信息；培訓記錄；標準化系統評價報告；事故調查報告；檢查、整改記錄；職業衛生檢查與監護記錄；安全生產會議記錄；安全活動記錄；法定檢測記錄；關鍵設備設施檔案；應急演習信息；承包商和供應商信息；維護和校驗記錄；技術圖紙；人員資格證；安全評價報告等。
3.2公司各部門負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交行政部集中管理，任何人不得拒絕歸檔。
3.3歸檔文件材料必須齊全、完整、準確、系統、簽署完備。
3.4歸檔文件材料必須準確地反映企業生產、基建和生產管理等各項活動的真實內容和歷史面貌。
3.5歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規律，保持同一案卷內文件材料的有機聯系。
3.6歸檔的文件材料主要包括紙質、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。
3.7歸檔的文件材料必須為正本，本企業編制的文件應附發文底稿。
3.8歸檔的具有永久、長期保存價值的電子文件應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存。
3.9非紙質文件材料應與其文字說明一并歸檔。
3.10外文（或少數民族文字）材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。
3.11為便于保管和利用，歸檔的.文件材料用的紙張必須優良，紙面清潔，書寫文件材料應用碳素墨水或藍黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水及復寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。
3.12歸檔范圍及保管期限
3.13歸檔時間：
（1）管理性文件材料一般應在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發簿一同移交行政部歸檔。
（2）凡專項工程、專題項目等由發生部門將文件材料整理后經部門領導及項目負責人審定后向行政部移交歸檔。周期長的可分階段、單項歸檔。
（3）外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調試后歸檔。
（4）工程項目在竣工驗收后三個月內接收歸檔。
（5）每年形成的財務檔案，由行政部及有關部門保存一年，在下一年的第一季度內向行政部移交歸檔。
（6）電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。
（7）榮譽檔案由給合辦收集整理后于次年統一歸檔。
（8）聲像檔案在每次活動結束后整理歸檔。
（9）相關會議（技術會議、專題會議、年度工作會議），在會議結束后歸檔。
（10）外出、出差考察材料由當事人在回來后一個月內整理歸檔。
（11）變更、修改、補充的文件材料隨進歸檔。
（12）公司內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料隨時歸檔。
（13）公司產權變動過程中形成的文件材料隨時歸檔。
3.14檔案查（借）閱制度
檔案借閱是行政部的日常業務工作，是檔案更好地為生產提供利用服務的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：
（1）凡本公司有關人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在行政部閱檔室查閱。查閱內容根據檔案密級程度，取得相關領導簽字，同時做登記。
（2）本公司有關人員如有實際情況必須借出者，須辦理相關手續，超過兩天以上歸還者，須經領導批準簽字。但要如期歸還。
（3）借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，應及時反映給主管領導。
（4）外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經總經理批準后方可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內容也須經總經理同意審核后方能帶出。
（5）凡屬不成熟的現行技術資料及保密文件一律不外借。
3.15檔案的保密制度
（1）凡屬密級檔案，必須正確地標明密級，并妥善存放。
（2）非綜合行政部人員不得隨便進入行政部，行政部門窗及箱柜應及時關鎖。
（3）全體職工對密級檔案、文件、資料均須嚴格執行企業保密規定，不失密。否則應追究責任。
（4）凡查閱密級檔案，均須辦理審批和借閱手續，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復制，確屬需要者須辦理相關手續。
（5）查閱人員對檔案內容承擔保密義務，違反規定造成后果者必須追究責任。
（6）檔案人員要忠于職守，認真執行各項保密制度。
（7）定期對保密檔案保管情況進行檢查，發現問題及時處理。
3.16行政部管理制度
（1）檔案存入檢查：
1）檔案出入行政部要清點、登記。
2）定期對檔案保管狀況進行全面檢查，做好記錄，發現問題要采取積極有效措施，保證檔案的安全。
（2）行政部管理：
1）行政部未經許可，外來人員不得擅自進入。
2）檔案柜、卷排列科學、合理、整齊、美觀，便于調卷。
3）行政部門窗須安裝窗簾，行政部內采用白熾燈且照度不超過100lx。
4）避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的危害。
5）行政部嚴禁堆放食品和易燃易爆物，必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發生火災的可能。
8）行政部須做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。
9）做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構成情況的準確、及時、科學的統計工作。
10）建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷毀等統計臺帳。
3.17檔案鑒定、銷毀制度
（1）根據《檔案法》中的相關規定，編制本企業的檔案保管期限表。其中會計檔案見會計檔案保存期限表。
（2）保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長。
（3）從檔案的內容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面監別檔案的價值。
（4）檔案通過鑒定，要求保管期準確，案卷質量達到規定標準。如果鑒定中發現檔案不準確，不完整，應及時責成有關部門修改、補充。
（5）銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事。銷毀前要造具清冊、提出銷毀報告報總經理審批。銷毀檔案時要嚴格執行保密規定，由鑒定小組指定人員會同保密、保衛人員銷毀或監銷，防止失密。檔案銷毀時要有二人以上監銷，并在清冊上簽字。
3.18檔案工作人員崗位職責
（1）認真學習貫徹執行《檔案法》和檔案工作的方針、政策，堅持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門各項工作做好服務。
（2）負責管理本部門的檔案，做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。
（3）積極做好檔案的服務利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時準確地提供利用。
（4）做好檔案的“八防”工作，確保檔案的完整與安全。
（5）嚴格遵守“保密制度”工作，未經批準，不得擅自擴大檔案的借閱范圍，不得泄露檔案的保密內容。
（6）負責對本部門檔案工作進行監督、檢查和指導。
文件檔案管理制度9
一、公司員工必須切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規范化的`要求。
二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產經營活動相關的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人事部門要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。
四、文件資料檔案的保管、查閱。
1、所有檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、文件柜要保持整潔衛生，要定期檢查、經常核對文件檔案資料，發現問題及時處理、報告并做好相關記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。
七、公司內部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司領導批準，外單位人員要查閱、復印公司檔案，必須持單位介紹信并經本公司領導批準后，方可查閱；公司所有檔案一律不允許外借。
八、對于公司機密文件及檔案的管理，要有專柜存放并單獨設鎖，無關人員不準接觸，工作人員要嚴守機密。
文件檔案管理制度10
文件及技術檔案管理工作,是工程施工的延續,但常常因項目經理部的解散、人員調動等原因而滯后,為了使本項目在該方面的管理工作上一個新臺階,同時為以后的工作提供依據,體現'重生產同樣重技術檔案管理'的方針,實現生產和內業雙豐收,特制定文件、技術檔案管理制度。
(1)文件及技術檔案管理的任務、意義
①文件及技術檔案管理的任務是
按照一定的原則和要求,系統地收集記述工程建設全過程中具有保存價值的用于指導施工的技術文件材料,并按歸檔制度加以分類整理,以便完工驗收后,完整地移交給有關技術檔案管理部門。
②文件及技術檔案管理的意義是
可以保證技術文件的完整性、正確性和及時性,組織有序的交流,及時滿足施工生產的需要,出了問題,有據可查,從而起到穩定正常生產的作用。
(2)文件及技術檔案管理制度
①文件管理制度
施工過程中發生的往來文件,項目經理部應設專職人員,按照is09001:20xx 的.要求進行專門管理,并形成硬性規定,并由此建立文件管理制度。
②技術檔案管理制度
施工過程中產生的技術資料,項目經理部應設專職人員,按照is09001:20xx 的要求進行專門管理,并形成制度貫徹落實。
(3)文件及技術檔案管理的方法
①文件管理方法
a、收集:主要是注意搞好日常文件的管理工作。
b、整理及編目:是在文件全面收集基礎上,對來文或發文進行科學地分類和有秩序地排列。分類應根據文件的行文類別區分。同時按文件的收發時間編制目錄,該受控的要建立受控文件清單并加蓋受控章。
②技術檔案管理辦法
a、收集:由項目經理部工程管理部統一管理。
b、整理及編目:是在技術檔案材料全面收集基礎上,對技術檔案材料進行科學地分類和有秩序地排列。分類按技術檔案本身的自然形成規律進行。工程技術檔案分類,原則上按工程項目劃分,使同一項工程的技術檔案都集中在一起,以便能夠反映該項目工程的全貌。而每一類別下,又可按專業分為若干類。編目方針為能夠揭示技術檔案的內容和他們之間聯系,便于檢查。
(4)交工驗收及資料整理
①建立技術資料復核制,來源于施工過程中的資料,必須現場填寫且有人復核,決不允許一人一填到底,更不容許事后補填,且資料能夠反映工程實際。
②交工驗收資料的整理,要從工程施工一開始就著手抓,先化整為零,再化零為整。同時做到資料、圖紙和計量支付三者的統一。
③加強交工驗收及資料整理的管理工作,徹底根治此方面滯后的弊病。
(5)竣工資料整理、竣工圖繪制
①在交工資料的基礎上,進一步完善成竣工資料,摒棄持久戰。
②每一分項工程完成后,要隨即把施工中變更的部分用鉛筆描繪在原施工圖紙上,并注明變更的依據及日期等。
③把竣工資料的整理及竣工圖繪制與項目經理的業績掛鉤,作為獎罰的依據之一。
文件檔案管理制度11
一、目的
加強文件檔案管理，規范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據。
二、適用范圍
適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。
三、術語和定義
1、檔案：指公司過去和現在各級部門及員工從事業務、經營、企業管理、宣傳等活
動中所直接形成的`對企業有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦
盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、提供利用等活動。
四、職責
1、行政人事部：
1）負責公司檔案的集中管理和制度執行及檢查工作，并負責督促指導部門檔案管理；
2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監督和檢查執行情況；
3）收集、整理、分類、鑒定、統計、保管公司的檔案和其他資料；
4）負責公司檔案的利用和銷毀管理，監控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；
5）提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；
6）負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。
2、其他各部門相關人員：
1）負責在工作變動時，做好或協助移交工作，并及時通知行政人事部；
2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復印件；
3）負責本部門文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；
4）財務部負責按規定獨立建檔保管財務檔案資料；
3、各部門檔案主管人員
文件檔案管理制度12
（一）目的
建立主要安全生產過程、事件、活動、檢查的安全記錄檔案，并加強對安全記錄的有效管理，充分利用文件和檔案信息資源，為安全生產服務,規范安全生產文件檔案材料保管借閱銷毀程序,特制定本規定。
（二）適用范圍
本制度適用于公司的文件、檔案管理。
（三）規范性引用文件
《中華人民共和國安全生產法》
《中華人民共和國檔案法》
（四）職責
1、行政人事處負責公司安全文件和檔案的日常管理。
2、公司各部門負責本部門的安全記錄和檔案的管理。
（五）管理要求
1.檔案管理范圍
1.1公司對涉及主要安全生產過程、事件、活動、檢查的安全生產資料（包括文件和記錄）定期歸檔，實施檔案管理。
1.2對一般的安全記錄按公司的《記錄控制程序》執行。
2.保管事項
2.1公司的安全生產文件和檔案的保管，要符合國家文件和檔案管理要求，有文件柜存檔的文件，使用文件夾檔案袋存柜，分類清楚合理，便于查閱，做到防火防潮防鼠防蛀清潔通風干燥。
2.2重要的文件檔案，要按時歸檔，存放在公司檔案室。
2.3一般文件、記錄，由各分廠、處室自行按規定保管。
2.4保管檔案的場所要做到有專人負責、配備滅火器材，標示嚴禁煙火標志。
2.5檔案箱、柜；鑰匙專人保管。無關人員不得進入檔案室。
2.6完善安全保管措施，防止檔案人為或自然的損壞。
2.7案資料的保管和存放應科學、規范，便于查找。
3.歸檔時間
3.1辦理完畢的文件，按工作階段性進行歸檔。
3.2按年度形成的'文件，第二年上半年歸檔。
3.3凡是有法律效用的文件材料，一經識別就立即歸檔。
3.4凡是有機密性的文件，隨時形成，隨時歸檔。
4.文件和檔案保存形式檔案用紙張形式保管。
5.安全檔案的借閱
5.1凡本公司職工因工作需要查閱技術文件檔案，技術人員登記后方可查閱，其它人員須部門負責人批準，并經檔案員同意后，方可查閱；如查閱財務數據、考勤、工資等須部門分管領導批準，并經檔案員同意后，方可查閱；查閱其它文件的，須部門主管批準，并經檔案員同意后，方可查閱。
5.2查閱檔案需辦理登記手續，原件不外借，確因工作需要，須經主管部門批準，予以復制。
5.3公司重要的文件、技術資料、合同(協議)，未經公司領導批準同意，任何人不得查閱、借閱。
5.4專業工具書，一律實行先歸檔保存，再辦理借閱手續，如長期使用的，部門內部應自備一本。
5.5外單位來公司查閱檔案、資料，必須得到分管副總經理以上領導的批準同意。
5.6每次借閱檔案資料時間最長為半個月，可以續借，到期由檔案室人員負責催討，如須長期使用的部門內部則復印予以備份，并保證文件內容不得外泄。
5.7查閱、借閱檔案資料人員，要愛護公司財產，使用過程中嚴禁在檔案、資料上劃線、標號涂改、抽取等損害檔案、資料的情況發生，違者嚴肅處理。
6.保密事項
6.1檔案管理人員要自覺遵守保密紀律，檔案內容不外傳。嚴禁任何人私自保管檔案。
6.2對公司下發的保密文件及重要會議材料各部門進行妥善保管，并進行登記管理，不得亂扔亂放
6.3保密文件的復制必須履行審批、登記手續。要嚴格按照批準的份數，不得擅自多印留存。復制文件應按原文密級進行管理，復制中形成的廢頁應作為密件銷毀。
6.4絕密級文件、資料和密碼電報不得全文抄錄，確因工作必須摘抄的，須經公司領導批準，并履行登記手續。未經同意，不得擅自復印、翻印和摘抄。
6.5報廢的、過期的檔案材料及檔案工作中形成的不需進檔的草稿紙，要進行登記，經主管領導審批，送往有關地點監督銷毀，確保保密安全。
6.6對夠不上密級又不宜公開的檔案，可劃為“內部”。
6.7密級和保密期限的確定和變更以及解密，必須經公司分管領導審核批準。
6.8查閱“絕密”檔案必須由總經理批準，未經批準不得復制和摘抄。
6.9“絕密”檔案必須放在保險柜中單獨存放。
6.10定期檢查檔案保密工作，發現問題及時處理。檔案人員應嚴格遵守保密紀律，防止泄密事件發生，對造成泄密事件的責任者，要視情節嚴肅處理。
7.修改、補充事項
7.1修改、補充科技檔案，必須填寫修改、補充申請單，并經分管副總經理以上領導審批后，方可修改，任何個人或部門不得擅自改動。
7.2檔案室必須對自己歸檔的科技檔案的修改，進行監督和檢查。
8.銷毀
8.1檔案室對已保管期滿，擬銷毀檔案提出存毀的初步意見，并對擬銷毀檔案按類別登記，由專業技術人員和檔案人員共同鑒定檔案，確定銷毀或續存，分別送交分管副總經理以上領導進行初審。
8.2匯總初審意見，編造檔案銷毀清單。銷毀清單是準備銷毀案卷的登記簿。同時還應該撰寫一份銷毀檔案的書面報告。
8.3銷毀清單連同銷毀檔案的書面報告送交公司總經理審核批準。
8.4銷毀時要進行監銷。
經鑒定批準銷毀的檔案，必須送指定地點銷毀，不準出賣或做其它用；銷毀檔案時必須派專人護送到指定地點，由兩人（或兩人以上）監督銷毀，并在銷毀清單上注明"已銷毀"字樣和銷毀日期，監銷人要簽名蓋章，以示負責。經審查不準銷毀的檔案仍繼續保存，并再銷毀清單上詳細注明。
8.5檔案銷毀的具體工作由辦公室承辦，并將銷毀清單歸檔。
對已到保存期限安全生產文件和檔案材料，由公司生產技術處或相關部門提出申請，由公司分管領導及相關負責人審核簽批，對審批同意銷毀的材料，由公司生產技術處或相關部門銷毀，并在銷毀記錄上簽字。
文件檔案管理制度13
(一)意義
(二)文件檔案的類別與形式
公司文件檔案包括以下各類別的'書面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤存藏、磁盤存藏)形式。
1.公司法律文件:公司章程、批準證書、營業執照、驗資報告、審計報告、企業代碼、銀行稅務登記等
2.公司董事會文件:董事會構成、股本構成、董事會決議、記要等
3.公司管理制度:公司運營、行政、財務、業務管理制度、文本、流程
4.公司財務資料:各類總、分帳冊、報表、單據、憑賬、報告等
5.公司人事薪資:人事結構、錄用考核文件、薪資結構、薪資表、獎金計劃及分配記錄、獎懲記錄、保險計劃及記錄《勞動合同》等
6.公司經營策略規劃:客戶需求分析、市場分析、各種調查分析、營銷策略、公關網絡、實施計劃等
7.公司客戶名冊:客戶名冊、服務合同、協議、策略聯盟協議、客戶拓展、防談名冊及記錄等
8.公司業務文件:公司各項對外服務的內部管理制度、流程、文本及有關方法培訓資料、報價體系等
9.公司客戶服務文件:服務過程中與客戶溝通產生的往來傳真、往來函、建議書、分析底稿、調查底稿、客戶提供之資料等
10.公司客戶檔案:已結案客戶的完整檔案,包括客戶服務資料及公司各種服務文本、方案、策劃、設計成果等
11.公司專業資料:公司搜集的各種業務文本、流程、制度、企劃書、顧問服務理論、方法、同業服務成果、各類行業資料、公司由政府主管部門獲取及購買的政策法規、公司各類剪報等
12.公司圖書、雜志:公司由公開發行系統購買、訂購的各種圖書、雜志
13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報告、批復、外來文函
14.公司宣傳資料:公司對外宣傳廣告用之公司介紹、業務介紹、互聯網主頁介紹等。
文件檔案管理制度14
為加強公司安全基礎檔案管理，發揮好檔案服務于安全工作的功能，完善安全管理過程監督，特制定本制度。
1、實行安全文件收發登記制度，上級來文和下發文件，先行登記、分類存放，按照領導簽批意見督辦落實。
2、文件應按照收發順序整齊放入檔案盒中，，卷首制作目錄，年終裝訂存檔。
3、嚴格按檔案管理要求建立健全各種基礎資料檔案，實行從業人員一人一檔，安全管理每一個過程一檔，每項活動、工作一檔，檔案資料做到真實、有效、完整。
4、基礎檔案資料要分類存檔保管，檔案分為長期檔案和短期檔案，短期檔案滿3年之后可以進行銷毀處理。
5、檔案基礎資料管理信息，必須實現從購置到退出市場的全過程監督，及時進行更新，確保檔案資料完整性。
6、檔案資料借出必須辦理相關登記手續，經公司主要領導審批同意后方可借閱。
7、檔案資料由安全科安排專人負責管理，實習專柜存放，落實防護措施，防止損毀。
文件檔案管理制度15
1.目的
為進一步規范公司安全文件、檔案管理工作，有效地保障安全生產管理工作的順利進行。根據《中華人民共和國安全生產法》、《中華人民共和國檔案法》及有關規定，結合公司實際，制定本制度。
2.適用范圍
適用于本公司安全文件、檔案管理
本制度所稱安全文件、檔案是指在安全生產管理活動中直接形成的，對國家、社會及企業安全生產具有保存和利用價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
3.管理體制與職責
3.1公司的安全生產直接責任人負責安全生產檔案工作的領導，指定一位檔案管理員，負責檔案日常管理工作。
3.2安全生產檔案管理員應具有安全生產及檔案專業知識，集中統一管理本公司安全生產檔案，對各部門、車間的安全生產檔案工作進行監督與指導。
3.3安全生產管理檔案員職責
(1)凡是企業生產及業務活動中形成的有保存價值的與安全關聯性文件材料都應按規定收集齊全，整理歸檔。
(2)建立健全安全生產檔案管理責任制和規章制度。
(3)安全生產檔案管理員應忠于職守，認真執行有關法律、法規和相關標準，協助各職能部門、車間對收集的安全關聯歸檔材料的完整程度、準確性以及保存價值進行審核。
(4)公司辦公室負責收集公司領導在企業安全管理和參加重大安全生產活動中形成的材料。
4.檔案的范圍、收集與移交
4.1安全生產檔案范圍包括以下內容：
1)基礎檔案
(1)企業基本情況；
(2)廠區平面布置圖；
(3)主要管理人員登記表；
(4)企業證照文書；
(5)危險化學品登記證；
(6)職業危害申報表及申報回執單；
(7)應急預案備案回執單；
(8)重點部位、關鍵裝置和危險崗位一覽表；
(10)特種設備登記表；
(11)特種作業人員登記表(附操作證復印件)。
2)組織機構
(1)安全生產組織架構圖；
(2)關于成立安全生產領導小組的通知；
(3)關于任命安全生產管理人員的決定；
(4)關于印發安全生產職責和安全管理制度的通知。
(5)其他與安全組織有關的內容。
3)安全職責
各部門、各級人員安全生產職責
4)安全管理制度
安全標準化規定的安全管理制度。
5)安全操作規程
6)教育培訓
(1)企業安全教育培訓計劃；
(2)企業主要負責人、管理人員的安全教育培訓記錄；
(3)員工三級教育培訓卡；
(4)員工三級安全教育培訓記錄；
(5)特種作業人員安全教育培訓記錄；
(6)復轉崗、“四新”安全教育培訓記錄；
(7)日常安全、宣傳、教育培訓記錄及總結；
(8)應急救援預案演練記錄及總結，
(9)其他安全培訓記錄。
7)安全檢查
(1)各級政府及行業主管部門監督檢查所發的安全檢查指令書、整改通知書等各類執法文書；
(2)企業執行各類執法文書所采取的措施及上報主管部門的報告；
(3)安全監督執法方面的其他文件、文書和記錄。
(4)安全檢查及整改通知書(企業自檢部分)。
(5)車間(部門)、班組例行安全檢查記錄；
(6)各專項安全檢查的計劃安排、檢查記錄；
(7)安全生產領導小組組織季度、年度安全檢查記錄；
(8)各項安全檢查的處理情況及整改驗收記錄；
(9)各項安全檢查的總結匯報材料；
8)安全投入
(1)全年安全投入的計劃及專項安全投入計劃；
(2)安全、宣傳、教育培訓投入的情況記錄；
(3)安全隱患整改方面的投入記錄；
(4)勞動防護用品方面的投入記錄；
(5)安全防護設備、設施方面的投入記錄；
(6)安全評價、職業安全健康管理體系、安全文化建設的投入；
(7)其他與安全有關的投入。
9)“三同時”
(1)有關安全設施和勞動防護職業衛生方面“三同時”項目的文件、資料；
(2)“三同時”項目的設計圖紙及相關資料；
(3)“三同時”項目的竣工驗收報告及相關資料；
(4)其他與“三同時”項目相關的文件、資料。
10)防護裝置(含職業衛生設備、下同)
(1)各類安全防護設備的種類及型號等基本情況資料；
(2)各類安全防護設備運行維護保養情況記錄；
(3)應急救援設備的種類、數量、型號及管理部門、狀況記錄；
(4)其他與安全防護設備相關的文件、資料和記錄；
11)特種設備
(1)特種設備制造單位、合格證書、使用說明書、安裝技術文件和資料；
(2)特種設備的定期檢驗記錄；
(3)特種設備的日常使用及維護保養記錄；
(4)特種設備安全附件、安全保護裝置、測量調控裝置及有關附屬儀器儀表的日常維修保養記錄；
(5)特種設備運行故障和事故記錄。
12)安全用電
(1)變、配電室運行狀況記錄。
(2)臨時用電申請及拆除記錄；
(3)配電柜(箱)、控制柜(箱)等用電設施運行記錄；
(4)變配電室平面圖及供電系統圖。
13)工傷保險
(1)參加工傷保險員工的名單；
(2)企業為員工繳納保險費的憑證或單據；
(3)發生工傷的員工獲得工傷保險理賠的憑證或單據；
(4)其他與工傷保險相關的文件、憑證或單據。
14)職業病防治
(1)本公司內產生職業病危害的崗位情況及可能產生的職業病種類；
(2)產生職業病危害的崗位的預防措施情況；
(3)產生職業病危害的崗位定期檢測檢驗報告；
(4)接觸產生職業病危害的崗位的員工及其身體檢查情況；
(5)確診為職業病的員工情況及其身體檢查、治療記錄；
(6)其他與職業病防治相關的文件、材料。
15)勞動防護用品
(1)各類勞動防護用品發放記錄；
(2)員工使用和佩戴勞動防護用品的記錄；
(3)其他與勞動防護用品有關的文件、材料。
16)事故調查處理
(1)事故調查收集各類證據；
(2)事故調查的相關會議記錄；
(3)工傷事故調查處理報告書(表)；
(4)按“四不放過”原則對事故進行處理的文件；
(5)其他與事故相關的.文件、資料。
17)消防安全
(1)消防安全管理制度及落實情況記錄；
(2)消防安全管理組織機構和各級消防安全責任人的崗位職責；
(3)消防設施、器材平面布置及應急疏散平面圖；
(4)火險火災應急處置預案框圖及實施細則；
(5)義務消防隊人員名單及其消防裝備情況；
(6)建筑物或者場所施工、使用前的消防設計審核、驗收以及消防安全檢查的文件、資料；
(7)消防設施、器材及防火材料的合格證明材料；
(8)消防設施、器材定期檢查、測試報告以及維修保養記錄；
(9)有關電氣設備檢測(包括防雷、防靜電)等記錄資料；
(10)火災隱患及其整改情況記錄；
(11)其他與消防安全相關的文件、資料和記錄。
18)其他與安全生產相關的內容。
4.2收集與移交
(1)歸檔材料應是企業開展安全生產標準化管理中形成的各種文件、記錄、臺帳、規章制度、原始資料、圖片、圖紙、技術資料等。
(2)歸檔材料應確保完整、準確、系統，反映企業安全生產標準化管理活動的真實內容和歷史過程。
(3)用紙、用筆標準(不用鉛筆、圓珠筆)，字跡清晰。
(4)具有重要保存價值的電子文件，應與內容相同的紙質文件同時歸檔。
(5)本公司及各部門在安全生產管理過程中形成的材料應隨時歸檔，對基礎建設、物料購置與處理、產品生產等活動中形成的與安全相關材料，可在項目結束后整理歸檔。
(6)安全生產檔案管理員負責有關歸檔材料的審核。
(7)安全生產檔案管理員應對各部門送交的各類安全生產檔案認真檢查。檢查合格后交接雙方在移交清冊(一式二份)上簽字，正式履行交接手續。接受電子安全生產檔案時，應在相應設備、環境上檢查其真實有效性，并確定其與內容相同的紙質安全生產檔案的一致性，然后辦理交接手續。
(8)在資產與產權變動時，本公司安全生產領導小組應負責安全生產檔案處置工作的組織協調，按國家有關法規做好善后工作。其安全生產檔案由接受單位或原主辦單位保存。
5.檔案處理
1)根據公司安全標準化管理要求，安全管理檔案建檔，與危化品企業安全標準化《評審標準》一致，設立以下檔案類別，并根據其歸檔內容分別編制檔案目錄。
(1)法律、法規和標準
(2)機構和職責
(3)風險管理；
(4)管理制度；
(5)培訓教育；
(6)生產設施及工藝安全
(7)作業安全
(8)職業健康
(9)危險化學品管理
(10)事故與應急
(11)檢查與自評
2)特殊載體安全生產檔案(錄像帶、照片、磁盤)可按載體形式、所反映問題或形成時間進行分類編目，并分別保存，注明與相關紙質檔案文件的編號。
3)檔案保存，設專用柜屜，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保安全生產檔案安全。對破損或載體變質的安全生產檔案要及時進行修補和復制。
4)安全生產檔案保管期限分永久、長期(五年)、短期(一年)三種。
5)對保管到期的安全生產檔案，由本公司安全生產領導小組及檔案工作人員進行鑒定，對經過鑒定后已失去保存價值的安全生產檔案，應寫出鑒定報告并編制銷毀清冊，經鑒定人員簽字后，報安全生產第一責任人審批。銷毀安全生產檔案時必須履行簽字手續，由兩人以上監銷，銷毀清冊長期保存。
6)安全生產檔案工作人員調動工作時，必須辦理完安全生產檔案移交手續后方可離崗。
6.檔案利用
(1)安全生產檔案的借閱、復制必須經本公司安全生產第一責任人或安全生產直接責任人的批準。
(2)在提供、利用、公布安全生產檔案時，不得損害國家利益和他人的合法權益。
(3)應積極主動地接受安全生產監督管理部門對安全生產檔案管理工作的監督指導。
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