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物業(yè)前臺相關規(guī)章制度
在社會發(fā)展不斷提速的今天，很多場合都離不了制度，制度是國家法律、法令、政策的具體化，是人們行動的準則和依據(jù)。擬定制度需要注意哪些問題呢？下面是小編為大家整理的物業(yè)前臺相關規(guī)章制度，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。
一、 前臺規(guī)章制度
1、按時上下班，不遲到不早退。
2、前臺日常工作由兩人負責，上班時間為一人8:00-16:00（中午值班），另一人正常班，每周更換。
3、上班時間不擅離崗位，不辦理私事，不看與工作無關的書籍，不吃零食，在辦公場所不得大聲喧嘩、爭吵、交頭接耳或接聽私人電話。
4、接聽電話要使用“標準用語”，遇到業(yè)主來訪，要主動起立問候、熱情解答和解決問題。
5、來電、來訪要注意記錄準確、無錯項、無漏項。
6、嚴格執(zhí)行公司各項規(guī)范要求，按崗位操作規(guī)程處理報修和投訴，嚴禁越權處理問題。
7、按要求填寫工作記錄和報修登記，并及時派發(fā)維修單。每天前臺需要統(tǒng)計和回收維修單，并回訪維修情況。
8、前臺員工不得將業(yè)主信息及領導信息透露給他人，違者重罰。
9、車輛登記信息必須以財務收據(jù)或領導批示為準，不得私自添加車輛信息，要定期與財務核對信息，避免出錯。
10每天前臺工作人員要提前打掃衛(wèi)生、整理工作臺，整體環(huán)境要整潔有序，不在辦公桌堆放個人物品。即使再忙，中午的空閑時間也要搞好衛(wèi)生，保持清潔。
11、服從上級領導的安排，積極配合公司各部門和同事之間的工作。
二、 物業(yè)前臺服務工作內容：
1、負責接待業(yè)主來電、來訪，及時給予答復。
2、負責辦理業(yè)主入住、裝修、車位租賃等各項業(yè)務，及時登記相關信息。
3、負責前臺內務的整理。
4、負責接待業(yè)主的咨詢、報修、投訴與建議，及時反映給相關部門進行處理，并做好相應的記錄。
5、負責對各種通知、公告的擬定、打印和分派。
6、負責根據(jù)新交房業(yè)主報修，聯(lián)系施工方人員及時維修處理，并做好報修和回訪記錄。
7、負責對業(yè)主的報修、投訴等進行定期回訪工作。
8、負責辦理門禁卡、電梯卡升級。
9、認真核對業(yè)主信息，開具住戶搬家或物品出門證。
10、負責整理、更新業(yè)主檔案及其它文檔資料進行歸檔處理，以便查詢。
11、負責車庫“平安社區(qū)APP”后臺管理，及時更新業(yè)主車位信息、處理業(yè)主房產(chǎn)認證、處理平臺報修投訴，并回復業(yè)主對APP方面的咨詢投訴等事宜。
12、負責在小區(qū)LED屏、“平安社區(qū)APP”的公告管理，及時發(fā)布或更新信息，并做好發(fā)布、更新相關記錄。
13、負責上報領導需要的統(tǒng)計信息，負責完成領導臨時交辦的其他工作。
三、 物業(yè)前臺服務工作流程
1、日常來電來訪接待：
來電接待：
電話三聲之內必須接聽，認真聆聽業(yè)主來電，并在登記表上詳細記錄來電信息。電話交流盡量控制在一分鐘之內，對來電不能立即解釋的，要與業(yè)主協(xié)商回復時間，并及時反饋給相關責任人，做好及時回復。
來訪接待：
站立式微笑服務，態(tài)度真誠熱情。
認真聆聽業(yè)主來意，準確記錄，及時詳細回答業(yè)主所問，不要輕易承諾，不能做到的工作，不要簡單的回復是或不是。
對專業(yè)性較強或不能立即回復的問題，應先詳細記錄，咨詢相關專業(yè)人員后約定時間給予答復。
對前來接洽公務人員，應聯(lián)系對口人員接待。
對小區(qū)住戶、商家搬家或物品搬出小區(qū)，應核對業(yè)主信息或聯(lián)系業(yè)主，確認可以放行后開具相關物品出門證（有客服印章），業(yè)主或住戶持出門證交門崗核對無誤后出小區(qū)。
2、辦理入住手續(xù)：
①根據(jù)地產(chǎn)出具的收房流程單辦理業(yè)主入住：業(yè)主提供身份證、戶口本復印件及照片等資料。
②填寫資料及業(yè)主協(xié)議：填寫入住登記表、業(yè)主手冊。
③物業(yè)財務繳納物業(yè)費等相關費用。
④發(fā)放鑰匙等相關物品，業(yè)主填寫物品領取單。 ⑤業(yè)主驗房。如有施工維修問題，填寫《工程維修單》。
⑥資料歸檔：根據(jù)業(yè)主入住相關資料登記業(yè)主信息，再統(tǒng)一歸檔。
3、辦理裝修手續(xù)：
①業(yè)主提供業(yè)主身份證、戶型圖復印件辦理裝修申請。
②業(yè)主和封陽臺廠家（需提供營業(yè)執(zhí)照、資質證書、安全生產(chǎn)許可證、法人身份證等蓋紅章的復印件）一起，繳納相關防損金，簽訂承諾書，方可領取裝修施工許可證。
③業(yè)主憑裝修施工許可證可進料，工人進場攜帶身份證復印件辦理工人出入證。
④辦理業(yè)主拆墻申請，繳納拆墻垃圾處理費。
⑤業(yè)主申請退裝修，收回裝修施工許可證、工人出入證，填寫驗房單，通知工程和樓管驗房。
⑥驗房后，通知業(yè)主到財務退公區(qū)防損金，前臺做好相關登記信息。
4、辦理車位租賃手續(xù)：
①新租車位：根據(jù)業(yè)主房號建議可租車位號，業(yè)主確認車位號后，填寫車位租賃協(xié)議。
②續(xù)租車位：業(yè)主直接填寫車位租賃協(xié)議，前臺核查。
③引導業(yè)主注冊、使用APP平臺管理車位等信息。
④前臺根據(jù)租賃協(xié)議更新車位信息、APP后臺車位管理。
⑤關注車位租賃時限，對過期或即將到期的車位進行統(tǒng)計，交相關樓管催繳服務費。
5、報修處理：
①接到業(yè)主報修（除公區(qū)設施報修外），前臺在《投訴維修記錄表》上登記，詳細記錄業(yè)主的房號、電話、報修內容、方便維修時間等，并及時填寫《工程維修票》轉工程維修部，并錄入電腦存檔。
②屬于業(yè)主的室內維修且未過質保期的，及時填寫《工程維修票》并聯(lián)系施工方盡快派人維修，維修人員應持《工程維修票》入戶，維修完成請業(yè)主簽字，最后及時把《工程維修票》返回前臺歸檔。
③屬于有償服務的，維修人員現(xiàn)場確認后填寫《收費維修票》，確認業(yè)主繳費，維修完成后請業(yè)主在《收費維修票》上簽字，最后及時把《維修票》返回前臺歸檔。
④屬于公共設施的報修的，前臺或樓宇管家填寫《工程維修票》，由前臺派發(fā)至工程部進行維修，由樓宇管家核查維修結果。
⑤工程維修票每天由工程部領班每天上午、下午上班前到前臺領取，維修后統(tǒng)一返回前臺，前臺人員及時把維修結果等信息錄入電腦歸檔。
6、投訴處理：
①前臺接到業(yè)主投訴，首先要認真聆聽業(yè)主投訴內容，準確記錄。
②對相對簡單或能及時處理的投訴，涉及到相關部門的，要及時把投訴信息傳遞給相關部門去處理。
③對當時無法解決或者根本沒有商量的原則性問題，不要急于立即答復，建議他可留下聯(lián)系方式，給我們時間，上報領導后及時給予答復，以此將矛盾轉移，盡量緩解對方情緒。事后要把投訴內容及時反饋給上級領導，然后盡快給業(yè)主回復。
④不論是有效投訴還是無效投訴，最好不要說太多客觀理由，盡可能避免與業(yè)主正面交鋒，不要讓業(yè)主感覺你試圖要說服他。
⑤當投訴處理完畢后，前臺人員要做好投訴處理記錄，并及時反饋給樓宇管家，最后將投訴事件進行歸類、入檔。
7、回訪處理：
①對業(yè)主報修的維修服務進行回訪，可采用電話或入戶回訪方式，前臺及時記錄回訪時間、內容、回訪人等信息，回訪中發(fā)現(xiàn)問題要及時通知維修人員整改、樓管進行跟蹤處理。
②對三天以上未維修處理的進行統(tǒng)計并上報項目經(jīng)理。
8、辦理門禁卡、電梯卡升級
核對業(yè)主物業(yè)費繳費情況，對門禁卡、電梯卡進行升級，回復業(yè)主能使用時間，記錄業(yè)主的樓號單元號，轉交弱電現(xiàn)場升級處理。
9、大門LED屏、車庫LED屏及“平安社區(qū)APP”公告管理
①擬定公告內容，報項目經(jīng)理審批，并做好記錄。
②審批后，報工程部弱電師傅編輯、處理LED屏。 ③及時檢查屏幕顯示情況，過期公告通知弱電刪除、更新。
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