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大學檔案銷毀制度（通用11篇）
在現在社會，很多地方都會使用到制度，制度是在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規范。什么樣的制度才是有效的呢？下面是小編為大家整理的大學檔案銷毀制度，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。
大學檔案銷毀制度 1
檔案館保管的檔案，經認真鑒定后，確認沒有保存價值的或已經保管期滿（長期保管為16——30年左右，短期保管為15年以下）的檔案就應進行銷毀。檔案的銷毀工作是一項十分嚴肅的工作，必須認真做好，為此，特制定如下銷毀制度。
一、銷毀檔案的標準
1.保管時間標準
短期保管的檔案，15年期滿，經過認真復查，校主管領導批準即可銷毀；30年保管的檔案， 50年期滿，經再次鑒定確認已無繼續保存的.必要，經校主管領導批準即可銷毀。
2.檔案內容、來源、形式標準 檔案館對所管檔案在堅持“期滿鑒定銷毀”的原則下，對原基礎不好的案卷或保管期限不明確的案卷，要再進行一次認真的鑒定，用檔案的內容、來源、形式為標準，重新判定檔案的價值，剔除無繼續保存價值的檔案。
二、銷毀檔案的程序
1.檔案館對已保管期滿，擬銷毀檔案提出存毀的初步意見；并對擬銷毀的檔案按類別造冊登記，分別送交檔案形成部門領導進行初審。
2.匯總初審意見，編造檔案銷毀清冊。銷毀清冊，是準備剔除銷毀案卷的登記薄。同時，還應撰寫一份銷毀檔案的書面報告。
3.銷毀清冊連同銷毀檔案的書面報告送交校主管領導審核、批準。
4.銷毀時要進行監銷
經鑒定批準銷毀的檔案，必須送指定地點化為紙漿；不準出賣或做其它用；銷毀檔案時，要有人監銷，并在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，監銷人要簽名蓋章以示負責。經審查不準銷毀的檔案仍繼續保存，并在銷毀清冊上詳細注明。
三、銷毀檔案的組織領導
1.檔案銷毀的具體工作由檔案館承辦，并將銷毀清冊立卷歸檔。
2.送交檔案形成部門進行初審的擬銷毀案卷的清冊，必須經部（處）級主管領導簽字，方為生效；并同檔案館形成的銷毀清冊一同加以妥善保管。
大學檔案銷毀制度 2
一、檔案管理機構及其職責
1、公司檔案管理由技術質量部指派專人負責，各部門應指定人員兼職檔案資料管理工作。
2、各部門的檔案管理人員應負責收集、整理、保管本部門的檔案資料和移送相關資料到技術質量部。
二、歸檔制度
1、凡是反映公司開發、經營、企業管理等技術資料、報告等，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均實行集中統一管理，任何人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或下屬機構須保留的`，保存人必須到技術質量部登記，技術質量部保存復印件。
4、以下文件資料應統一由人事行政部歸檔管理：
（1）公司業務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔；
（2）一切以公司名義發出的文件、函件等要留底稿及正文歸檔備查。
（3）經領導批示傳閱的重要文件，必須隨文將領導批示和傳閱人員簽字表格一并存檔；
（4）上報和外發文件有上級來文的，要將上級來文一并附后歸檔。
（5）業務活動中的有關請示報告及公司領導批復，涉及人力資源問題或屬付款性質的，由技術質量部和財務部予以相應處理后，由經辦人整理后，移交人事行政部；
（6）其它重要報告，在企業資料歸檔范圍內的，連同有關資料由經辦人整理后移交技術質量部。
（7）由公司對外簽訂的經濟合同，均保留兩份原件，技術質量部、財務部各存一份。特殊情況只有一份原件時，技術質量部保存原件，財務部保存復印件并注明原件存放處。
（8）公司名義的收文、發文等文書、文檔資料由技術質量部歸檔。
1、以下文件資料應統一由各部門歸檔管理：
（1）各部門之間日常收文、發文由各部門自行保管。
（2）各種傳真函件，由收、發函部門保存。
三、檔案保管制度
1、技術質量部及各部門應有存放檔案的專門文件柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、所有歸檔資料要分類進行登記。
3、檔案管理人員要熟悉所負責的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。
4、根據有關規定及公司實際情況，確定檔案保管期限。每年年終據此進行整理、銷毀。
（1）技術資料、合同協議保管期限暫定為10年，有明確規定的，從其規定；
（2）文檔性資料，保管5年；
（3）其它資料銷毀時報批執行。
1、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。
2、檔案管理人員要定時檢查檔案專柜，核對件數，發現異常或被盜、丟失等情況，及時向公司領導反映，妥善處理。
3、凡公司工作人員調離工作崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續。
四、檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機密檔案，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱任何資料。
2、借閱由部門保管的檔案、材料，須經檔案所屬部門負責人批準。借閱技術質量部統一保管的檔案、材料須經技術質量部經理批準；借閱重要密件，必須經副總經理或總經理批準后，方可借閱。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。
4、借出檔案材料的時間不得超過兩周，必要時可以續借。過期由檔案管理人員催還。需要長期借出的，須經技術質量部審核并報副總經理或總經理批準。
5、調閱或借閱檔案者必須妥善保管檔案，不得任意轉借或摘抄、復印、不得拆卸、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損。否則，追究當事人責任。
6、借出檔案資料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告技術質量部及時予以處理。
7、發生檔案損壞、丟失事件后，如系人為造成，公司將根據情況嚴重程度及所帶來的后果，追究有關人員的責任，依據公司《獎懲條例》予以相應的處罰。
大學檔案銷毀制度 3
一、認真執行《歸檔文件整理規則》的規定，堅持以件為單位進行整理。
二、遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，使整理后的'檔案便于保管和利用。
三、注意區分檔案的不同價值，制定單位檔案保管期限表，使重要的檔案得到重點保護。
四、按照“年度—機構”分類法編制單位檔案分類大綱。
五、歸檔文件要及時編目、裝盒，認真填寫盒脊項目與備考表。
六、檔號編制必須做到不重、不缺、不變、不繁。
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一、用心宣傳黨和國家關于檔案管理的法規、條例。
二、遵守各項檔案業務規章制度。
三、維護檔案的完整、系統和安全，定期檢查檔案保管狀況，改善檔案保護技術，嚴守國家機密。
四、用心開展咨詢服務；熱情接待檔案利用者，迅速、準確帶給所需檔案和資料。
五、深入基層，開展對兼職檔案員的.業務培訓和指導工作。
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一、在主管校領導主持下，由校辦、檔案室及有關部門負責人與負責該門類的專、兼職檔案員組成鑒定組，按照分工，個人初鑒、群眾審查，具體工作由檔案室組織。
二、對在整理的.歸檔材料，要以全面的、歷史的和發展的觀點鑒定其價值，準確把握歸檔范圍和保管權限，有異議時由鑒定組裁定。
三、檔案到達開放期，由鑒定組作出是否向社會開放的決定。
四、檔案保密期滿，由鑒定組作出是否變更密級或解密的決定。
五、檔案存留期滿，由鑒定組提出銷毀或延長保管期限的意見，經主管領導批準后，方可存、毀。
六、銷毀檔案前登記造冊(注明題名、數量、鑒定時光、參加鑒定人員)；銷毀時由3人執行；事后在清冊上注明銷毀日期并簽字；清冊歸檔。
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一、檔案櫥具要規范排列，各種設備放置整齊、合理，櫥箱鑰匙統一編號，集中存放，不準隨便攜帶。
二、堅持半年一次清點，核對室藏檔案，登記清點結果，做到帳物相符。
三、做好防盜、防火、防塵、防潮、防水、防蟲、防鼠、防強光工作，正確使用電器，熟練操作各種設備，做到人走燈滅、機停;門窗及時關閉、上鎖。
四、保持庫內清潔，嚴禁存放有毒和易燃易爆物品。不準在庫內吸煙和放置雜物、花草及可食物品。
五、按時做好庫內溫濕度測試、記錄，通過控制與調節，使溫度力爭達到14-24οC，相對濕度達到45-60%的要求。
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1.0主要內容及適用范圍
規定公司辦公室各類檔案資料的形成與歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統計、銷毀等管理內容。客戶檔案管理執行《客戶檔案管理制度》。
2.0檔案的管理機構
2.1文書結案后，原稿由公司辦公室所轄檔案室歸檔。
2.2各經辦部門或個人視實際需要，經有關領導批準后可留存影本。
2.3檔案室主要職責：
2.3.1制定或參與制定檔案工作的規章制度;
2.3.2對企業其他部門文件材料的歸檔工作，進行指導和監督;
2.3.3做好企業檔案的收集、整理、保管和利用工作;
2.3.4做好永久性檔案向有關檔案機構的移交工作;
2.3.5提高檔案管理的水平和技術，逐步實現檔案管理現代化、科學化。
3.0檔案的種類
3.1法規性文件。包括上級頒發、需企業執行的，或由企業發行的各種標準、規章制度等。
3.2企業的重大決議。包括由企業股東大會、董事會、監事會、總經理辦公會及其相關行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等。
3.3計劃性文件。包括企業總體計劃或規劃、開發計劃、項目質量計劃、營銷計劃、財務計劃等。
3.4總結性文件。包括企業年度和月度工作總結、下屬部門的年度和月度工作總結、單項性工作總結、調查報告等。
3.5批示性文件。包括企業各類計劃指標、技術指標、營銷指標等。以及企業各類命令、工作指示等。
3.6憑證性文書材料。包括企業各部門上報的、在日常活動中形成的原始記錄和憑證，如財產狀況、房屋銷售、合同書、協議書等的原始記錄和文本。
3.7證件性文書資料。包括法人營業執照、土地許可證、開發資質證、施工許可證、規劃許可證、預售許可證、企業和產品獲得各類榮譽牌匾和證書、達標證書和證明等。
3.8匯報性文書資料。包括企業上報各級主管部門的文件資料和相關統計表，以及公司領導在外部公共場合發言、匯報或發布的各類文書資料。
3.9勞資人力資源資料。包括企業下屬各部門的人力資源任命、人力資源調整、人力資源管理、人才引進和培訓、員工工資審核記錄等相關資料。
3.10聲像制品資料。包括企業及下屬各部門在其經營活動或政治、文件娛樂活動中，以及在外學習、考察時或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。
3.11題贈性資料。包括上級領導和外協友好部門或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等。
3.12技術性資料。包括各類工程圖紙、竣工資料等。
4.0檔案管理的基本程序
包括檔案的`收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統計、檢索、編碼、利用，這九道工序是檔案工作的整體，它們之間相對獨立，但又相互制約。
5.0檔案的收集。
就是把分散的，以及散失到其他部門的各類檔案資料，按有關規定，有計劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔，即把公司活動中產生的有保存價值的各種材料，由辦公室及企業下屬部門和個人定期協同檔案室進行整理、立卷、歸檔。
5.1立卷歸檔的范圍：凡屬本標準第3條所函蓋的文件資料，均應立卷歸檔。
5.2立卷歸檔的時間
5.2.1凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應在三日內遞交辦公室立卷歸樓。
5.2.2對于某些專門文件，或駐地分散在外的個別業務部門的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時間可根據實際情況適當延長。
5.3立卷歸檔的要求
5.3.1各部門兼職檔案員在規定的歸檔時間內，把整理審定完畢的檔案資料，遞交檔案室立卷歸檔。
5.3.2移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執一份。
5.3.3歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須立在一起
5.3.4立卷時應編制好案卷目錄，把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標題，把案卷內容表達出來，裝訂整齊、牢固，無論何金屬物，填寫備考表，注明保管期限。
5.3.5填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應清楚、準確。
5.3.6立卷應以本部門形成的文件為主，根據文件形成的特點，保持文件間的歷史聯系，適當照顧文件的保存價值，使案卷能正確反映企業生產活動狀況和面貌。
5.3.7立卷應以部門為主，結合其他特征的方法組卷，把有密切聯系的文件組合在一起。
5.3.8立卷應把上級文件與本公司文件(除請示、批復外)按保管期限和文件年限分開立卷。
5.3.9立卷歸檔后，發現需立卷的文件資料，可按立卷原則進行插卷。
5.3.10文件組成案卷后，卷內文件應按照一定規律進行排列，系統地反映問題，做到查找方便。
5.3.11各種實物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等)歸檔必須有原件，并保持其完好無損。
5.3.12聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。
6.0檔案的借閱
6.1檔案主要供本企業利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人員須持介紹信，并經公司領導批準，可查閱無密級檔案。
6.2各部門工作人員可直接查閱屬本部門業務工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案，須經公司領導或原形成檔案的部門領導批準，方可借閱。
6.3檔案的借閱者應負責檔案的完整和完全，不得私自影印、復制、翻印，不得擅自拆散、調換、抽取、污損、加標注證，不得轉借，如有違紀，酌情處罰。
6.4對珍貴或易損的檔案，應制成復制品提供使用。復制可采用復印、照片、重印副本、摘錄等方式。復制件應仔細校對，與原稿無誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給復制件加蓋公章，以示復制不會有誤。
6.5必要時，檔案室應對所提供檔案出具證明，證明材料寫好后應仔細校對和審查，加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結論。
6.6檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經有關領導批準并辦理借閱手續。如延長借閱時間，須辦理續借手續。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。
6.7借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據檔案的價值和數量報公司領導批準后，責令其賠償一切損失。
7.0檔案保密要求
7.1檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責任心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作。
7.2檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級他為絕密、機密、秘密三級。
7.3有密級檔案只許在檔案室查閱，不許帶離本室。有密級檔案復制時，需經公司辦公室主任或副總以上領導批準。
7.4有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經辦公室主任或副總以上領導批準。
7.5對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。
7.6外來參觀人員，統一由負責接待人答復問題和辦理所需材料。
7.7檔案管理員丟失或擅自提供泄露機密，應根據情節輕重，給予紀律處分，直到依法追究刑事責任。
7.8企業在職工作人員調離本企業時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能調離。檔案管理員調離，應由辦公室主任監督辦理，檔案交接之后，方能調離。
8.0超期檔案的銷毀
8.1對超過保存期限檔案，由檔案管理員登記造冊，經辦公室主任和檔案形成部門領導共同鑒定，報分管副總批準后，按規定銷毀。
8.2經批準銷毀的檔案，可單獨存放半年，經驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。
8.3銷毀文件必須在指定地點進行，并指派專人監銷，嚴禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監銷人應在銷毀注冊上簽字。
9.0檔案的保管
檔案保管工作應做到四不：不散(不使檔案分散)，不亂(不使檔案互相混亂)，不丟(檔案不丟失不泄密)，不壞(不使檔案遭到損壞)。同時，應做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對破損檔案應及時修補。
大學檔案銷毀制度 8
第一條為了規范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。
第二條檔案管理機構及其職責
1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合管理部的統籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。
2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統一收集管理，各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。
4、綜合管理部檔案管理員有職責對二級檔案管理工作進行監督和指導，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
第三條歸檔制度
1、凡是反映公司戰略發展、生產經營、企業管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統一管理，任何個人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料，原則上務必是原件，原件用于報批不能歸檔或相關部門保留的，綜合部保存復印件。
4、凡公司業務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔；以公司名義發出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、業務活動中涉及金融財稅方面的資料，由財務部保存原件；屬于人事方面的資料，由人力資源部保存原件；屬于工程建設方面的，由規劃建設部保存原件。以上部門應將涉外事務的復印件報綜合管理部備案。
6、由公司對外簽訂的經濟合同，應保留三份原件，綜合管理部保存一份，財務部及合同執行（或簽訂）部門各保存一份。特殊狀況只有一份原件時，由綜合部保存原件。
7、在歸檔范圍內的其他資料，由經辦人整理后連同有關資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復印或復制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。
第四條檔案保管制度
1、公司綜合管理部設存放檔案的專門庫房，各部門應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學地編制分類法，根據分類法，編制分類目錄；根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。
4、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。
5、庫存檔案務必圖物相符，帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。
7、根據有關規定及公司實際狀況，確定檔案保存期限，每年年終據此進行整理、剔除。
8、經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的'檔案清單由檔案員永久保存。
9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。
10、凡公司工作人員調離崗位前務必做好資料移交工作，方可辦理調動手續。
第五條檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。
2、借閱檔案資料，須經檔案保管部門負責人批準。閱檔務必在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經檔案保管部門負責人批準。
3、借閱檔案，務必履行登記、簽收手續。
4、借出檔案材料的時光不得超過一周，必要時能夠續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經分管副總經理批準。
5、借出檔案時，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時光、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。
6、借閱檔案資料者務必妥善保管檔案資料，不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人職責。
7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。
8、重要檔案、機密檔案不得借閱，務必借閱的要經分管副總經理同意，務必外借的，由總經理審批。
第六條二級檔案應根據資料的性質和部門需要，每三年移交一次，務必保留的盡量留復印件，其余資料交綜合管理部統一保存。
第七條本制度從二Oxx年十月一日起執行。
大學檔案銷毀制度 9
一、收集歸檔范圍
本機關在各項工作中構成的具有保存價值的，或者上級和下級送來的與本機關關系很密切的文件材料(包括公文、電報簿冊、書信、會議、電話記錄、圖紙、登記表、報表、名冊、獎品、照片、錄音帶、錄像帶等，下同)都屬收集歸檔范圍，應按規定的范圍、時光和要求交本部門資料員或綜合檔案室歸檔。
(一)本級文件
1、各種代表會議、工作會議、專業會議、各級干部會議的會議記錄、會議紀要。
2、工作計劃、規定、方案、安排、總結、小結、匯報、簡報、通報、通知。
3、各種綜合的或專題的調查、檢查、考察等報告。
4、向上級請示，與其他單位的來往文書，對下級的指示、批復、通知。
5、各項決定、決議、規定、標準、規范、條例、辦法、制度、守則、要求。
6、各級領導的報告、講話、發言稿或提綱、記錄。
7、反映生產、基建、科研設備、工藝狀況底圖、藍圖及文字材料。
8、各種報表、名冊、登記表、簿冊、數據、憑證。
9、反映本機關、本地區重要活動的照片、錄音帶、錄像帶。
10、電報、重要電話記錄、機關工作日記。
11、年鑒、大事記、基礎數字匯編、基本狀況綜合。
12、本機關制發的獎狀、獎證、獎章、獎旗、獎品。
13、有關房產、財產、物資、檔案、債權、捐贈等的憑證，發放各種證明、證件存根。
14、已故人員資料。
15、重要的人民來信及處理材料。
16、本機關修改、出版的書刊、資料樣板。
17、本機關(包括上報和下批)干部任免、呈批表、調配培訓、專業技術職務評定、聘任、黨、團干部名冊、年終統計、報表、干部的錄用、轉正、定級、調資、離休、撫恤等審批表及干部獎懲等文件材料。
(二)上級文件材料
1、上級(包括各部門及派駐本機關的調查組、檢查組、工作組，下同)有關本機關、本地區工作或問題的'決定、決議、指示、批復及調查、檢查、經驗材料。
2、各級領導同志、國際友人、人民代表、政協委員視察本機關、本地區時的指示、講話、題詞、照片、錄音、錄像。
3、上級發給本機關的獎狀、獎冊、獎章、獎旗、獎品。
4、上級報刊刊載有關本機關、本地區狀況的文章。
(三)同級文件材料
1、有關單位與本機關聯合召開會議，共同進行工作，協作查處案件或問題共同署名的文件材料。
2、有關單位與本機關簽訂的合同、合約、協議。
3、有關單位與本機關涉及比較重要的工作或問題的來往文書。
4、有關單位發來的重要的、需要執行的方針、政策性文件。 (四)下級文件材料
1、年季度工作總結、重要的專題工作總結。
2、重要的調查報告、檢查報告、典型材料，比較重要的工作經驗、重要的請示、法規性的備案文件。
3、重要的名冊、登記表。
4、大事記、基本狀況匯編、基礎數字匯編。
二、歸檔份數
文書檔案一式兩份，其中正文和簽發稿各一份作存檔用，一份作文件匯編用。
三、歸檔時光和方法
(一)凡經過打字室打印的文件，打印好后由打字員收集，交文書檔案員歸檔。
(二)凡各部門發出的文件，由各部門辦公室的有關人員收集，交由綜合檔案室歸檔。
(三)一項工作已完成時(包括一項已完成或一個會議已結束，一個問題已解決，一件案件已處理等)，由各部門辦公室的有關人員，將進行該項工作構成的全部文件材料，系統整理后送交綜合檔案室歸檔。
(四)外出開會、考察、學習、參觀構成或帶回應歸檔的文件材料，在該項活動結束時交由文書檔案員歸檔。
(五)年度工作總結、各種年報、黨員、干部名冊，應于翌年一月底前交文書檔案歸檔。
(六)每年的二月底前進行一次全面、徹底的歸檔，各部門要把上一年應歸檔而未歸檔的全部文件材料移交綜合檔案室歸檔。四、歸檔要求
(一)應歸檔的文件、材料應由各辦線資料員收集全齊。
(二)正文與底稿(簽發稿)主件或附件、請示與批復、來文與復文一起歸檔。
(三)歸檔文件材料注意：檢查應蓋公章是否蓋了，文件沒有標題應加上標題，資料、摘要、文件沒有標明日期的要標上日期。
(四)歸檔的文件材料應是原稿原件，不得用復制件。
(五)歸檔的照片、錄音帶、錄像帶要一一寫上文字說明。
(六)凡是歸檔的文件材料務必經過初步整理，把同一具體問題的文件材料集中在一起，按文件的先后構成排列好。
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為加強和規范住房保障檔案管理工作，確保其完整、準確、安全和有效利用，根據《伊寧縣住房保障檔案管理辦法》特制訂本制度。
一、住房保障檔案管理人員應當遵紀守法，愛崗敬業，忠于職守，具備檔案業務專業知識和技能，具體職責是：
（一）執行住房保障檔案管理政策法規和檔案業務技術規范；
（二）對住房保障檔案材料進行收集、整理、歸檔、保管、利用等；
（三）按要求參加業務培訓、繼續教育和技能考試，提高業務能力；
（四）維護檔案信息安全，遵守檔案保密規定，提供昂檔案管理水平；
二、收集歸檔范圍
（一）住房保障對象檔案指正在輪候和已獲得住房保障的住房困難家庭或者個人的檔案材料，收集歸檔范圍為：
1、申請審核材料。住房保障工作中形成的具有保存價值，或上級和下級送來的與住房保障關系密切的文件，主要包括廉租房申請家庭的申報材料、公共租賃住房申請家庭的申報材料、各級領導關于住房保障工作的批示及各級有關住房保障的政策文件。
2、實施保障材料。包括輪候記錄、實施保障通知書、房屋租賃合同等相關材料；
3、動態管理材料。包括對住房保障對象基本情況和住房、收入、財產狀況等定期或者不定期的審核材料，不良信用記錄集違規行為查處材料，變更或者終止保障等動態變更材料；
（二）住房保障電子檔案指住房保障管理工作中，通過數字設備及環境生成，以數碼形式存儲，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可以在通信網絡上傳送的具有規范格式的電子數據文件。收集歸檔范圍為：
1、紙質檔案形成的電子文檔。包括住房保障對象和住房保障房源紙質檔案的電子化文檔；
2、住房保障管理信息系統的生成文檔。包括住房保障管理信息系統運行中生成的文本文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、超媒體鏈接文件、程序文件的電子文檔；電子檔案與相應紙質檔案的內容應當保持一致。內容不一致時，以紙質檔案為依據進行認定調整；對紙質檔案材料存有疑義的，由住房保障主管部門組織核查鑒定后進行認定調整。
三、歸檔管理
住房保障對象檔案按照“一戶一檔”的原則，根據《城建檔案業務管理規范》等整理立卷，在申請人獲得住房保障后三個月內完成歸檔。成套房屋應當按套建立檔案，宿舍應當按間建立檔案。住房保障房源使用管理情況的動態變更材料應當定期歸入原檔，或者根據工作需要單獨立卷歸檔，并與原檔的案卷號建立對應關系，便于檢索查閱。當檔案積累達到一定數量時，住房保障檔案可以向伊寧縣城建檔案館移交。
1、公共租賃住房申請家庭的申請材料與廉租住房家庭的申請材料應分開存檔，按所在小區編號。
2、申請家庭的申請材料應按照編號的.順序排列存放。
3、對于存檔材料應制作目錄，方便檔案的查閱。
4、每戶申請家庭的申請材料應存放于一個檔案袋內，并在封皮上標明申請人姓名及檔案編號。
四、檔案借閱管理制度
1、本科室人員借閱檔案，必須與檔案管理員辦理借閱手續，任何人不得直接動用。
2、外來人員查閱檔案，需持單位介紹信并經科室領導批準方可查閱，不得抄錄或借出。
3、檔案借閱者必須做到愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。五、監督管理
住房主管部門應當切實履行職責，對住房保障檔案管理工作進行監督檢查，對違法違規行為責令限期改正，有下列行為之一的，由伊寧縣住房保障主管部門、有關主管部門對責任人員，依照《中華人民共和國公務員法》、《中華人民共和國檔案法》等法律法規給予處分；構成犯罪的移交司法機關依法追究刑事責任；
（一）不按規定歸檔的；
（二）涂改、偽造檔案的；
（三）擅自提供、抄錄、公布、銷毀、出賣或者轉讓檔案的；
（四）檔案工作人員玩忽職守，造成檔案損失的；
（五）其他違反檔案管理法律法規的行為；
大學檔案銷毀制度 11
為加強機關檔案的科學管理，保證檔案的完整、準確、系統、安全，提高機關檔案工作效率和工作質量，特制訂以下管理制度。
(一)檔案安全保密制度
1、檔案管理人員必須遵守保密守則，要嚴守秘密，嚴防泄密、失密。
2、檔案管理人員要嚴格執行檔案的查借閱手續，借出的檔案要及時歸檔、核實。
3、檔案管理人員要增強保密觀念，經常檢查設施安全保密情況；離開檔案室時，必須鎖好文件資料柜，關好門窗。
4、銷毀檔案要登記造冊，經分管副局長簽字批準后方能進行，銷毀時要有監銷人，并履行簽字手續。
5、檔案室內嚴禁吸煙，以防火災。
(二)檔案保管制度
1、檔案室屬機要重地，外人不得隨便進入。
2、保持室內衛生整潔，檔案分類排放、排列整齊。
3、切實做好防盜、防火、防潮、防塵、防高溫、防強光等工作，室內禁止存放易燃易爆等危險物品。
4、檔案管理人員要熟悉庫藏情況，對庫藏檔案和資料的保管情況定期進行檢查核對，做到帳物相符。
5、未經批準，任何人不準將檔案帶出庫房，更不準私自摘抄、外傳。
(三)檔案利用制度
1、檔案管理人員應熟悉所藏檔案的情況，完善檔案檢索工具，及時準
確地提供檔案利用服務。
2、市水利局本單位工作人員因工作需要，可查閱本部門形成的檔案。查（借）閱局會議記錄，必須經局辦公室主任批準后方可查閱。查（借）閱局黨務資料，須經局黨總支書記或局機關支部書記批準后方可查閱。
3、查閱檔案須填寫《檔案借閱登記表》，未履行登記手續，檔案管理員可拒絕查閱。
4、外單位查閱本機關檔案，必須持有單位介紹信，并經分管辦公室的局領導批準后方可借閱。
5、查閱檔案時，嚴禁涂改、圈劃、抽換、批點、污損、拆卷或增刪檔案內容，不得吸煙。
6、歸還檔案時，檔案管理員要認真檢查清點檔案的完好狀況，及時記載檔案的利用情況。
(四)立卷歸檔制度
1、凡是水利局機關從事各項業務工作，所形成的具有參考利用價值的'各種內容、形式和載體的文書材料，均屬立卷歸檔范圍。任何科室和個人都無權扣壓和銷毀必須歸檔的文件材料。
2、歸檔時間。文書檔案一般在每年年底全部收集完整，次年三月底前完成全部整理、立卷歸檔工作。會計檔案一般在會計年度終了一年后移交給財務管理站保管。工程技術檔案一般在工程項目竣工驗收后，由水利科負責收集、整理后移交檔案室，集中管理。各科室聲像檔案要注意隨時歸檔備份，每年12月提供局檔案室存檔。
3、立卷歸檔的要求。歸檔的文件材料要保持它們之間的歷史聯系，區分保存價值，分類整理立卷，案卷標題簡明扼要，目錄頁號編制準確，便于保管和利用。凡局機關形成的各類文件材料，歸檔應為原件，且要求做到完整、準確、系統，存檔時由檔案管理人員審查核定。
4、各業務科室向局檔案室移交的文檔要有清單，歸檔時，必須履行交接手續，交接雙方及監交負責人應分別在清單上簽字，以備查考。
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