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一份緊急公文辦理失誤帶來的反思
一份緊急公文辦理失誤帶來的反思作者/ 李文博
2012年6月，我市某部門收到上級部門一份關于做好某重要活動期間信訪維穩(wěn)工作的緊急通知。該部門及時按有關規(guī)定將文件呈送市有關領導閱示。但公文傳來傳去，最后送到市主要領導手上的時候，已到了活動結束的日期。這份緊急公文辦理的失誤，影響了領導對相關情況的及時了解和集體決策，雖未造成嚴重后果，其中的教訓卻值得我們深思并引以為戒。
從客觀上分析，首先，需要閱看此份公文的領導較多，期間，個別領導在外開會或出差，一定程度上影響了公文的傳閱速度；其次，中間趕上周末休息，一定程度上延誤了公文的傳遞時間。
盡管存在這些客觀因素，但認真分析后不難發(fā)現(xiàn)，主觀因素才是造成這次失誤的根源。首先，該部門沒有認真執(zhí)行緊急公文流轉的規(guī)定，沒有指定專人負責部門緊急公文的傳辦，也未及時與相關部門溝通、反饋。此外，這份緊急公文的文件夾上沒有反映緩急程度的明顯標識，導致有些同志麻痹大意。其次，辦文人員工作思想僵化，對時效性強、需緊急處理的公文仍按部就班組織傳閱，沒有做到特件特辦、靈活處理。再次，少數(shù)工作人員責任心不強，沒有及時認真查看公文的緊急程度和文件內容，對公文的時效性沒有給予足夠重視，沒有起到上呈下達、協(xié)調左右的作用，存在“等人來拿”的依賴心理。
我們應從上述事件中汲取教訓，引以為戒，提高公文辦理效率，確保政令暢通。
一是高度重視公文辦理工作。公文辦理不是小事，關系部門形象和政令暢通，緊急公文更是如此。緊急公文之所以緊急，就是因為其內容的重要性和時間的緊迫性。如果沒有在規(guī)定時間內呈報領導閱知，就有可能影響領導科學決策，甚至造成嚴重后果。辦公室相關工作人員要對緊急公文格外重視，高看一眼，做到辦文“零停留”。
二是嚴格執(zhí)行公文流轉規(guī)范。緊急公文應做到隨到隨辦，快中求準。要嚴格按照緊急公文處理規(guī)范要求，認真辦理各級來文來電，把好公文運轉關。要指定專人負責緊急公文的傳遞和催辦，做到勤送、勤催、勤取，提高傳遞周轉速度，避免文件積壓。
三是完善部門問的溝通機制。涉及跨部門或跨單位的緊急公文，傳遞時要主動加強溝通銜接，克服依賴思想，及時反饋公文傳閱的最新動態(tài)，形成互通互助的工作氛圍。此外，緊急公文辦理要隨文附上辦理時間流程表，避免在某個部門長時間積壓。
四墨公文處理人員要增強責任感。傳遞緊急公文，相關工作人員要切實增強工作責任感和使命感，牢固樹立時效觀念，形成雷厲風行的工作作風，養(yǎng)成日清日畢的工作習慣，進一步提高工作效率，確保辦理的每份公文不在自己手中延誤。
五是既要講規(guī)則又要靈活處理。對于緊急公文，要打破常規(guī)，優(yōu)先傳遞。按照公文緊急程度使用不同顏色文件夾，并貼上注有“急件”或者“特急件”字樣的標識，以引起領導重視，優(yōu)先閱示。如遇領導不在辦公室或者出差在外，應通過電話或短信的形式及時報告。特殊情況下可以不按從分管領導到主要領導的順序傳遞，直接呈送主要領導閱示。對不同領導的批示意見要及時傳達、報告，確保上級各項工作要求落到實處。
六是加強公文辦理情況考核。要對各單位、各部門公文辦理情況進行檢查、評比，對做得好的給予表揚和獎勵；對做得不好的進行通報批評或警示，并要求限期整改；對因延誤時限造成嚴重后果的要嚴格追究有關人員的責任。
（作者單位：山東省萊西市委辦公室）
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