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    我的文秘工作觀

    時間:2024-04-07 14:20:56 文秘工作 我要投稿
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    我的文秘工作觀

      題記:近日,我利用工作閑暇,將近年來從事文秘工作的所思所感整理成《我的文秘工作觀》一文。現斗膽曬一曬,所見淺顯,敬請各位雅正!
      
      我的文秘工作觀
      
      黃曉東
      
      轉眼間,我參加工作已經有整整九年時間了,這其中有七年時間是專職從事文秘工作的。從事文秘工作的人很多,各有各的體會,各有各的方法,不可能千人一面、千篇一律。就我而言,在我腦海中形成了觀點的主要有以下幾點:
      
      我的第一個觀點是:保持良好心態,是適應文秘工作的前提。境由心生,心態好,一切都好。鳳凰衛視著名財經觀察員吳柯萱說:“寫作,如同苦修行。把自己關起來幾天,離群索居,不吃不喝,不聞世事。明明蝸居于斗室,卻妄想加入參天茂林,青天白露下,渙沙溪水橋頭。”他雖然只提到寫作,推而廣之,文秘工作又何嘗不是如此?這是一項細活,是累活,有時還是很“折磨人”的活。而且文秘人員身處中樞機關,必然會遇到各種“成長的煩惱”,甚至挫折的考驗。如果心態不好,心情不舒暢、煩煩躁躁,工作起來就會不順心,不順心就靜不下心,更沉不下心。這恰恰是從事文秘工作的大忌。因此,始終保持豁達從容的心態,在成績面前不得意忘形,在困難面前不畏懼退縮,在挫折面前不消沉失志,對做好文秘工作非常重要。特別是面對繁重的工作任務時,與其悶悶不樂、滿腹牢騷,不如開開心心、快快樂樂地接受。 “笑一笑,十年少”,如此不但有利于順利完成任務,而且有益于身心健康。當然,喜怒哀樂乃人之常情,遇到不如意之事,選擇適合自己的“發泄”、“放松”辦法,或打打牌,或下下棋,或看看電影,同樣有益身心。
      
      我的第二個觀點是:準確領會領導意圖,比什么都重要。因此,不管是起草講話稿、擬制公文、操辦會議,還是完成領導交辦的事情,都會遇到如何正確把握、領會領導意圖的問題。我曾經在基層黨委辦公室工作過,在這方面辦公室當時有一個好做法,就是要求每個文秘工作人員,無論是與領導一起檢查工作、參加會議,還是領導親自撰寫的文稿,閱讀的各種文件、報刊的批示、閱示以及對草擬材料提出的修改意見,都要準確記錄下來,適時進行分類整理。我覺得這一招很實在、很管用。畢竟,領導的設想、主張、意圖,大部分都要通過言談、批示體現出來。注意搜集領導平時比較零碎的看法、意見等,雖然一時可能用不上,但它往往是形成領導意圖的重要過程和內容。空閑時隨手翻翻這些資料,使用時就可信手拈來。此外,遇有自己不明白的事情,要多請示、多匯報,以便把領導意圖領會到位,這樣才能做到有的放矢,少做無用功。
      
      我的第三個觀點是:在大量的工作面前,記憶力是靠不住的。文秘工作非常瑣碎,而且經常是這邊一個事情還沒做完,那邊又不斷地接到其他任務。有時,一些事情已經辦完了,一段時間后領導又問起此事,由于自己記不清,當時又沒有記錄,以至落得個“沒有辦”的結果。如何防止“漏項”、“缺項”,防止“丟三落四”、“事過境遷”?我感覺,最好的辦法就是隨時準備紙和筆,“立下字據”,做好記錄,正所謂“好記性不如爛筆頭”。這樣不僅可以避免忘事,也可以作為備查依據。比如,領導布置某項工作時,要盡可能原原本本地記全、記細。又比如,為了應對文稿起草的緊急任務,平時就要眼觀六路、耳聽八方,注重通過各種方式收集資料。“巧婦難為無米之炊”,凝聚“一滴水”往往需要“一桶水”。如果平時不了解相關信息,不掌握基礎材料,不做到心中有數,文稿任務到來時就容易捉襟見肘,想在最短的時間內完成任務是不可能的,更別說拿出精品了。再比如,文件的上傳下達,發放會議通知,該簽字的要簽字,該自己記明情況的要記清,該登記的要及時登記,不能為了“省事”而減化手續。尤其是對辦理過程較長的事,涉及多個部門的事,前后交叉換手的事,以及事過之后要查的事,更要立據存底、搞好記錄保存。
      
      我的第四個觀點是:忽視細節,容易既貽時又誤事。我們常說,細節決定成敗,粗枝大葉害死人。機關事務是依照法律授權,以規定程序進行的行政活動。任何環節出問題,都會直接影響機關事務的正常運轉。比如,各類會議領導參會位置的擺放,誰前誰后看似細節,其實里面大有學問,處理得好與不好,結果迥異。因此,對于文秘工作來說,“小細節”可能是“大原則”,把細節理順了,方向也就明了,工作運行起來便會順利一些。如果在細節面前抱著無所謂的態度,認為“可以吧”、“不要緊”、“沒什么大不了的”,難保不出大問題。我剛參加工作時,就因為沒有注重細節,有過一次教訓。當時領導讓我緊急送一份重要材料到某單位主要領導手中,因為時間緊,我沒有認真檢查。結果單位領導發現居然有一張紙是空白頁,讓我要重新打印后再報送。本是為了圖快、圖方便,結果反倒還耽擱了時間、影響了效率。此事讓我長了不少記性,之后送文稿時,不管有多急,我都要翻一翻,看看有沒有頁碼錯誤等問題。實踐證明,重視細節,可為文秘工作起“錦上添花”之效。比如,送給領導的文稿排版要力求美觀、漂亮,裝訂要平整,讓人看得“順眼”、覺得“舒服”。如此,即便內容上質量不那么高,也比較容易通過。反之,如果花了很多精力起草一個文件,內容上質量比較高,但因為裝訂歪歪斜斜,或者送簽時紙張上有污點,結果也可能被打回重搞。總之,我覺得在辦文、辦會、辦事過程中,必須重視小事、關注細節,嚴之又嚴、細之又細、慎之又慎,凡事要多想一想、看一看、問一問,反復考量、反復斟酌,這樣才能有效地提升工作的品位與質地。
      
      我的第五個觀點是:精誠合作,才能真正聚合“正能量”。暢銷書《包容的智慧》指出:“工作時,必須與很多人互動、合作,所以一定要與人和樂相處,不可有我無人。懂得敬業樂群的人,人生才能一帆風順。”干工作要和諧,做文秘工作更要講和諧。因為秘書工作涉及方方面面,僅靠一己之力,是難以完成任務的。而且,文秘人員本身就是做協調工作的,如果不和諧,協調就難了。比如,領導講話稿往往涉及到不僅一個領域的內容,組織會議、籌備活動,就連收集整理資料、統計數字也牽扯到許多部門,等等。這就需要同事的相互配合,需要與其它部門的同志一起合作。特別是籌備事關全局的大型會議和活動,更需要多方聯動協調、整體推進,實現工作上的有效“對接”。這方面,去年我在參與贛南蘇區振興發展工作中就有深刻的體會。當時臨時甚至深夜要求報材料數據或開調度會,是一種常態。如果沒有大家的支持和配合,很多工作就難以及時完成。因此,與處室、同事相處也好,與部門打交道也好,文秘工作人員要多些溝通、少些命令,多些大氣、少些怨氣,多些理解、少些誤解,才能真正聚合“正能量”。
      
      我的第六個觀點是:善作不如善改,好文章都是改出來。文秘文秘,文在前,秘在后。這個觀點,我主要是針對公文寫作來說的。“文章不厭百回改”,對于公文而言,更是如此。在黨委辦、政府辦工作的人都知道,大部分公文首先由部門代擬,學會改公文,在某種意義上比寫公文更重要。毛澤東就是一位修改公文的“高手”,他對每一篇公文,從內容到形式,從字、詞、句到篇章,都千錘百煉、精益求精。有一位領導曾經對我說:“作文如同制陶,制陶工序雖然繁瑣,但大致可以簡化為做粗坯子和打磨兩大方面”。打磨刨光,即修改完善。如何修改公文?我體會,文成于思,從立意到語言、從語言到篇章,都要一絲不茍、反復推敲。首先從內容上修改錘煉,看看有沒有和法律法規政策不相符的地方,主題有沒有扣緊,道理有沒有講透,措施有沒有講足。其次從框架上修改錘煉,看看結構有沒有環環相扣,部分與部分、段與段之間邏輯順序是否清晰。最后從語言上修改錘煉,公文區別于散文、詩歌的最大特點是,在于其用詞造句的鮮明性。也就是說,公文寫作不能含糊其詞,不能模棱兩可,而是要把觀點、思想表達得更為準確、更為突出。修改過程中,不少人都有一個習慣,就是充分利用互聯網,看看別人怎么說,提法對不對,搭配準不準。我認為這個方法很奏效,正如坊間所言,“知之為知之,不知百度知”,網上搜索常常給文稿起草者帶來“豁然開朗”之感。
      
      以上“六個觀點”是我對文秘工作的幾點淺見,也算是對近年來工作的小結,以“給自己一個交待”。實際上,千觀點萬觀點,不如自己動手操練。“操千曲而知音,觀千劍而識器”,不怕吃苦、多學多練,方為做好文秘工作的上上策。

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