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試談電子文件和紙質文件歸檔的“兩套制”
試談電子文件和紙質文件歸檔的“兩套制”口蔡和平
根據《電子文件歸檔與管理規范》的規定，“電子文件是指在數字設備及環境中形成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。”電子文件有兩個基本特征：其一，電子文件由電子計算機生成和處理，其信息以二進制數字代碼記錄和表示，因此又稱為“數字文件”。其二，電子文件是文件的一種類型，具有文件的各種屬性，同樣有特定的用途和效力。這是電子文件與其他數字信息的基本區別。從邏輯上講，電子文件是“數字信息”和“文件”兩個概念的交集，即它既是具有文件特征的數字信息，又是以數字信息為特征的文件。
隨著辦公自動化的運用，工作中產生了兩類需要歸檔的文件：電子文件和紙質文件。電子文件在存儲、輸出、處理等方面具有紙質文件無法比擬的優越性，并日益為人們所矚目；紙質文件作為檔案的傳統載體，發揮著電子文件不可替代的法律憑證作用。現筆者就電子文件和紙質文件歸檔的“兩套制”談幾點粗淺的看法。
一、定稿應當歸檔
凡是發文，不論是手寫稿還是打印稿，各類文稿從起草、修改、審核直至簽發，每一個環節都貫穿、滲透著責任人的具體意見，特別是作為簽發人的各級領導同志，在文稿上修改、簽發意見，體現了領導者的責任，也是定稿得以成型的唯一依據，具有很高的存檔價值。因此，從存檔的角度來看，定稿應當存檔。
二、定稿和部分存本不能只存電子件
在實際工作中，許多單位常常將計算機輸出的稿件作為定稿并存檔。以往文稿的底稿大多為碳素墨水書寫，字跡耐久，利于保存；而圓珠筆、藍色鋼筆、鉛筆等書寫的文稿則不能歸檔。隨著計算機的普及，電子文稿最終將徹底取代手寫稿。那么電子文稿的定稿如何存檔呢？這就要求有關主管部門針對電子文稿的特性制定相關規定，以適應時代對文書處理和歸檔工作的要求，使有關人員在具體操作上有所遵循。在實踐中，可以把帶有歸檔標識的電子文件集中起來制成歸檔數據集，拷貝至可靠的載體上，至少一式兩套，一套封存保管，一套供查閱使用；必要時，可復制第三套異地保存。對于加密電子文件，應在解密后進行上述操作。
三、電子文件與紙質文件應一并歸檔
鑒于目前紙質文件和電子文件并存，相關技術環節、管理方法和手段尚不成熟的實際情況，今后一段時間內，電子文件不可能完全取代紙質文件。電子文件存在著自身無法克服的局限性：
1．依賴性與不可識別性。電子文件是伴隨著電子信息技術的發展而產生的，相對于紙質文件而言，有信息與載體相分離、不能直觀閱讀等特點，必須依賴于軟件和硬件才能識別和利用。
2．存儲內容不穩定。相對于紙質文件而言，電子文件對環境的溫濕度、防磁性、抗破壞、抗病毒等特殊條件要求很高，稍不注意就會被損壞。比如，存貯在磁盤、磁帶或光盤等載體上的電子文件，在保管時一旦受到外界強磁的干擾，或因存貯環境溫濕度不宜，就會導致文件內容的損壞。另外，電子文件在利用中若受到計算機病毒的侵襲或因設備故障等原因受到電磁脈沖的干擾，也可能導致存貯的內容損壞，造成嚴重后果。
3．原始性與合法性不易確認。眾所周知，電子文件容易被修改、復制、拷貝，而且修改以后幾乎不留痕跡，人們難以區分新舊文件。而在紙質文件上進行任何修正或篡改都會留下蛛絲馬跡，因而也就容易被察覺。紙質文件因其原始性、合法性與憑證性和完整性，在法律上的效力無可質疑，得到國內人士和法律界認可。
4．保密性強。電子文件的共享性，使電子文件在保密方面存在缺陷，即容易泄密。一些機密文件，尤其是關系到國家、社會安全的重要文件如若泄密，將會帶來不可估量的損失。
5．對操作人員要求高。加工處理電子文件需要一定的操作技術，這也成為一些“機盲”管理利用電子文件的障礙。目前，有的單位計算機設備沒有完全普及，懂計算機、會操作的人較少，即使會操作也是半路出家，技術環境一旦發生變化，就難以適應和掌握。
綜上所述，不能因為有了電子文件就拋棄紙質文件，更不能將紙質文件輸入計算機后銷毀紙質文件。
四、發揮電子文件和紙質文件優勢，實行“兩套制”歸檔
就目前情況來看，在相當長的一個階段，電子文件和紙質文件一并歸檔的現象將長期存在。在工作條件還不十分完善的情況下，實行“兩套制”歸檔不失為一種比較保險的辦法。現在大部分機關和部門的文件是在計算機環境下形成的，在這種情況下，可以將電子文件拷貝和紙質文件雙重歸檔。這樣做的好處有二：一是利用紙質文件將電子文件的內容固定下來，可解決電子文件易變動、易被修改的問題，確保其法律效力。二是發揮電子文件在檢索、傳輸、存儲方面的優勢，可高效、方便地滿足社會對電子文件的利用需求。比如，2006年第1號強臺風“珍珠”5月18日2時15分在廣東登陸，我縣普降大暴雨，縣城花山溪最高洪水位達33.93米，超警戒水位1.93米，超保證水位0.13米，給我縣工農業生產造成極大損失。在抗洪救災過程中，縣防汛指揮部共發出了內部明電12份、文件8份、汛情快報10期，刻錄制作了反映全縣人民抗洪救災全過程的《平和縣防御2006年第1號強臺風“珍珠”專題》影像光盤1盤，這些資料都實行電子文件和紙質文件“兩套制”歸檔，現在查閱起來很方便，可極大地滿足人們了解當時情況的需求。
（作者單位：福建省平和縣防訊辦）
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