對秘書在大型會議中做好媒體接待工作的幾點思考

對秘書在大型會議中做好媒體接待工作的幾點思考

對秘書在大型會議中做好媒體接待工作的幾點思考
　　
　　作者/唐志攀　劉偉咸
　　
　　秘書在工作過程中，時常會遇到單位舉辦大型會議或論壇的情況，為了收到更好的宣傳效果，就難免要與媒體記者打交道。那么，秘書該如何處理與媒體記者的關系，順利完成宣傳任務？筆者結合自己參與海洋生態文明國際論壇會務的經歷，談一點淺陋的看法。
　　
　　大體來講，處理與媒體的關系，應堅持主動、細心、熱情、耐心、嚴格五個原則，這樣方能事半功倍，達到預期目標。
　　
　　一是要主動。為了擴大論壇或會議的影響，一定要在會前積極主動地聯系媒體，提供其所需資料。在2011海洋生態文明國際論壇前期，論壇組委會確定由筆者負責媒體的全程接待工作。通過國家海洋局與浙江省海洋與漁業局，筆者拿到了國家級和省級媒體聯系人的名單（他們分別由一名領隊帶隊前來），通過與兩個領隊聯絡，拿到了各家媒體記者的聯系方式。接下來的事情就是逐個給媒體打電話，詢問他們需要哪方面的文字材料，并馬上通過郵箱發給他們。在聯系的過程中，一定要注意留下他們的郵箱，以便發送文字材料及后期聯系。同時，要注意說話語氣，不要打官腔，以免讓對方聽了不舒服。正是因為會前與媒體進行了充分溝通，引起了媒體的高度重視，部分媒體對論壇的召開進行了預告，為論壇烘托了氛圍，渲染了氣氛，產生了積極的效果。
　　
　　二是要細心。我們常說“小心駛得萬年船”，這句話用在媒體接待過程中同樣合適。拿到各方面媒體聯系方式后，應立刻建立一個通訊錄，一般應包括姓名、性別、單位、電話和郵箱等內容，然后打印2份，一份呈送領導，以備領導查閱；一份自備，將來帶到會議現場記錄媒體的其他信息。這里特別需要注意的是，“性別”一定要問清楚，以方便安排住宿。有一個單位就曾為此鬧過笑話：接待人員拿到來訪賓客名單后，未經仔細確認，就想當然地按照名字來安排住宿，結果把其中一位來賓性別搞錯了，給接待工作造成了一定的負面影響。可以說，接待工作無小事，任何一個環節都要注意到。
　　
　　三是要熱情。在接待過程中，一定要真誠、熱心，從記者的需要考慮，盡量為他們提供方便。在論壇報到當天，筆者與媒體的領隊聯系，確認了他們到達的時間，提前替他們領取了房卡和餐券，他們到達后只需要提供身份證即可入住，減少了不少麻煩。這里有一個細節問題，由于記者駐扎會場時間不同，所以他們報到時一定要發放相應的餐券，避免出現漏餐現象。同時，要確認媒體記者的離開時間，提前為他們安排返程事宜。對于媒體記者，秘書不僅要提供文字材料，還要從他們的角度出發，想他們所想，急他們所急，在生活上盡量照顧周到。據筆者觀察，所來記者大部分是年輕人，很容易相處。一般情況下，他們也能體諒主辦方的難處，盡量不給我們添麻煩；但作為主辦方，一定要熱情細心，提供周到的服務。
　　
　　四是要耐心。與媒體打交道一定要有耐心，滿足每個人不同的需要。舉辦論壇期間，大概有40家媒體，由于性質不同，需求也不盡一樣，比如有家媒體要做專訪，就需要提供論壇方方面面的資料。由于任務繁重，筆者有些煩躁，對有些媒體言談之中流露出不耐煩情緒，幸好組長及時發現了這個問題，與筆者交流談心，闡述其中的利害關系，才讓筆者恍然大悟。另外，在論壇期間，有些媒體會對有些單位或個人作專訪，為配合媒體工作，應盡量幫他們安排好采訪事宜，但如果媒體的專訪對象不在論壇邀請之列，則可以婉言拒絕。
　　
　　五是要嚴格。即嚴格要求自己做到善始善終，催促媒體寄回有關會議報道的紙質材料或電視錄像等視頻資料。 (范文網　www.baimashangsha.com) 論壇召開后，組長要求拿到媒體的報道材料，于是筆者與媒體逐一聯系，表明意圖。一般情況下，媒體都會答應主辦方的要求，把相關報道寄送過來。當然，有些記者比較忙，可能忘記了這件事，這時，就要有耐心，多催促幾次，直到拿到論壇相關報道為止。在此，有個小問題需要注意一下，在跟記者告別的時候就應要求其及時提供相關的報道材料，而筆者直到論壇結束后才聯系媒體，這讓有些記者感到為難，因為報紙在前幾天已經出版，過期的報紙不太好找。另外，筆者還有一個小建議，對于媒體寄回的報紙，可以把它們掃描下來，做成電子文檔加以保存，以備不時之需。
　　
　　總之，媒體對于大型會議或論壇的宣傳起著重要作用，在與記者聯系的過程中，應本著“主動、細心、熱情、耐心、嚴格”的原則，處理好與媒體的關系，為會議或論壇的宣傳和后續工作打下良好基礎。
　　
　　參考文獻：
　　
　　楊素華，秘書實務[M].北京：北京大學出版社，2008.
　　
　　（作者單位：浙江省海洋水產養殖研究所）

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