提升辦公效率的信息化策略

提升辦公效率的信息化策略

提升辦公效率的信息化策略
　　
　　口王鳴
　　
　　合理運用信息化工具能使秘書的辦公效率明顯提高，有時甚至會產生事半功倍的效果。這就要求秘書除了熟練基本操作外，還能充分運用辦公軟件的某些高級功能，同時綜合利用各種自動化辦公工具以提升工作效率。本文圍繞秘書主要的辦公事務，對這些工具逐一加以闡述。
　　
　　一、文本編輯
　　
　　Word、WPS是秘書最常用的文檔編輯軟件，基本功能已為秘書所熟知，現介紹一些簡單卻易被忽視的策略以提升工作效率。
　　
　　1．盡量用“文檔結構圖”而不是“滾動條”來查閱文檔提綱。這適用于頁碼較多的文檔，需要將各級標題的“樣式”設置為“標題1”、“標題2”等。好處在于一目了然、脈絡清晰，能自動生成目錄、頁眉和圖表編號等。
　　
　　2．盡量用“修訂”功能而不是“改寫”來修改多人編輯的文檔。這樣每一修改處都有標注，審閱人可以“接受修訂”也可“拒絕修訂”，既方便重點審閱標記部分，又便于恢復文檔原始內容。
　　
　　3．盡量用“壓縮圖片”而不是“原始圖片”插入文檔或網頁通訊。這可大幅度減小文檔，有利于附件發送、保存及打開等。方法是選擇圖片“打開方式”一“MicrosoftOfficePictureManager”，將圖片壓縮，使之分別用于文檔、網頁或電子郵件。
　　
　　4．盡量學習和運用版面設計知識。不同版面給閱讀者帶來的是不同的體驗。以字體為例，“宋體”顯得規范，“隸書”顯得沉穩，“黑體”常被用作文檔標題，“仿宋”常被用作公文正文字體，“TimesNewRoman”則比“宋體”更適合數字。此外，文檔的配色、行距、字號等也有講究。比如為方便領導批閱草稿，一般應將字體放大，行距加寬。
　　
　　5．盡量用“.pdf´’而不是“.doc”準備打印文檔。將打印稿轉換成“.pdf’格式，可防止操作中版面發生變化。當然，如果在打印前要做修改，則可以同時保存兩種格式的打印稿。
　　
　　二、報表統計
　　
　　除了excel常用的基本操作外，注意以下細節有助于提升統計報表的質量。
　　
　　1．盡量用“數據有效性”而不是“填表說明”來提示填表人。如果填表模板有標準化要求，與其用描述性的“填表說明”，不如在發布前就對單元格格式或數據有效性作設置，尤其可對“日期”、“數值”列加以設置。
　　
　　2．盡量不加空格來編輯人名，以防止查找人名時缺漏。如輸入“張三”而不是“張三”，雖然后者版面美觀，但如果用于數據統計，則需避免因空格而影響日后的查找。
　　
　　3．盡量用“凍結窗格”而不是手動縮小“列寬”來編輯跨度大的頁面。如果表格欄目較多，縱橫跨度較大，要善于運用“凍結窗格”，使表頭部分在拖動過程中始終可見，方便編寫和核對。
　　
　　4．盡量用“頁眉／頁腳”而不是“合并單元格”來編輯表格標題。慎用“合并單元格”，可防止排序、復制粘貼時出錯。改用“頁眉”設置報表標題能使各頁自動顯示。另外，善用“頁腳”的“第&頁碼頁，總&總頁數頁”設置頁碼，可生成專業的頁碼標記，方便裝訂閱讀。
　　
　　5．盡量用“頂端標題行”而不是每頁添加“標題行”。如果統計報表有多頁，加標題行對閱稿人會顯得十分“友好”，同時又美觀、整齊、有序。而“頂端標題行”又比每頁添加標題行高級，它自動生成，且省去了文檔稍作改動后“牽一發而動全身”的顧慮。
　　
　　6．盡量用“網格線”而不是給表格加“邊框”。網格線能自動識別，美觀適眼。“邊框”則需手工添加，且在刪除修改過程中易使邊框缺失，影響美觀。
　　
　　三、溝通傳達
　　
　　除了常用的電話、郵件聯系，秘書還需掌握各類溝通傳達的方法和技巧。
　　
　　1．盡量分開工作郵箱和私人郵箱。一可區分輕重緩急，二可多人共用工作郵箱。對于具體業務也可啟用專用郵箱，比如科研成果統計，由于每年報送成果的時間集中，報送郵件密集，因此可設置專門郵箱，業務單一，便于管理。
　　
　　2．盡量將若干個郵箱關聯，通過同一平臺登錄操作。可通過操作系統自帶的“outlook”或“foxmail”和“網易閃電郵”等類似功能軟件，實時收發若干郵箱的郵件，不至于遺漏重要事務。
　　
　　3．盡量升級并嘗試使用郵箱新功能。比如可使用電子郵箱自帶的網盤，而不需別的存儲介質，這樣就不存在攜帶不便、介質損壞、感染病毒等情況。及時對郵件歸類整理，分別放入“個人重要郵件”和“工作重要郵件”等文件夾。
　　
　　4．盡量利用網站、短信平臺、郵件、電話確認等各類手段相結合的方式來發布通知。網站適合大范圍的消息發布，范圍廣、內容豐富且開放。短信平臺可通過PC客戶端、手機等方式登錄，實現即時互通。付費的短信群發服務適合重要通知的提醒；免費的即時通訊軟件如飛信等，則適合個別人員之間的即時聯系。
　　
　　5．善于建立交流“群”和使用“群公告或共享”來代替郵件的大規模群發。這種方法尤其適合將超大附件傳送給多人的任務，可以此彌補郵箱附件太小和單次發送人數有限制的劣勢。秘書建立群交流平臺，有助于成員之間觀點、資訊和情感的交流。
　　
　　四、信息搜索
　　
　　除了常見的百度、谷歌、圖書館等信息搜索方式外，以下幾種方法有助于完成更高級的搜索。
　　
　　1．善于使用“filetype（文件類型）”來提升搜索質量。一般的搜索結果多為網頁式消息，如果在搜索內容后加上英文輸入法狀態下的“filetype:doc”，則搜索結果為所有符合條件的word文檔。同理，如果需要工作表或幻燈片，則在冒號后加入“xls”或“ppt´’。
　　
　　2．善于使用各類“百科全書”來了解各領域的新知識。網絡上已公開和比較好的免費百科有“維基百科”、“互動百科”、“百度百科”等。由于這類基于互聯網的百科全書內容開放且更新速度相當快，通過此途徑獲取資料可拓展秘書的知識面，了解最新的資訊和動態。
　　
　　3．善于使用“在線文檔”來獲取實用文書。比如百度文庫、豆丁文檔等，這些在線文檔分享平臺涵蓋各行各業各類文檔，當然也包括辦公文檔、應用文書。這些文檔有特定的體例、格式，完整且專業，針對性較強。
　　
　　4．善于使用“google學術搜索”或免費的“電子期刊”數據庫來獲取專業文獻。“google學術搜索”還提供文獻的引用次數以及搜索結果的排名等。這類搜索有助于秘書了解某個領域最重要的學術文獻和研究動態。
　　
　　五、移動辦公
　　
　　這是一種全新的辦公模式，秘書可在任何時間、任何地點處理與業務相關的任何事情，由此擺脫時間和空間的束縛。
　　
　　1．使用筆記本電腦和無線網卡。由于秘書經常要跟隨領導開會、出差等，因此有必要隨行攜帶筆記本電腦，以備開會演示、查閱數據和處理相關業務。這種模式適合外出開會、長短途公差，長時間使用需有電源接口。
　　
　　2．使用手機智能客戶端程序和移動通訊網絡。隨著IT技術的發展和成熟，智能手機已逐漸普及，基本能實現辦公郵件、公文辦理、通知通告、信息查詢等功能，且由于便攜、速度快、功能強大、界面美觀友好而成為秘書的好助手。
　　
　　六、其他
　　
　　1．實時升級軟件版本而不是固守舊版本。因為前者功能更強大且操作界面友好，重要的是它也能與后者兼容。
　　
　　2．定時備份重要的、經常編輯的電子文檔。備份周期根據業務性質可分為月、半年度等，也可為休假或法定節假日前。
　　
　　3．適時啟用更友好的輸入法。谷歌拼音、搜狗拼音等基于詞組或句子的輸入法就優于“智能ABC”、“全拼”等基于字或詞的輸入法，前者還有輸入記憶功能。
　　
　　4．偶爾借助一些便捷的軟件工具處理突發或階段性事務。比如利用“FinalData”軟件恢復損壞的U盤等存儲介質，利用“BatchRename”軟件批量修改文件名，利用掃描識別(OCR)軟件完成紙質文件的數字化工作等。
　　
　　5．日常使用“日程管理”、“事務提醒”軟件進行時間管理。目前手機、計算機、郵箱等均有類似功能可供使用。
　　
　　最后，做一份主要業務的OS（操作標準）或基本業務的流程表，將辦公事務的信息化經驗總結并實時更新，可提升秘書辦公的整體水平。
　　
　　參考文獻：
　　
　　[1]婁策群，朱虹，吳揚．論政府機關的信息化管理體制[J]．情報科學，2006(4)．
　　
　　[2]劉家真，孫剛．我國基層政府部門辦公信息化問題研究[J]．圖書情報工作，2010(23)．
　　
　　（作者單位：華南師范大學經濟與管理學院）

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