加快公文流轉提高辦事效率

加快公文流轉提高辦事效率

　　加快公文流轉提高辦事效率
　　
　　口楚傳榮
　　近日因公務去合肥市政務區，偶遇辦公廳機要室秘書正在文件上加蓋“一日內辦”、“三日內辦”等字樣的印章，原來這是政府機關為加快辦文速度，推進部門之間的溝通與協調，努力提高工作效能而采取的舉措。
　　公司的辦公室同樣存在著提高辦文速度和加快公文流轉的問題。提高辦文效率，加快公文流轉，推動工作進程，無疑是公司業務健康發展的重要保證。因為市場如戰場，時間就是商機、就是效益，容不得半點懈怠。
　　辦理公文流轉是辦公室的主要業務之一。在實際工作中，大部分辦公室雖然已采用了自動化辦公流程，但仍存在著辦文效率低下的問題：如有的公文三天還沒走完流程，一追問才知道分管領導出差沒有審閱文件，或是因公務忙忘記了審批；有時，許多請示類文件相互交叉，涉及兩位領導或多個部門，或需要有部門牽頭協調；有時收到的來文需要盡快辦理，涉及市場業務的推進等等。因此，筆者以為要提高辦文效率，辦公室秘書就應加強以下幾方面素質的培養：
　　一要加強催辦、督辦力度，不怕麻煩、不怕人嫌。
　　比如在發文后，要及時告知相關領導和部門盡快辦理。辦公室秘書在例行檢查公文流轉記錄時，要有不怕麻煩、不怕人嫌的婆婆嘴。能當天閱批完畢的絕不拖到第二天。如審批的領導赴外地出差，征得授權后辦公室秘書可在網上辦理簽批手續。當然，催辦要注意方式方法，做到語言親切、態度誠懇，比如可多使用祈使句“請您辦理”等等。
　　二要加強溝通聯絡，快速、及時傳遞文件。
　　多與相關部門溝通，增加親和力，可產生意想不到的效果。因為你的主動聯系、主動服務（包括虛心請教），會取得他人的理解和幫助，有助于促進公文的及時傳遞與流轉。如我們辦公室一次接到廣東下屬公司關于周六和周日客戶來訪的傳真，為做好服務，辦公室多次主動與對方聯系和溝通，并請領導協調，同時安排專人接機和服務，圓滿完成了接待任務。
　　三要懂得基本業務知識，增強政策的敏感性。
　　在實際工作中，辦公室秘書要努力成為“通才”，即在具備較好專業知識的情況下，努力學習其他專業的基本知識和有關政策法規，做到準確掌握擬辦用語，安全、快速傳遞公文。如在公司的BOT、TOT和BOO投資類項目中，報請類來文比較多，且往往需要多個部門協同會簽，秘書在提出擬辦意見時就不能出現外行話和官樣文字。
　　國務院前秘書長、中國企業家聯合會會長王忠禹先生說過，辦公廳（室）一定要把好公文的運轉流程關，確保政令暢通。因此，文秘人員一定要提高認識，加強自身修養，盡可能減少流轉環節．縮短文件滯留時間；同時，要健全公文流轉責任制，遵循及時、準確、安全的原則，做好公文處理工作。
　　

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