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淺談公文處理工作中的幾個問題
淺談公文處理工作中的幾個問題李勇
公文處理工作的水平，不僅反映了公文處理人員的素質，也反映了機關的工作水平和工作作風。提高公文處理的水平，能夠有效地提高機關工作效率，體現國家機關形象。在公文處理工作中，筆者經常遇到一些問題，現將這些問題提出來，與大家共勉，希望能夠為提高公文處理質量發揮一點作用。
一、文種的使用問題
文種是內容性質、具體功用相同的同類公文的規范化名稱。在行政公文標題的三要素中，文種是必不可少的。正確認識不同種類行政公文的性質、作用和適用范圍并恰當地選擇使用文種，是做好公文處理工作的關鍵之_，它直接影響到公文的規范化和嚴肅性。文種使用準確的行政公文，能有效地體現其權威性和約束力，提高行政機關的辦事效率。
現行的《國家機關公文處理辦法》明確規定了行政機關公文的種類有十三種，其中如命令（令）等一些文種在一般行政單位用得較少。比較常用的下行文文種有通知、通報、意見等等，這一類公文在處理過程中也較少發生問題。最為常見的問題一般出現在平行文和上行文中。
不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項一般用“函”。但在實際工作中，很多單位為了體現對對方單位的尊重，在請求批準審批事項中使用“請示”這一文種，這是一種典型的錯誤。
上行文有三種文種：請示、報告、意見。請示是適用于向上級機關請求指示、批準的文種。報告是適用于向上級機關匯報工作、反映情況和答復上級機關詢問的文種。意見比較特殊，可以適用于上行文、平行文和下行文等，意見作上行文時，一般應是下級機關對重大問題提出的見解、解決問題的辦法作為建議請求上級機關批轉、轉發。在文字表述上更應把重點放在解決問題的辦法、措施上。另外，應當特別注意，要體現部門負責的原則。凡是本部門職權能解決、能辦到的事項，不必在意見中出現。本部門能做到的辦法、措施，沒必要再向上級建議。只有自身無法解決，本部門、單位的工作涉及其他部門，超出自己職權范圍的事項，才在意見中表達清楚，爭取上級機關認同，以上級機關名義批準、同意、批轉、轉發，達到促進工作的目的。
在上行文的草擬過程中，很多公文處理人員沒有準確把握文種的定義，隨意而為。一種情況是錯用文種，口頭語中，習慣性地將上行文稱之為“報告”。領導交辦下來要求就某一件事寫個“報告”給上級機關，于是公文草擬人員便不看公文的實際內容而將文種定為“報告”。第二種情況，隨意自創文種，請求上級機關批準便是《關于×××的請求》，匯報工作便是《關于×××的匯報》，解釋某一具體事件便是《關于×××的說明》或《關于×××的解釋》。
公文處理人員首先要嚴格遵照國家關于文種選用的規定，熟悉每一種文種的定義。一要準確把握公文發文的目的。如在上行文中，請求上級機關對有關事項給予指示、批準或答復的，用“請示”；不要求上級機關答復，只是下情上達，陳述情況的，用“報告”。二是要熟悉機關的組織系統、領導關系和職權范圍，準確把握行文關系。如《國家行政機關公文處理辦法》第十五條規定：“除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。”“部門內設機構除辦公廳（室）外不得對外正式行文。”
總之，行政公文文種的選擇應嚴格按照黨和國家的公文處理規定，根據制發公文的目的、制發機關的權限、收發文之間的行文關系，認真領會每一個文種的性質和適用范圍，從而選擇正確的、合乎行文目的和要求的文種。只有這樣，我們才能適應形勢的發展，對公文文種功能性質不斷進行調整，從而維護機關單位之間的正常工作秩序，促使公文處理規范化。
二、公文文字處理的問題
部分公文存在語言過于口語化、方言化，邏輯性不強，以及公文標題不能準確全面地概括公文內容等問題，尤其是有的請示性公文動輒先談意義，看了三五頁紙都不知道行文的目的，毛澤東同志在《反對黨八股》中說：“我們的同志……寫文章，做演說，著書，寫報告，第一是大壹貳叁肆，第二是小．二三四，第三是甲乙丙丁’第四是子丑寅卯，還有大ABCD，小abcd，還有阿拉伯數字，多得很！”這種現象至今還不同程度的存在，沒有完全體現公文精簡、高效的基本原則。
毛澤東同志認為公文寫作要起句立意，開門見山，使閱者一看公文開頭的第一句、首段，就明確意識到該文件的主旨所在，以使閱者立刻進入文境。他在親自起草的《糾正文字缺點》中要求，“一切較長的文電，均應開門見山，首先提出要點，即于開端處，先用極簡要的文句說明全文的目的或結論，喚起閱讀者注意，使閱者腦子里先得一個總概念，不得不繼續看下去”。這也是公文寫作的技巧所在。
在公文處理過程中，還經常見到錯別字、標點符號錯誤、一般常識錯誤等問題。如，“無尚的光榮”，“再接再勵”，國家××局發布的“關于×××××的通知”，人事部、國家××局授予×××同志為《全國××××先進工作者》稱號，關于請求×××××的請示，省委書記、省人大主任×××等等。
為防止出現類似問題，公文寫作人員必須具有豐富的知識，不僅包括本行業的專業知識，還應包括社會科學知識和自然科學知識，以及生活常識。而獲取知識的唯一途徑就是學習。毛澤東同志在《工作方法六十條》中提出，干部應該“學點自然科學和技術科學；學點哲學和經濟學；學點歷史和法學；學點文學；學點文法和邏輯”“一個革命干部，必須能看能寫，又有豐富的社會常識與自然常識，作為從事工作的基礎和學習理論的基礎，工作才有做好的希望”。這是對公文寫作人員的最基本要求。
三、公文處理的程序問題
《國家行政機關公文處理辦法》和有關細則、標準對公文處理的程序做出明確的規定。但筆者在與部分單位辦文人員的交流中，發現很多單位辦文不按程序處理。普遍的現象是公文不經過辦公室（文秘部門）的審核，便由負責草擬公文的職能處（科）室直接交由領導簽發，在領導簽發后，再交由辦公室（文秘部門）處理，使辦公室（文秘部門）無法把握公文的動向，失去協調工作的良好時機而陷入被動；或者公文的簽發是在主要負責人簽發后再交給分管負責人，這不利于分管負責人提出修改意見，從而影響公文的質量，導致工作開展的不便。還有很多單位發文都是直接寄送到有關單位的對口部門，部分公文沒有經過辦公室（文秘部門）的收文程序，即收文登記、初審和擬辦等程序，直接由所在處（科）室承辦，使辦公室（文秘部門）無法對公文承辦情況進行督辦檢查。遵守發文、收文、歸檔等辦文程序，是提高辦文質量，提高工作效率的有效途徑。創制公文、傳遞公文、辦理公文、處置辦畢公文、管理公文等公文處理基本任務的完成，都有其特定的程序，對每一道程序的敷衍塞責，甚至忽略，都會留下一些矛盾和問題，給公文質量和后續工作的開展帶來一定的影響。因此，在工作中，我們要嚴格按照《國家行政機關公文處理辦法》、《檔案法》和《保守國家秘密法》等相關法律法規、標準的規定和要求，發文堅持草擬、審核、簽發、復核、登記編號、膳印、校對、核發、用印、封發等程序；收文堅持簽收、登記、初審、擬辦、批辦、分辦、承辦、催辦等程序。上述程序是相互銜接、前后照應的，一環扣一環，是一種接力賽式的群體行為。不顧辦文工作各個環節之間的內在聯系，人為地打亂工作流程，或者各個環節的工作沒有很好配合，彼此脫節，這些實際上都是不尊重公文處理工作的客觀規律的行為。
在收文、發文等程序完成之后，應嚴格按照《機關文件材料歸檔范圍和保管期限表》的規定對公文進行鑒定、銷毀或歸檔，對于涉密文件應按照《保守國家秘密法》來處理。
總之，公文處理人員應努力提高自身的政治素質和文化素質，嚴格按照《國家行政機關公文處理辦法》以及有關標準的規定和要求，從辦文程序、文件格式、文件內容等方面努力提高公文質量和工作效率，在民眾面前樹立政府機關的良好形象。
（作者單位：湖南省檔案局辦公室）
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