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加強領導時間管理 提升秘書服務價值
加強領導時間管理 提升秘書服務價值
文/朱向軍
現代企業的競爭和發展對其領導者提出了更高的要求，尤其是具有一定規模的企業，對領導者的要求已經上升到了更加職業化和專業化的高度。與之相應，現代企業的秘書也不能停留在抄抄寫寫、被動服務等簡單職能上，一定要努力創新自身的工作職能，讓自己在計劃職能和組織職能這兩個維度上有所發揮，即把對領導時間的計劃和管理納入自己的工作中來。這樣，秘書服務的價值就會有實質性、突破性的提升。
1.對領導時間進行科學安排，
使之得以有序使用
秘書可以根據領導的一系列基本職能進行時間分配和管理。具體內容包括，領導在處理公司重大投資項目和重點工作上的時間管理；領導在參加公司重要會議和關鍵例會上的時間管理；領導與公司內部主要管理人員溝通交流上的時間管理；領導與公司股東之間溝通上的時間管理；領導與分（子）公司領導溝通上的時間管理；領導對核心市場和終端信息進行訪問上的時間管理；領導與公司外聯組織和社會關系溝通上的時間管理；領導參與企業或行業重要展覽會和發布會上的時間管理。除此之外，領導處理私人事務方面的時間管理也非常重要。面對領導在時間使用上的諸多需求，秘書至少要做好以下四方面工作。
1.每月為領導制訂一份以周為單元的時間規劃表。根據企業發展規劃或領導的基本職能，概括領導的核心工作和基本工作，然后根據領導要求進行時間分配和排序，經領導確認后制訂領導的月工作時間表。
2.每周為領導制訂一份相對嚴密的時間安排表，并對關鍵節點作重點標注。根據領導一周的時間安排編制表格，并根據具體情況及時修正，對關鍵時間節點作重點提示和書面標注，以提醒領導。
3.每天下班前遞交領導第二天的時間安排表，并對關鍵時間節點作重點標注。
4.每周末和每月底要對時間規劃的執行情況進行分析，并與領導進行充分的溝通，以保證下期時間管理更加合理和有效。
秘書如果能嚴格按照以上四點科學安排領導的時間，就能在很大程度上避免領導陷入繁瑣的日常事務，把有限的時間應用到更重要的工作上來。
2.對領導時間進行計劃管理，
以提高其使用價值
面對眾多管理職能上的要求，領導很難面面俱到，也無法事無巨細一視同仁，即便充分利用了所有可用的時間，工作效益也未必能夠提高。這時，領導需要更周密的時間計劃管理，以提高時間的使用價值。對此，秘書可以從以下四個方面著手。
1.與領導充分溝通。給領導做時間計劃管理，必須先與領導充分溝通，協助領導對日常工作和重點工作進行盤點，為做好時間計劃做準備。
2.與職能部門溝通。除了與領導充分溝通外，還應與職能部門進行溝通，聽取他們對領導時間安排上的意見，避免因溝通脫節而影響工作。
3.協助領導了解下屬管理人員的時間使用情況。多數領導很少關注下屬管理人員的時間使用情況，秘書要協助領導了解這些情況并及時調整下屬的工作量，以分擔領導的部分工作，減輕領導在時間上的壓力。
4.協助領導做好會議時間管理。大大小小的會議消耗了領導大部分的工作時間，秘書應協助領導減少會議占用的時間。可以由秘書替代出席的會議就不讓領導出席，會后向領導轉達會議精神或遞交會議記錄即可；必須由領導出席的會議，秘書應協助領導做好會前準備，以提高會議效率，縮短會議時間。
參考文獻：
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5.申宇杰、潘小平《秘書要有管理時間的能力》，《秘書之友》2006年第5期。
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7.俞瀚編《有效地利用時間》，天則出版社1989年版。
（本文刊于《秘書》雜志2014年第1期。封面圖片：《南國晨曦》余力）
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