如何提高秘書的辦事辦文辦會能力

如何提高秘書的辦事辦文辦會能力

　　如何提高秘書的辦事辦文辦會能力

　　秘書是當代領導者、主事者身邊綜合辦理日常事務，即辦文辦事辦會、溝通信息、協調事務、完成交辦任務、提供跟蹤服務的參謀助手。負有參謀助手、承上啟下、協調服務、調查、信息督查等重大責任。要想提高秘書人員的職業素養，就必須加強對秘書人員的道德素養、業務素養和心理素養的培養。因此，秘書人員必須具備很高的職業素養，以便更好的勝任本職工作。下面就如何加強秘書人員的職業素養談一下自己的看法。

　　一、     加強秘書人員的職業道德素養

　　秘書人員要搞好本職工作，一定有具有高尚的職業道德。所謂職業道德，就是同人們的職業活動緊密聯系的符合職業特點所要求的道德準則、道德情操與道德品質的總和。一個秘書人員，如果不能把"德"放在首位，即使有"滿腹經綸"、"張良之才",也不能算是一個合格的秘書。提高秘書人員自身的職業道德素養，應該注意以下幾點：

　　1、要忠于職守顧全大局，堅持團結。做秘書，最根本的一條就是實事求是、盡心盡責的工作。秘書的高尚可貴之處，恰恰在于他的獻身精神、埋頭苦干精神、熱愛事業的精神、不計報酬待遇的精神。決不在領導人之間說不利于團結的話，不在上下級之間辦無原則的事，堅持正派公允，不感情用事，不撥弄是非。

　　2、講求工作效率。工作效率，是指在一個單位時間內的工作速度。對于經營家、企業家來說，時間就是效益，時間就是生命，應當把時間看得無比重要。要把時間看的無比重要。作的處理上，能早一天，就要早一天，能早一分鐘就要早一分鐘。"雷厲風行"這個成語，就是指的我們秘書的工作原則和應有的作風。

　　3、要嚴守秘密。保守秘密關系到黨和國家的根本利益，關系到國家的安全和社會主義現代化建設的順利進行。保守秘密具有普遍性，是每個公民義不容辭的責任，而處于樞紐地位的秘書和秘書部門則顯得尤其必要和重要，它不僅是秘書和秘書部門的重要職能，而且還是秘書工作的重要原則和重要紀律之一。作為一名稱職的秘書，必須強化保密意識，明確新時期保密工作的方針和特點，遵守保密紀律，執行保密制度，切實作好保密工作。

　　4、要注意協調關系。我們生活的社會是一個充滿矛盾的社會，有矛盾就需要協調。秘書作為領導的耳目、助手和參謀，協調關系是他的基本職責之一。秘書協調，在領導工作和機關工作中占有重要的地位，發揮著重要的作用。（1）協調是秘書工作的一項基本職能；（2）它有利于領導工作的正常進行；（3）它有利于提高機關、單位工作的效能

　　5、要實事求是，恪盡職守。秘書人員工作態度和工作質量的好壞，在一定程度上直接影響著一個單位的作風建設。只有樹立較強的責任意識，秘書人員才能隨時隨地注意維護單位的形象和聲譽，才能做到工作認真、態度端正、處事果斷，在任何人面前、在處理任何事上，都表現出良好的思想文化和職業道德素養，才能真正提高秘書工作的質量和水平。如果秘書人員在工作中不負責任，辦事拖拉，得過且過，勢必會給工作帶來損失，給單位帶來影響，同時也是缺乏道德素養的具體體現。

　　二、   加強秘書人員的業務素養

　　秘書人員的業務素養集中體現在工作能力和工作方法上，一個秘書人員只有在平時工作中勤于學習、勤于鉆研、勤于調查、善于總結，才能不斷提高自己的政治水平和文化水平。政治水平指的是馬克思、列寧主義理論修養，認識問題的能力，對現行政策的理解和掌握。文化水平指的是基礎知識、文字能力等等。這是秘書業務素養的土壤和肥料，也是業務素養的構成部分。那么，秘書人員的業務素養在工作中是如何加強的呢？下面就5點加以探討：

　　1、終生學習---厚功底

　　在學習內容上，側重學政策、學理論、學業務、學經濟、學法律、學寫作、學計算機、學現代市場與科技知識，以拓寬知識面；同時，還要在實踐中學習，邊工作、邊學習、邊總結、邊提高，使撰寫的文稿充實生動；向領導學習，學習領導講話時的構思、處理問題時的技巧，使文稿起伏與領導語言、工作方式達到高度和諧；向同事學習，取人之長，補己之短，努力做一個多專、多能的合格秘書。

　　2、不斷鍛煉辦事能力

　　秘書要提高自己的辦事能力，要求坐到：能正確理解和領會領導的意圖、指示，熟悉職權范圍，知曉辦事渠道，遵循辦事程序，了解有關業務，掌握工作規律，區分輕重緩急，抓住工作要害，并具有較強的交際能力、應變能力，能審時度勢，因勢利導，駕馭局勢，將繁雜的機關、單位的事物處理的井井有條。盡可能地安排秘書人員深入調查研究，吃透"下情",廣泛獲取第一手資料。現今的時代，秘書人員一方面受開放環境的影響，應該具有較強的主動性和能動性，另一方面又多半受過較高層次的教育，更加應有思考的獨立性。作為一名秘書人員，應該鍛煉和培養自己的獨立思考和獨當一面的能力，以便在領導決策前為之提供有效的依據，在領導決策后正確領會其意圖。當然，秘書人員在強化自我意識的同時，還要注意自我意識和角色意識的對立統一。

　　3、加強規范遵紀守法

　　嚴格遵循政策法規和公文規范；以實事求是的精神，忠實地體現組織意志；準確把握客觀規律、政策法規、組織意志和領導意圖，是秘書撰擬公文最基本的要求，是公文有效發揮管理工具作用的基礎。嚴格按黨和國家的公文條例規范擬文，則是撰擬公文時必須遵循的準繩。

　　4、辦理業務能力

　　作為一名成功的文秘人員，我自認為能讓領導滿意放心是天職，要想做到這些，必須得具備過硬的業務技能，必須具備秘書人員要具備的各方面的能力。如：對問題的理解，分析和處理能力，應變能力，社交能力，在實際生活中表現為替領導出謀劃策，排憂解難。在順境中，能讓領導更借東風，在逆境中能幫領導力挽狂瀾。由此可見，秘書人員應該具備一定的"謀略",應是足智多謀，善于謀劃，是文秘者必備的素養，倘能謀劃得當，受到領導的嘉獎，定能在文秘路上綻放異彩。

　　5、積累經驗靈活辦事

　　秘書的辦事才干有許多方面，如領會能力、語言表達能力、組織協調能力等。秘書與領導人共事，經常接受任務，匯報工作。領導人說話各自有不同的特點：或簡或詳、或快或慢、或直或曲，千差萬別。有時，他說了，就認為秘書懂了。而事實上，秘書聽到的與領導人頭腦中想的總有一定差距。這就全靠秘書領會了。只有把意圖領會了，把握準確了，才能很好地執行。秘書的表達能力在發揮辦事職能方面起著重要的作用。在日常工作中，對上對下，都不能說話過快過慢、羅索、冗長，詞不達意。而應簡練明白，富于感染力，忠于事實。只有這樣，在上傳下達過程中才能協調好、組織好。而協調、組織的能力要在平時的工作中不斷的學習、積累和總結。

　　三 、加強秘書人員的心理素養

　　心理素養是秘書人員基本素養的基礎。而秘書的心理素養，是指秘書在心理過程和個性心理特征方面表現出來的穩定的、經常性的、本質的心理特點的總和。一個秘書如果沒有良好的心理素養，是難以勝任這項工作的。要想成為一個成功的文秘人員，必須學會調整自己的心理平衡保持良好的心態，堅定信心和意志，完善個人的樂觀、豁達的性格。

　　1、 平衡心理控制情緒

　　情緒，指人的情感較強烈、帶沖動性的外部表現。是一種高度擴散的興奮或抑制狀態。沖動性、情景性、短暫性和不穩定性是情緒的突出特征。秘書的情緒，是秘書對客觀事物是否符合其需要而產生的內心體驗。它是秘書實踐活動主觀方面的前提條件，受到自然環境、自身健康狀況和社會環境等因素的影響和制約。要求秘書本身盡可能的冷靜地對待社會環境、輿論評價等的影響，能駕馭和控制自己的情緒，經常保持積極、樂觀、平靜的情緒，防止并善于克服消極、悲觀、煩躁的情緒。

　　2、 堅韌的意志

　　秘書工作做的如何，效率是高是低，在很大程度上取決于秘書意志的強弱。具有堅韌的意志，不但是一切成就大事業的人們的心理特征，而且也是平凡崗位上默默無聞，不是"紅花"而甘為"綠葉"者的一種典型心理特征。做一件事，完成某項工作，能否有不達目的不肯放手的勁頭和毅力，是評判秘書是否具備堅韌的意志力的一個標準。一般情況下，許多人都能隨眾而向前，順利時也肯努力奮斗。可是，在別人都已退出，或者都已向后轉的情況下，對于一個既要參與政務，又要管理事務的秘書，如果不具有這種始終如一的信心和意志，他的工作就會虎頭蛇尾，有始無終，難以令人滿意。有了這種貫穿始終的信心和意志，他就能兢兢業業，滿懷信心，勝利到達理想的彼岸。

　　3、 完善自身性格

　　性格，指人對顯示態度及相應的習慣行為方式中比較穩定的、獨特的心理特征的總和。秘書的性格，是秘書在個性生活過程中所形成的、對顯示穩定的態度以及與之相對應的習慣化的行為方式，是表現在態度和行為上比較穩定的心理特征。秘書的工作性質，要求秘書具有外向型和內向型性格之長而棄其短，既要敏捷，又要沉著；既要活潑，又要嚴肅；既要善于交際，又要保守秘密。秘書工作的特殊性，對秘書人員的性格要求是自信開朗、意志堅強、敏捷穩健、堅毅謙虛、幽默風趣和友愛合作。

　　所以說秘書是一個富于挑戰的職業，必須在情感的基礎上，上升為意志，才能激勵秘書在到達目標的山路上攀爬。作為秘書，要想在人群中脫穎而出，出類拔萃，就必須放棄以往保守被動的心理，而以積極的進取心來迎接一切。在建設有中國特色社會主義宏圖大業中，各行各業、各級黨政機關需要有大批精明能干的秘書，才能適應現代社會高效率的管理。盡管秘書人員級別不同，行業各異，"聞道有先后，術業有專攻",其秘書心理素養不能不增強，不能不控制。有良好的心理素養，秘書功能才能得到最佳發揮，秘書職能才會高效運轉。因此，秘書人員在不斷擴充理論、應用知識、提高各種辦事能力的同時，必須自覺加強秘書的心理素養。

　　總之，職業素養的三個方面之間是相輔相成，缺一不可的。時代對秘書人員提出了更高的要求，各行各業從事秘書工作的人員只有不斷的加強自身的職業道德素養、業務素養和心理素養，才能克服思想及行為上的偏差，才能在本職崗位上得心應手并取得更大的成績。

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