《黨政機關公文處理工作條例》準確性賞析

《黨政機關公文處理工作條例》準確性賞析

　　《黨政機關公文處理工作條例》準確性賞析
　　
　　吳亞才
　　
　　表述準確是公文寫作的基本要求，也是文字精練的前提條件。這體現在定義準確、分類準確、含義準確和用詞準確幾方面。《黨政機關公文處理工作條例》 （以下簡稱新《條例》）是】996年《中國共產黨機關公文處理條例》 （以下簡稱原《條例》）和2000年《國家行政機關公文處理辦法》 （以下簡稱原（辦法》）兩個規章合二為一、修改整合的產物，共八章四十二條，全篇5000多字，既體現了黨政機關公文處理一體化、制度化、規范化的時代要求，又在公文的準確性方面起到了很好的示范作用，值得借鑒學習。
　　
　　一、概念更加準確
　　
　　對概念的描述，一般采取下定義的方法，而定義一般從概念的內涵和外延兩個方面進行說明。概念不準確，容易引起歧義，難以準確表達意圖，是公文寫作中的常見病和多發病。對比一下新《條例》與原《條例》、原《辦法》就會發現，新《條例》對“黨政機關公文”的解釋既全面又準確。
　　
　　原《辦法》： “行政機關的公文，是行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。”“行政法規、規章方面的公文，依照有關規定處理。”“外事方面的公文，按照外交部的有關規定處理。”
　　
　　原《條例》： “黨的機關的公文，是黨的機關實施領導、處理公務的具有特定效力和規范格式的文書，是傳達貫徹黨的路線、方針、政策，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告和交流情況的工具。” 新絳例》： “黨政機關公文是黨政機關實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家方針政策，公布法規和規章，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。”
　　
　　關于公文的含義，三者都采取了屬加種差的定義方法（被定義項=種差+鄰近的屬），但是原《辦法》對“種差”概括不全面，新《條例》彌補了這個不足。新《條例》對“黨政機關公文”內涵的表述有三個要點：第一，表明了黨政機關公文的主體是黨政機關，把黨政機關公文與其他公文區別開來。第二，表明了黨政機關公文的核心是“實施領導、履行職能、處理公務”，體現了黨政機關公文的本質屬性，原《辦法》對此沒有表述。這個表述涵蓋了政治、經濟、文化、社會等所有公務活動，原《辦法》只表述為“行政管理過程”，容易引起在經濟管理等過程中形成的文書不屬于行政機關公文的誤解。正是因為新《條例》揭示了公文的本質屬性，才使得公文的工具屬性和“具有特定效力”順理成章。這樣表述。就把黨政機關公文與非黨政機關公文（如社會團體、經濟組織的公文）區別開來了。第三，表明了黨政機關公文的外在特征即具有“規范體式”，這就比原《條例》 “規范格式”的表述更加準確。
　　
　　在公文外延的表述上，新《條例》沿用了原《辦法》的體例，對黨政機關公文外延作了概括：“法規、規章方面的公文，依照有關規定處理。外事方面的公文，依照外事主管部門的有關規定處理。”這樣，黨政機關公文就包括依據新《條例>制發的公文、法規規章方面的公文和外事方面的公文。原《條例》沒有對黨的機關公文的外延作出概括，似乎黨的公文僅限于條例規定的14種公文，這是不符合客觀事實的。
　　
　　對于黨政機關公文這個概念，新《條例》既準確表述了其內涵，又全面概括了其外延，彌補了原《條例》和原《辦法》在公文概念表述上的不足。新《條例>對“黨政機關公文”表述的示范作用在于，在公文寫作中，如果涉及概念，既要盡可能準確表述其內涵又要確切地概括其外延，既不能有所遺漏也不能概括不全。
　　
　　二、層次劃分更加準確
　　
　　現實生活中一些公文給人云里霧里、不得要領的感覺，就在于公文內容交叉、劃分不準而致條理不明、層次不清。新《條例>在結構方面很好地避免了這個問題。
　　
　　從上表可以看出，新絳例》章節的劃分更加合理，層次更加簡明清晰。仔細分析就會發現，新《條例》以“公文處于不同生命狀態”這一標準，將公文的“生命周期”劃分為撰制、辦理和管理三個階段，并以此為基礎安排章節，較好地遵循了劃分標準同一的規則。
　　
　　第一階段，公文處于“生產”過程——公文撰制。此階段，公文控制在發文機關手里。新《條例》按公文“生產”的時間順序將這一階段劃分為起草、審核、簽發、復核、登記（確定發文字號等）、印制（包括用印）、核驗等環節，環環相扣，科學合理，層次清晰（如果將第六章中的第二十五條放于第五章，行文將更加合理）。原絳例》將這一階段劃分為起草、校核、簽發三。章，顯得支離破碎，又將核發、發文字號、印制等內容置于“公文辦理和傳遞”當中，不僅順序與公文制作過程不符，而且這些環節并非處于“傳遞”當中。原《辦法》將公文革擬、審核、簽發、復核、繕印、用印、登記、分發等環節雖然歸納為“制發公文的過程”，卻定義為“發文辦理”，顯然，“發文”與“制文”是有區別的。
　　
　　第二階段，公文處于“使用”過程——公文辦理。此階段，公文控制在收文機關手里。新《條例》按時間順序將這個階段劃分為傳遞、簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復等前后連續的不同環節，與公文處理的時間順序一致，符合人們的思維習慣，遺憾的是在行文時顛倒了收文與發文的先后次序。原<條例》將收文的擬辦、請辦、傳閱、承辦、催辦等環節歸納為“公文辦理和傳遞”，存在以偏概全的瑕疵，因為擬辦、請辦、承辦等環節雖然也有傳遞，但主要是辦理。
　　
　　第三階段，公文處于“閑置”階段——公文管理。在此階段，公文控制在文秘部門手里。新《條例》按照不同性質將這一階段的要求劃分為管理制度、管理機構、管理人員和管理方法（又劃分為歸檔、保管、復制、借閱、解密、銷毀等）等幾個方面，層次清楚，環節分明。原《辦法》將這一完整階段劃分為公文歸檔和公文管理兩個更小的階段（行文中分為兩章），劃分不甚準確，因為兩者之間是包含關系而非并列關系，公文歸檔本質上也屬于公文管理范圍。原《條例》將這一階段劃分為公文管理、公文立卷歸檔、公文保密三章，存在同樣類似問題。
　　
　　從整體上講，新《條例》將公文的“生命”過程劃分為撰制、辦理、管理三個階段，并對這三個階段作了更加細致的劃分，遵守了劃分標準同一的邏輯規則，科學合理，層次清楚，銜接嚴密，章節簡潔（比原絳例》減少了四章）。這是值得公文起草者認真體會的。
　　
　　三、表達更加準確
　　
　　表述準確即符合事物的本來面目或事物的基本特征。公文只有表述準確，才能完整、真實、確切地表達發文機關的意圖。新《條例》要求公文“符合黨的理論路線方針政策和國家法律法規，完整準確體現發文機關意圖，并同現行有關公文相銜接”。只有這樣，才可以避免行文中出現政出多門、相互矛盾、下級無所適從等問題。這方面，新《條例>作出了很好的示范。
　　
　　對于公文標點符號的要求，原《條例>和原《力、法》的規定不盡一致。原《辦法》規定：“除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。”原《條例》規定： “公文中漢字和標點的用法符合國家發布的標準方案。”這自然包括公文標題中標點符號的使用。對于公文中的數字與計量單位，原《辦法》規定： “公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。” “應當使用國家法定計量單位。”原《條例》規定：“公文中……計量單位和數字用法符合國家主管部門的規定。”新《條例》規定： “公文使用的漢字、數字、外文字符、計量單位和標點符號，按照有關國家標準和規定執行。”新絳例>作出這樣的修改，解決了原絳例》與原《辦法》相沖突，原《辦法》超越法律規定對公文中標點符號和數字的使用“自行規定”，原《辦法》公文標題與公文正文在標點符號運用上兩個標準，原《條例》強調符合主管部門而非法律規定等問題，充分體現了依法治國的理念，是“黨必須在憲法和法律的范圍內活動” （黨章總綱）的體現，更加準確地表達了發文機關意圖。
　　
　　新《條例>將原《條例》中的“校核”和原《辦法》中的“審核”合并為“審核”，并且規定了審核的具體內容，包括行文理由、行文內容、職權范圍、公式格式以及文字、數字、計量單位和標點符號等用法。一字之改，既賦予了“審核”新的內涵，又提高了審核的權威性，表明了制發公文應有的嚴肅態度，體現了黨政機關改進工作作風、精簡文電、提高管理效率的意圖，為提高公文質量提供了保障。
　　
　　新《條例》規定， “通知”“適用于發布、傳達要求下級機關執行和有關單位周知或者執行的事項，批轉、轉發公文”。與原絳例》相比，刪除了“發布黨內法規”等表述。原則上講，制定法規屬于行政機關的職能，黨內沒有“法”只有“規”，“發布黨內法規”提法不妥。新《條例》不再將“條例”列為公文種類（原來列為黨的機關公文種類，未列為行政機關公文種類），既解決了“條例”多年虛名運行（未取得獨立行文資格，多以復式公文的形式出現）的問題，也與《立法法》作了很好的銜接（對“條例”的使用作出了專門規定），又不影響黨政機關繼續使用“條例”規范工作，表述極為準確。
　　
　　可見，公文寫作是一項極為復雜的工作，既要準確理解黨的路線方針政策和國家的法律法規，也要熟悉黨內與行政機關各方面的文件，還要從實際出發提出切實可行的政策與措施。每一份公文都是繼承與創新的綜合體。要做到這一點，就應該按照新絳例》的要求去做，深入調查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見，征求相關地區或者部門意見，這樣才能集思廣益，增強公文表述的準確性。
　　
　　四、用詞更加準確
　　
　　公文的嚴肅性、權威性，依賴于準確地選詞用字。公文由字、詞、句、段落組成，只有從事物的基本特征出發選詞用字，才能準確地傳達發文機關的意圖，并使收文機關準確地理解發文機關的意圖，盡可能減少信息傳遞過程中的扭曲變形與丟失。新《條例》用詞貼切，表述準確，概括嚴密，達到了增一字則長、減一字則短、變一字豁然開朗的效果。
　　
　　新絳例>將公文定義中的具有“法定效力”的文書改為具有“特定效力”的文書（公文本身不是法律，也只是在特定范圍和特定事項上起相應的作用），將“公報”中的“重大事件”改為“重大事項” （事件是已經發生的事情，事項包括已經發生的事情和尚未發生的事情），將“決議”中的“重要決策事項”改為“重大決策事項”（重大高于重要），將“報告”中的“答復上級機關的詢問”改為“回復上級機關的詢問” （體現了被動關系），將“通報”中的“交流重要情況”改為“告知重要情況” （交流是雙向的，告知是單向的，與“通報”性質相符），將發文字號中的“年度”改為“年份” （年度指整個時間段，年份指某一年），將標題中的“主題”“內容”改為“事由” （主題需要概括，公文全篇都是內容，事由是發文起因），將“發文機關標識”改為“發文機關標志” （標識為標出以利于識別，標志為事物特征記號），將“發文辦理”中的“分發’’改為“核發” （分發指只發不核，核發指先核后發，增加一道把關環節）。上述改動雖然只是一字之改、一詞之變，卻使表達更加貼切準確。
　　
　　新《條例>將長期使用的“會議紀要”簡化為“紀要”，將“通告”中的“社會各有關方面”簡化為“在一定范圍內” （與省級、縣級等地區性行政機關使用“通告”相吻合），將“決定”中的“重大事項或重大行為”簡化為“重要事項”，將“分辦”“批辦”合并為“承辦”，雖然減少了字數，但表達更加嚴謹。
　　
　　新《條例》將“紅色反線”變更為“紅色分隔線”，表意更加直接（公文首頁紅線的作用是將“版頭”與“主體”分隔開來）。新《條例》用“對重要事項作出決策和部署”取代原《條例》“對重要事項作出決策和安排”和原《辦法》 “對重要事項或者重大行動做出安排”，解決了“做出”與決策行為不匹配、 “安排”與“重要事項”不匹配、 “行動”過于具體不夠莊重等問題，表述更為嚴密。原《條例》規定“函”“用于機關之間商洽工作”，沒有排除“具有隸屬關系的機關”在此種情況下應該使用“請示”與“批復”等文種的情形，新《條例》將“函”限定于“不相隸屬機關之間商洽工作”較為周全。新《條側》在有關表述中增加文字，同樣是為了準確表達的需要。
　　
　　公文的準確性與人們對事物的認識程度密切相關。人們對事物的認識是一個逐步接近事物本質的過程，因此對事物的表述是從不準確到基本準確、從基本準確到準確。新《條例》是在整合與修改原《條例》和原《辦法》的過程中，對黨政機關公文和黨政機關內部關系以及各項工作不斷深化認識的結果，因而表述更加準確。可見，從以章節謀劃、層次劃分、段落安排為主的謀篇布局，到包括概念定義、句式選擇、字詞選用在內的語言表述，還有現有法律、政策與現實情況相結合產物的新政策新措施的提出，是一項艱苦細致的工作。要準確表情達意，公文寫作者既應熟悉黨的路線方針政策和國家的法律法規，也應洞察現實情況，提出針對性措施，還應該做好“煉字”這門功課。
　　
　　（作者單位：南開大學濱海學院）

【《黨政機關公文處理工作條例》準確性賞析】相關文章：

公文寫作及公文處理思想總結08-24

學院黨委辦公室公文處理辦法08-23

公文處理工作自查報告02-26

淺談公文處理工作中的幾個問題08-27

公文處理工作自查報告（精選8篇）08-01

簡析公文處理法規中“一般”的應用08-21

當前公文處理工作中的常見問題與對策08-27

通告公文08-20

公文格式08-03

大學黨校工作條例08-23