- 相關推薦
例說緊急信息的擬寫與報送
例說緊急信息的擬寫與報送
作者/段曹鋼
緊急信息是反映事前未有預測且具有較大偶然性和突發性重大緊急情況的信息， 如重大自然災害、重大傷亡事故、嚴重違法違紀案件等。對于上報單位來說， 緊急信息往往屬于負面信息。因此， 緊急信息的擬寫和上報可以說是對信息工作者的考量， 也是對單位負責人的考驗。以下是某校前后兩天上報的兩則學生非正常死亡的信息， 通過分析比較， 我們認為緊急信息擬寫和報送應該做到標題簡明規范、內容清楚完整、表述準確精要、報送迅捷及時。
例1：
關于學生張××
在開展體能測試中猝死情況的匯報
省教育廳：
2012 年11 月18 日下午學院按教學計劃組織大一、大二學生進行體能測試。下午1時20 分， 我院信息技術與應用系2012 級移動通信班學生張×× （男） 在進行一千米項目測試到五百米時， 突然暈倒在地， 現場師生立即進行救護， 并撥打120， 迅速將其送到東方醫院。經搶救近二個小時后， 醫生宣布張××死亡， 醫生診斷為猝死。學院立即通知學生家長。目前， 高教辦、當地派出所正在配合我院進行善后工作。
××學院
2012年11月18日
例2：
××學院關于學生張×××
在“學生體質健康測試” 中猝死情況的報告省教育廳：
2012 年11 月18 日， 我院按照教學計劃組織學生體質健康測試。下午1 點20 分， 信息技術與應用系2012 級××班學生張××因個人身體原因， 在1000 米測試中非正常死亡。現將具體情況報告如下：
學生張××（男， 20 歲） 在1000 米測試項目中跑至500 米時突然摔倒， 隨后， 在場的體育教師感到學生張××當時情況危急， 立即通知學院醫務室值班醫生， 同時撥打120 請求急救。校醫很快趕到現場， 在施救時， 120 急救車到來后， 張××被快速送到東方醫院搶救。在急救室經過2 個多小時搶救， 至15 點30 分，醫生宣布張××死亡。醫生初步診斷死因是體內血管爆裂。
學生體質健康測試前2 周， 負責測試的學院體育教研室和班主任書面并口頭通知學生：身體如有疾病， 不適合某項運動的， 可免于參加， 但張××沒有提出不參加測試的要求。
事情發生后， 負責測試的體育教研室教師第一時間通知學院領導。學院的四位領導迅速趕往東方醫院， 迅速成立了接待組、聯絡組和維穩工作組開展相關工作， 在通知學生家長的同時， 向××高教園區辦公室、當地派出所、市教育局報告情況。(公文范例 www.baimashangsha.com)高教園區領導、派出所所長均趕往醫院， 協助我們處理。教育局領導專門對事情處理工作提出了四條意見。期間， 我們電話報告了省教育廳值班室。
面對本次學生因自身身體原因引發的非正常死亡， 學院本著以人為本、關愛學生的態度認真做好各項工作。目前， 學生家長情緒比較穩定， 在校師生情緒穩定， 學院的教學秩序保持常態。
11月19日上午9點， 學院召開了各分院系部黨總支支部書記會議， 學院主要領導向與會人員通報了事情經過， 并妥善安排各項善后工作， 要求各單位加強安全防范教育， 做好校園師生安全和穩定工作。
特此報告
2012年11月19日
一、標題應簡明規范
撮要顯旨是對文章標題寫作的一項基本要求。信息作為應用文書， 有短小精悍的“輕騎兵” 之稱， 要求簡潔明了、言簡意賅。通過對比， 以上兩則信息標題采用的都是“單位名稱+ 事由+ 文種” 的模式， 兩相比較， 例1 是省略式標題， 例2 是完全式標題， 后者顯得更加清楚明白。例1 中的“匯報” 一詞屬于口語，不是規范的文種。盡管兩則信息分別寫成了“匯報” 或“報告”， 但是， 通過考察信息本身的非公文格式、沒有單位印鑒和負責人簽名、采用的是專報渠道， 語言平白樸實而非莊重嚴肅， 可以認為， 以上兩則例文既非“報告” 亦非新聞報道， 而是信息。緊急信息標題要求高度概括全文內容， 讓人一看標題就基本能了解個大概， 因此以上兩則信息的標題均可以改為“××學院積極妥善處理一學生猝死事宜”， 這樣更能突出信息的針對性、實用性和可讀性，也更加符合信息的文體特征。
[NextPage]
二、內容應清楚完整
（一） 緊急信息內容要具有一定的思想性一篇文章要有思想性， 一則信息同樣要有思想性。信息工作者要明確信息處理和報送的目的， 這是信息主題思想的體現。信息主要供領導了解下情、發現典型、總結經驗和輔助決策之用， 因此， 信息工作者必須想領導之所想，報領導之所需， 也就是要反映領導需要知道、需要領導知道的信息內容， 充分考慮信息接受者的需要， 真正做到有的放矢。決策是領導者的基本職能。現代科學管理， 實際上就是對信息的收集、加工和利用， 或者說是依據準確、全面的信息， 適時作出科學決策， 借以對整個系統進行適當的監測和控制， 以期達到預定的目標。可以說信息是領導決策的基礎。緊急信息上報時限性比較強， 具有一定的格式規范，要求主題突出， 簡明扼要。通過比較， 以上兩則信息的文字都不多， 兩則信息總共不到1000字， 整體來看基本事實清楚， 符合簡潔明了的要求。
（二） 緊急信息結構必須完整
人常說“麻雀雖小， 五臟俱全”。緊急信息雖然篇幅短小， 但內容和結構同樣必須完整。緊急信息中包含的“何時、何地、何人、何事、原因、結果” 等要素必須完備， 也就是說， 上報的每一條信息必須把事實交代清楚， 決不能出現事實不清、缺詞少句現象， 否則極易導致誤解， 甚至會產生嚴重后果。對比上面兩則信息不難發現， 例1 的主要問題在于： 第一， 對于死亡的原因沒有交代； 第二， 對于死者家屬的情緒沒有說明。上級教育行政部門對于學生在校內非正常死亡這種人命關天的大事， 肯定是十分關注和重視的。結構的不完整， 導致以上兩個“不明”， 必然令上級部門產生深深的擔憂， 特別是對學校正常秩序和社會影響的擔憂。第一則信息上報后， 省教育廳領導迅速作出批示， 要求學校深入調查， 進行案例分析。第二則信息上報后， 反饋的結果是“妥善處理善后，保持校園平安穩定”。這說明， 緊急信息的重要內容必須清楚、完整。
三、表述應準確精要
（一） 緊急信息表述要準確
信息和所有應用文章一樣， 講究語言的實用性、無歧義性。緊急信息是領導決策的重要依據， 要求表述直截了當、精準無誤。上報緊急信息的目的， 就是讓上級領導查情訪實， 把握情況， 盡快了解事情的真相和本質， 真正了解事情的全過程。信息工作者要加強職業道德修養， 強化責任意識和敬業精神， 在處理信息的過程中， 始終保持中立態度， 不偏不倚， 不受外界影響， 不帶個人的感情色彩， 力求實事求是、客觀公正。對信息素材中的每一個時間數字、統計數據以及人名、地名要反復核實，做到真實可靠、準確無誤。在遣詞造句、語法修辭中， 不發生任何差錯， 力求做到文從字順、規范嚴謹。
（二） 緊急信息語言要精要
精要就是精粹切要、精練扼要。緊急信息要以短平快的方式， 以最少的文字反映領導最關切或者最急需知曉的情況， 就必須抓住要點，突出重點。因此， 在信息寫作中就要用最精練的語言傳達最實用的內容， 達到最大化的實際效果。要摒棄華麗的詞藻和過多的修辭， 以客觀事實數據說話， 不用歧義句式和歧義詞語，保持語言準確、樸實、莊重、簡潔。相比較而言， 例2 中“在急救室經過2 個多小時搶救，至15 點30 分， 醫生宣布張××死亡。據醫生初步診斷， 死因是體內血管爆裂” 這段話， 不足50 字， 把死亡宣布者（醫生） 的權威身份、死亡時間、死亡原因交代得非常清楚。語言簡潔直白， 很有說服力。
四、報送應迅捷及時
緊急信息歷來是各級領導高度重視的信息。各級部門為加強緊急突發事件的應急管理工作，出臺了一系列制度， 要求各級部門從講政治、講大局的高度， 以對黨、對人民高度負責的態度， 及時、準確、全面報道突發事件信息， 充分發揮突發事件信息的“耳目” 作用。基層信息工作者對于那些發生突然、影響重大的緊急情況， 特別是“火燒眉毛” 的重大事故和一些帶有苗頭性和傾向性的重要信息， 一定要立即組織上報， 并加強對事態后續發生情況的跟蹤反饋， 確保上級領導及時處置、迅速控制事態，有效掌控大局。
比較上面兩則信息可以發現， 例2 中補充和豐富了例1 中的不足： 第一， 比較客觀地說明了學校應對和處置突發緊急事件是及時的，也是非常有效的； 第二， 交代測試前的書面和口頭通知， 以及死者沒有提出自己不適宜參加測試申請的內容， 規避了學校的部分責任； 第三， 補充交代先向高教園區、當地派出所、教育局報告， 后向省教育廳報告， 體現了校方事件處理程序的規范性和嚴肅性； 第四， 補充交代的“學生家長情緒比較穩定， 在校師生情緒穩定， 學院的教學秩序保持常態” 的內容， 這是緊急事件處理的根本目的， 也是上級領導最關注的內容。這幾處內容的補充， 使得后續信息顯得更加完整。
信息工作無小事。緊急信息的擬寫和報送必須嚴格按照規范和制度操作， 真正做到“快、準、精、全”。“快”， 就是及時快捷， 嚴格按照規定時限、規定格式上報， 建立責任追究制度； “準”， 就是表達準確， 報送內容準確， 組織核查準確； “精”， 就是重點突出， 短小精悍， 語句精要； 全， 就是信息內容全面， 結構完整， 重要信息和內容不缺不漏。總之， 我們要做好上級的“耳目”， 充分發揮（緊急） 信息的作用， 幫助領導及時科學決策。
參考文獻：
［1］茍興東。突發事件信息報告工作中的三大誤區與三條主線［J］。秘書之友，2012（6）。
［2］戴金成。做好信息工作需從四個方面下功夫［J］。秘書之友，2011（12）。
［3］翼飛。正確把握黨委信息的內容和形式——關于信息工作的實際操作問題［J］。辦公室業務，2011（3）。
［4］張波。政務信息寫作必須注意“四點”［J］。秘書之友，2011（7）。
［5］林彬。怎樣才能提高信息的采用率［J］。辦公室業務，2012（3）。
（作者單位：浙江育英職業技術學院）
【例說緊急信息的擬寫與報送】相關文章：
“偶合”例說08-17
“示例”例說08-17
“諷誦”例說08-15
“回環”例說08-07
名勝聯例說08-17
“思鄉詩”例說08-17
“列異”例說08-17
用典聯例說08-17
“襯跌”例說08-17